hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm hóa đơn đầu vào (phát sinh trong quá trình công ty bạn mua hàng hóa, dịch vụ) và hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra (phát sinh trong quá trình bạn bán hàng hóa, dịch vụ).
nếu là công ty được tổ chức tốt sẽ có một 1 phận thu mua, bộ phận này sẽ thức hiện việc kiểm soát hàng hóa, dịch vụ mà công ty có nhu cầu để kinh doanh hoặc/và sử dụng trong quá trình hoạt động. Bộ phận này sẽ thực hiện lập 1 loại phiếu được gọi là đơn đặt hàng - PO và gửi cho nhà cung cấp (việc gửi đơn đặt hàng này cho nhà cung cấp nào là tùy thuộc vào quy định của từng công ty).
Nhà cung cấp dựa vào PO này, sẽ xuất hàng và hóa đơn giá trị gia tăng cho công ty. Thủ kho và kế toán kho dựa vào PO và hóa đơn để nhập hàng vào kho và hệ thống thông tin kế toán (thường là phần mềm kế toán và một hoặc một vài file excel để quản lý, điều này tùy thuộc vào trình độ quản lý của công ty) Nếu đúng nội dung như PO thì nhận hàng, nếu dư, hoặc thiếu hàng so với PO thì phải dựa vào quy định nhận hàng của công ty để giải quyết nhận hàng hay trả lại (mỗi công ty một khác ở điểm này). Hóa đơn GTGT của hàng hóa được nhận sẽ được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và chuyển cho kế toán khác (tùy thuộc vào hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phân tán) để hoàn thành tất cả các nghiệp vụ kế toán (khai thuế, quản lý công nợ,...).
Ví dụ: nếu công ty bạn tổ chức theo kiểu tập trung, khi nhà cung cấp mang hàng đến giao (200 cái tủ lạnh), thủ kho kiểm hàng (chất lượng và số lượng), kế toán kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, giá cả, số lượng so với PO và nhập phần mềm kế toán về hóa đơn GTGT và nếu được phân công, kế toán này sẽ nhập luôn phần thuế GTGT để khai thuế.
Ngược lại là hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra. Bộ phận bán hàng của công ty bạn nhận PO của công ty khác (nếu công ty bạn kinh doanh bán sỉ) hoặc khách hàng sẽ vào xem hàng và mua hàng với số lượng tuy thích (bán lẻ), dựa vào số lượng hàng khách hàng đặt mua hoặc chọn mua, bạn xuất hóa đơn GTGT tương ứng với số hàng.
