Để phục vụ nhu cầu quản trị trong sản xuất, kế toán cần cung cấp những thông tin gì? Một câu hỏi khá hay và thú vị, tiếc là chỉ có trong trường học mới hỏi. Ngoài thực tế, sẽ rất ít người hỏi tới, vì sao? Hãy lướt qua các trang mạng tuyển dụng sẽ thấy vị trí giám đốc sản xuất, giám đốc điều hành kinh doanh bán lẻ có yêu cầu thế nào?
Phần đa trong số các giám đốc sản xuất, điều hành kinh doanh:
- Không biết cách sắp xếp công việc khoa học (vì một số lên từ công nhân, nhân viên bán hàng giỏi nhưng khi sang quản lý họ không đủ khả năng)
- Tin học quản lý kém
- Xem thường các lý thuyết quản lý cơ bản
- Không biết cách quản lý, khơi nguồn đam mê của nhân viên
- Không chịu lắng nghe hay xem thường ý kiến của nhân viên
- ...
Nhu cầu quản trị là có thật nhưng những người điều hành sản xuất (kể cả kinh doanh cũng vậy) có thể có nhu cầu quản trị nhưng họ sẽ không hỏi dù bản thân không có câu trả lời đầy đủ và khoa học. Họ sẽ tìm những cách làm khác để giải quyết vấn đề của mình. Đến đây, bạn có thể hiểu tại sao các doanh nghiệp Việt Nam rất khó phát triển dù người lao động Việt mình rất giỏi.
Quay lại nội dung bạn muốn hỏi, các nội dung cần cung cấp là:
- Nguồn cung cấp hàng
+ Đánh giá vị trí của công ty mình trong mắt nhà cung cấp, thể hiện ở chỗ: họ giao hàng có đúng hạn không? bao lâu họ mới giao khi mình gửi thư đặt hàng? khi mình cần gấp, yêu cầu giao gấp, họ phản ứng thế nào? mình phải trả tiền trước hay giao hàng xong, đối chiếu công nợ rồi mới trả? chất lượng hàng hóa giao cho mình thế nào? dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng ra sao? bao nhiêu đơn hàng không giao? bao nhiêu hàng có giao nhưng chỉ giao một phần và đó là những mặt hàng nào?,...Câu trả lời nằm ở cấu trúc dữ liệu của công ty phải kết nối được dữ liệu đặt hàng và dữ liệu giao hàng.
+ Mục đích: xác định bạn thân, bạn thời vụ.
Ví dụ: khi công ty mình đặt hàng 10 món hàng, mỗi món 10 cái, nhưng khi Nhà cung cấp giao hàng chỉ giao 8 món. Tình hình như vậy kéo dài như thế nào và 2 món đó mãi không giao và bạn phải tìm nhà cung cấp mới thay thế để có 2 món cần thiết kia (đúng cho cả công ty sản xuất và công ty thương mại).
- Hàng tồn kho: để sản xuất đương nhiên phải có nguyên vật liệu và nắm rõ số lượng các nguyên vật liệu và thời gian cung ứng nhanh nhất có thể khi bị thiếu hụt là yêu cầu cần thiết của tất cả nhà quản trị sản xuất. Ví dụ như phần đánh giá nhà cung cấp cho biết Nguyên liệu A cần 5 ngày để nhà cung cấp chuyển đến tận kho của mình, trong khi hàng tồn hiện có chỉ sử dụng đến 3 ngày nữa là hết, nay muốn sản xuất sản phẩm có nguyên liệu A thì phải làm thế nào? Giám đốc tự trả lời. Nếu không có hàng và đến ngày thứ 3 khi hết nguyên liệu, xưởng ngưng sản xuất, hỏi thu mua thì coi như đã muộn.
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế. Điều đáng sợ nhất trong sản xuất, kinh doanh chính là hiện tượng phá hoại ngầm của chính nhân viên, công nhân doanh nghiệp. Do ngại một số việc nên họ sẽ làm hư hoặc bỏ luôn sản phẩm cần xử lý. Để đánh giá được chính xác, tất cả nguyên vật liệu khi xuất dùng trong sản xuất phải được ghi chép, tổng hợp chi tiết cho từng đối tượng. Khối lượng công việc này khá nhiều và chi tiết nhưng thành quả ban quản trị sẽ nhận được là đánh giá tính trung thực của nhân viên. Đánh giá công đoạn nào tiêu hao nhiều, công đoạn nào tiêu hao ít để có những cải tiến phù hợp.
- Tốc độ (năng suất làm việc): kế thừa việc ghi chép chi tiết cho từng đối tượng, kế toán dựa vào thời điểm xuất kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm để xác định thời gian sản xuất hoàn thành cho 1 lô hàng. Nếu có một lô hàng nào có thời gian sản xuất nhanh hơn hoặc chậm hơn đột biến thì kiểm tra lại sự kiện sảy ra. Cũng từ tốc độ sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lên kế hoạch sản xuất sao cho rút ngắn thời gian nghỉ, bộ phận kinh doanh biết thời gian có hàng sau bao lâu từ ngày sản xuất.
- So sánh kế hoạch sản xuất và lịch sản xuất: xem có khớp không, nếu không thì phải chỉ cụ thể những mặt hàng nào không có trong lệnh sản xuất nhưng lại có trong lịch sản xuất và ngược lại. Ngoài ra sẽ hạn chế khả năng bị sót những đơn hàng chưa làm.
Trên đây là toàn bộ nội dung bạn có thể tham khảo.
