CÁCH LƯU HỢP ĐỒNG MUA VÀO

[thuongdan]

Dạ em chào anh (chị). Dạ anh (chị) cho em hỏi công ty em phát sinh các hợp đồng mua vào như: sữa chữa văn phòng, mua thiết bị, mua máy lạnh, tài sản, hợp đồng du lịch,.... Vậy cho em hỏi em nên lưu như thế nào để hợp lý dễ nhớ và dễ tìm ạ.. Em đang nghĩ lưu hợp đồng theo hóa đơn à, không biết có hợp lý không.. Em cám ơn nhiều ạ..

 

[thuongdan]

 

[Rua Diu Dang]

1 năm bạn có khoảng bao nhiêu hợp đồng đầu vào? từng loại ntn? Về hợp đồng tài sản cố định thì bạn nên lưu riêng vào 1 file tài sản cố định cùng với các hồ sơ khác của tài sản cố định. Hợp đồng đầu vào của giá vốn bạn nên lưu riêng. Các hợp đồng khác như sửa chữa văn phòng, mua thiết bị, hợp đồng du lịch nếu ít thì bạn lưu thành 1 file càng cua theo thứ tự ngày tháng, có ngăn file bằng file đục lỗ màu phân chia theo mảng: hợp đồng du lịch, hợp đồng mua thiết bị...... Nếu cẩn thận hơn nữa thì bạn làm 1 file word liệt kê tên các hợp đồng, ngày ký, nhà cung cấp...để sau này tiện tra cứu

 

[thuongdan]

Dạ em cám ơn ạ.. Dạ vậy cho em hỏi trường hợp hợp đồng mua vào 1 năm có tầm 50 nhà cung cấp khác nhau (sửa chữa, mua thiết bị, du lịch, thuê nhà, dịch vụ,..) Vậy em lưu theo thứ tự ngày tháng từng nhà cung cấp (có bìa ngăn từng nhà cung cấp) hay lưu theo thứ tự ngày tháng của tất cả hợp đồng (không dùng bìa ngăn file) à?.. Em cám ơn ơn ạ..

 

[Thanhduongthang]

Mình nghĩ đơn giản là bạn phân loại thành:
- Hợp đồng mua tài sản cố định
- Hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ khác

 

[thuongdan]

Cám ơn bạn

 

[Rua Diu Dang]

Tùy thuộc bên bạn NCC có thường xuyên ko, thường mình thấy mấy nhà cung cấp đó chỉ 1 lần, như vậy thì lưu hợp đồng theo mảng, trong mảng lại lưu theo thứ tự ngày tháng thì sẽ dễ tìm hơn.

 

[thuongdan]

Dạ em cám ơn nhiều ạ.. Cho em hỏi sao em đọc trên các trang web thì họ toàn hướng dẫn lưu hợp đồng theo hóa đơn à?.. Em cám ơn

 

[Rua Diu Dang]

Lưu file có nhiều cách, tùy bạn chọn cách nào để sau này tìm kiếm lại nhanh nhất, dễ dàng nhất, nhiều khi nhiều bộ phận dùng chung các hợp đồng đó nên nếu lưu kèm hóa đơn rồi sau này bị thất lạc hóa đơn thì cũng phiền. Hóa đơn GTGT thì mình lưu riêng thành 1 file hóa đơn đầu vào, đầu ra theo bảng kê VAT, kẹp UNC trên 20 triệu vào hóa đơn. Bạn tham khảo các cách xem cách nào phù hợp nhất với Cty bạn thì áp dụng.

 

[thuongdan]

Dạ em cám ơn.. Vậy với những nhà cung cấp thường xuyên mình sẽ lưu 1 chung 1 tập hồ sơ và có ngăn trang, còn những nhà cung cấp không thường xuyên 1 năm 1 lần thì mình lưu theo mảng, trong mảng lưu theo thứ tự ngày tháng.. Dạ em cám ơn nhiều ạ..
Dạ cho em hỏi thêm trường hợp thông thường khi kết thúc hợp đồng thì làm thanh lý hợp đồng, vậy để bớt khâu làm thanh lý hợp đồng thì mình thêm điều khoản trong hợp đồng.. Hợp đồng sẽ tự thanh lý khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ các điều khoản trong hợp đồng.. Là được à bạn.. Mình cám ơn

 

[Rua Diu Dang]

Mình nghĩ là tùy loại hợp đồng mà có thể bỏ thanh lý hay ko. Ví dụ loại hợp đồng mà phải có thanh lý mới chốt đc số lượng, giá trị hay thời điểm kết thúc dịch vụ thì nên có thanh lý riêng. Thanh lý còn là căn cứ để bạn xem hóa đơn đã xuất đúng thời điểm, số lượng, giá trị chưa

 

[thuongdan]

Cám ơn bạn nhiều nhé. Vậy một số trường hợp mình thấy ko cần thiết phải làm thanh lý riêng thì mình thêm điều khoản "Hợp đồng sẽ tự thanh lý khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ các điều khoản trong hợp đồng" là không cần làm thanh lý à bạn?.. Mình cám ơn

 

[thuongdan]

@Rua Diu Dang Bạn ơi cho mình hỏi trường hợp các Biên bản bàn giao hàng hóa à bạn thì mình có nên lưu theo hồ sơ hợp đồng không à, nếu không thì lưu như thế nào à. Mình cám ơn nhiều..

 

[thuongdan]

@Rua Diu Dang Bạn ơi cho mình hỏi trường hợp các Biên bản bàn giao hàng hóa à bạn thì mình có nên lưu theo hồ sơ hợp đồng không à, nếu không thì lưu như thế nào à. Mình cám ơn nhiều..

 

[Rua Diu Dang]

Như mình nói ở trên, ko có quy định cụ thể phải lưu chứng từ ntn, bạn chọn cách lưu nào dễ tìm kiếm và thuận tiện nhất là đc. Bạn có thể search trên mạng ra rất nhiều bài viết về vấn đề này
https://www.webketoan.vn/chia-se-cach-ghep-dong-chung-tu-ke-toan.html
https://webketoan.com/threads/2521706-cach-luu-so-sach-ke-toan-tai-cong-ty/

 

[thuongdan]

Cám ơn bạn nhé