1. Căn cứ pháp lý: + Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006;
+ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế số 71/2014/QH13 ngày 26/11/2014.
+ Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế.
+ Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.
+ Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 hướng dẫn Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân.
+ Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ.
+ Điều 24
Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh; hướng dẫn thực hiện một số nội dung sửa đổi, bổ sung về thuế thu nhập cá nhân quy định tại Luật số 71/2014/QH13 và Nghị định số 12/2015/NĐ-CP.
+Thông tư số 110/2015/TT-BTC ngày 28/7/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
2. Biểu mẫu đăng ký người phụ thuộc - Mẫu Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh -
Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.
- Bản kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng -
Mẫu số 09/XN-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.
3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc a. Đối với con - Con dưới 18 tuổi: Bản sao Giấy khai sinh, Giấy chứng minh nhân dân (nếu có),
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động:
+ Bản sao Giấy khai sinh và bản sao Chứng minh nhân dân (nếu có),
+ Bản sao Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
- Con đang theo học tại các bậc học:
+ Bản sao Giấy khai sinh,
+ Bản sao Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.
- Con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, cần có thêm:
+ Bản sao quyết định công nhận việc nuôi con nuôi,
+ Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền …
b. Đối với vợ hoặc chồng + Bản sao Chứng minh nhân dân.
+ Bản sao sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
Trường hợp vợ hoặc chồng không có khả năng lao động ngoài các giấy tờ nêu trên, còn cần thêm:
- Bản sao Giấy xác nhận khuyết tật,
- Bản sao hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như ung thư, suy thận mãn …).
c. Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp. + Bản sao Chứng minh nhân dân.
+ Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp trong độ tuổi lao động nhưng là người khuyết tật, không có khả năng lao động thì cần có thêm:
- Bản sao Giấy xác nhận khuyết tật.
- Bản sao hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động.
d. Đối với các cá nhân khác: + Bản sao Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.
+ Trường hợp trong độ tuổi lao động nhưng là người khuyết tật, không có khải năng lao động cần thêm:
- Bản sao giấy xác nhận khuyết tật,
- Bản sao hồ sơ bệnh án.
+ Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật như:
- Bản sao giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có),
- Bản sao sổ hộ khẩu (nếu cùng sổ hộ khẩu),
- Bản sao đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (cùng sổ hộ khẩu).
e. Cá nhân cư trú là người nước ngoài - Nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.
4. Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: - Nộp hồ sơ đăng ký NPT đến cơ quan thuế chậm nhất là trước thời hạn khai thuế hoặc trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo quy định của Luật Quản lý Thuế.
-Trường hợp người lao động trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế thì nộp hồ sơ Đăng ký NPT cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó.
- Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc); Nếu không, sẽ không được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc.
Lưu ý:
Biểu mẫu và hồ sơ chứng minh người phụ thuộc người lao động có thể nộp trực tiếp cho cơ quan thuế (01 bộ) hoặc nộp thông qua cơ quan, tổ chức chi trả thu nhập (02 bộ) nếu người lao động nộp thuế thông qua tổ chức trả thu nhập.
Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi (tăng/giảm) về NPT hoặc thay đổi nơi làm việc thì NNT phải thực hiện lại việc đăng ký NPT (hồ sơ, thời hạn, trình tự các bước, thực hiện như đăng ký NPT lần đầu). 
