Quy trình thanh toán hóa đơn GTGT

[Selena Luong]

Nhờ cả nhà giúp em về quy trình thanh toán hóa đơn GTGT cho các chi phí sử dụng giữa các phòng ban trong doanh nghiệp nhưng phía đối tác lại xuất chung 01 hóa đơn GTGT vào cuối tháng (vd: chuyển phát nhanh ems, taxi,...) với ạ.

Tình trạng em đang gặp cụ thể là như vầy: doanh nghiệp em thuộc loại vừa và nhỏ, cũng có phân ra một ít phòng ban và cuối mỗi tháng đều có thực hiện công tác thanh toán hóa đơn GTGT cho các chi phí lặt vặt như trên. Để có bộ chứng từ hợp lệ, boss phòng em yêu cầu các phòng ban có tham gia sử dụng chi phí phải lập giấy đề nghị thanh toán kèm theo phiếu hóa đơn lẻ, rồi yêu cầu bạn admin Hành chánh - Nhân sự thu thập các phiếu trên, sau đó lập đề nghị tổng dựa theo số tiền trên hóa đơn GTGT và đưa Trưởng phòng Nhân sự ký vào giấy đề nghị thanh toán đó.

Nay bên phòng Nhân sự cũng như bạn admin không đồng ý làm việc trên vì họ nói đã có các giấy đề nghị thanh toán từ các bộ phận khác, bên họ có lúc không tham gia sử dụng mà phải tổng hợp rồi còn làm đề nghị tổng, chẳng khác nào bắt phòng họ chịu trách nhiệm chi phí cho toàn bộ hóa đơn đó. Em thấy họ nói cũng có lý nhưng mà không biết có thật sự phải bắt buộc một phòng ban nào đó đứng ra đại diện làm đề nghị tổng không? Em tìm nát hết trên mạng, luật, thông tư... đều không thấy quy định hay hướng dẫn cụ thể về phần này.

Do em là lính mới nên còn non lắm, mỗi lần liên hệ phòng kia để làm công tác thanh toán đều khó khăn ghê. Nhờ cả nhà mình, Anh/Chị dày dặn kinh nghiệm chỉ giáo hộ em với ạ. Em chân thành cảm ơn.

 

[hoang lao ta]

Cái này không cần kinh nghiệm dày dặn mà cần mặt dày bạn à, hihi.
Nói để vui thôi.
Đây là lưu chuyển chứng từ nội bộ nên chẳng có ai ra một cái thông tư để quy định nó làm thế nào, như thế khác nào bó sự sáng tạo. Luật chỉ quy định, chứng từ kế toán phải lưu bao lâu, nếu khi kiểm tra không trình ra được thì bị phạt. Bộ chứng từ cho từng tình huống được quy định rải rác khắp các văn bản luật chứ không tập trung.
Việc nội bộ thì chỉ có nội bộ các bạn giải quyết được thôi

 

[Selena Luong]

Dạ, em cảm ơn anh đã chỉ huấn. Vậy theo em hiểu là không có quy chế nào bắt buộc phải có giấy đề nghị tổng, kế toán có thể thực hiện thanh toán hóa đơn GTGT căn cứ theo các giấy đề nghị thanh toán con từ các phòng ban gộp lại. Đến khi kiểm tra, đối chiếu thì trình ra được là có chứng từ yêu cầu thanh toán cho chi phí đó (hóa đơn GTGT) và chứng từ chứng minh đã thanh toán là được nhỉ.

Nếu em có hiểu sai chỗ nào thì anh "giơ cao, đánh khẽ" thôi ạ, hihi.