Dấu hiệu số 1. Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử
Như vậy, Đơn vị cung cấp HĐĐT bạn chọn phải đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT. Cụ thể hơn, đơn vị cung cấp HĐĐT phải hợp pháp được cấp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép hoạt động và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Đồng thời, các đơn vị này cũng phải đáp ứng đầy đủ quy định điều kiện đối với một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như đã được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Dấu hiệu số 2: Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết
Điều này đồng nghĩa rằng phần mềm HĐĐT đơn vị đó cung cấp phải có tối thiểu đầy đủ tính năng cơ bản gồm có:
Dấu hiệu số 3: Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng
Thực tế, một phần mềm hóa đơn điện tử tiêu chuẩn, có chất lượng tốt ngoài đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn thì còn phải dễ sử dụng. Càng dễ sử dụng thì càng thân thiện với người dùng.
Thêm nữa, điều này cũng đồng nghĩa với việc các bước quy trình tiến hành với hóa đơn được đơn giản nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp lại cao.
Dấu hiệu số 4: Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn
Dấu hiệu số 5: Đội ngũ nhân viên hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp
Cuối cùng, việc đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh rất quan trọng. Điều này không chỉ tăng khả năng thành công trong thương vụ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, ngay cả đối với việc xử lý hóa đơn.
Trong hóa đơn điện tử, dịch vụ hỗ trợ 24/7 tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến hóa đơn rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Thực tế, mức độ quan trọng của dịch vụ hỗ trợ 24/7 đã được luật pháp hóa, trở thành điều kiện đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây.
Hi vọng với những chia sẻ về 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên đây đã mạng lại cho bạn những kiến thức hữu ích nhất và giúp bạn 1 phần nào đó lựa chọn được cho mình nhà cung cấp giải pháp vể hóa đơn điện tử tốt nhất.
Như vậy, Đơn vị cung cấp HĐĐT bạn chọn phải đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT. Cụ thể hơn, đơn vị cung cấp HĐĐT phải hợp pháp được cấp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép hoạt động và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Dấu hiệu số 2: Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết
Điều này đồng nghĩa rằng phần mềm HĐĐT đơn vị đó cung cấp phải có tối thiểu đầy đủ tính năng cơ bản gồm có:
- Tạo lập – Phát hành - Điều chỉnh – Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
- Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
- Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
- Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
- Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
Dấu hiệu số 3: Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng
Thêm nữa, điều này cũng đồng nghĩa với việc các bước quy trình tiến hành với hóa đơn được đơn giản nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp lại cao.
Dấu hiệu số 4: Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn
Đối với hóa đơn điện tử, bảo mật luôn là vấn đề vô cùng quan trọng bởi nó liên quan đến bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là hóa đơn và các chứng từ liên quan đến kinh doanh nếu như việc bảo mật dữ liệu không tốt có thể bị kẻ gian phá hoại gây ra sai sót từ đó làm lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng đến kinh tế của Doanh nghiệp.Dấu hiệu số 5: Đội ngũ nhân viên hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp
Cuối cùng, việc đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh rất quan trọng. Điều này không chỉ tăng khả năng thành công trong thương vụ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, ngay cả đối với việc xử lý hóa đơn.
Hi vọng với những chia sẻ về 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên đây đã mạng lại cho bạn những kiến thức hữu ích nhất và giúp bạn 1 phần nào đó lựa chọn được cho mình nhà cung cấp giải pháp vể hóa đơn điện tử tốt nhất.
