Quy định và điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

[Ngọc Bích_Kế toán]

1. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử nêu rõ quy định lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

=> Dùng thử hóa đơn điện tử an toàn nhất TẠI ĐÂY

2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử nêu rõ quy định lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết
• Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó
• Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.