Hướng dẫn kiểm tra Hóa đơn điện tử có mã xác thực

[Bùi Thị Bích Ngọc 1990]

Hóa đơn điện tử xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn, tránh được hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn.
Kiểm tra Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Một số dấu hiệu nhận biết: Hóa đơn điện tử có mà xác thực của cơ quan thuế là hóa đơn có thông tin:
- Số hóa đơn xác thực (gồm 15 ký tự số)
- Mã xác thực (gồm 64 ký tự chữ)
- Mã vạch 2 chiều in trên hóa đơn
Với hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, người mua có thể thực hiện các bước sau để kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn.

Bước 1: Vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn:
http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn Truy cập mục “Hóa đơn có mã xác thực” chọn “Xác minh hóa đơn”.

Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Bước 2: Tại màu hình xác minh hóa đơn, nhập thông tin được in trên hóa đơn điện tử
- “Số hóa đơn xác thực” (ví dụ: “012931000000052”) và
- 05 ký tự đầu tiên của mà xác thực (Ví dụ: “2tIu5X”).

Bước 3: Phân tích kết quả từ Website
Trường hợp 1. Hóa đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế.
- Là hóa đơn có kết quả tra cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
- Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
- Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Trường hợp 2. Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ, không được sử dụng để kê khai nộp thuế
- Là hóa đơn có kết quả trả cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
- Trạng thái hóa đơn : Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx
Hóa đơn của người mua thuộc một trong các trạng thái của trường họp 2 là do người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn cũ. Theo quy định hiện hành, trước khi người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn. phải có biên bản thỏa thuận với người mua. Nếu người mua không được người bán thông báo trước, người mua có quyền yêu cầu người bán giải thích và cung cấp thông tin.

Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại
Nếu hóa đơn không tồn tại, website sẽ trả lời lại ngay trên màn hình như hình ảnh.

Trên đây chính là 3 bước giúp bạn kiểm tra hóa đơn xác thực là thật hay giả. Hiện tại, các phần mềm hóa đơn xác thực đều hỗ trợ việc tra cứu hóa đơn ngay trên chính hệ thống website của doanh nghiệp thay vì của cơ quan thuế.
Khi đó, doanh nghiệp vừa tăng được mức độ uy tín, chuyên nghiệp của mình. Lại vừa có một hình thức tiện lợi cho khách hàng tra cứu hóa đơn. Đây cũng là một tính năng tối thiểu cần phải có của một phần mềm xác thực hóa đơn. Doanh nghiệp hãy chú ý chọn cho mình một giải pháp phần mềm phù hợp.

Anh chị like Fanpage về Hóa đơn điện tử của MISA để cập nhật thêm tin tức mới nhất nhé!
https://www.facebook.com/MeInvoice.vn/
Website: https://www.meinvoice.vn/