Tìm hiểu về hóa đơn hợp lệ - khái niệm và phân loại

[E-invoiceVn]

Phân biệt rõ ràng hóa đơn hợp lệ, hóa đơn hợp pháp và cách tra cứu hóa đơn hợp lệ sẽ giúp người dùng có thể sử dụng hóa đơn nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Giải đáp hóa đơn hợp lệ, hợp pháp từ A-Z.​

1. Hóa đơn hợp lệ là gì ?
Hóa đơn hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ được quy định bởi pháp luật. Theo đó, nội dung của hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo được lập theo nguyên tắc hóa đơn.

• Thứ nhất, hóa đơn hợp lệ cần phải thể hiện đầy đủ yêu cầu về nội dung cơ bản sau:
• Nội dung hóa đơn phải đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.
• Nội dung hóa đơn hợp lệ không được sửa chữa hay tẩy xóa.
• Hóa đơn hợp lệ chỉ được dùng cùng một màu mực và dùng mực không phai để đảm bảo cho các yêu cầu về lưu trữ chứng từ.
• Hóa đơn hợp lệ phải có nội dung được thống nhất trên các liên có cùng một số.

Thứ hai, hóa đơn hợp lệ cần xuất đúng thời điểm theo quy định của pháp luật. Muốn biết chi tiết xuất hóa vào thời điểm như thế nào cho hợp lệ bạn có thể tham khảo ở Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Thứ ba, hóa đơn hợp lệ cần phải có đầy đủ các tiêu thức hóa đơn:

• Hóa đơn cần ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán bán, địa chỉ công ty mua, địa chỉ công ty bán, mã số thuế hay hình thức thanh toán,....
• Hóa đơn phải ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có) hay tổng số tiền thanh toán,...
• Hóa đơn hợp lệ cần có cả chữ ký của bên mua và bên bán. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền rồi người được ủy quyền sẽ đóng dấu treo vào phía trên góc bên trái của hóa đơn và ký tên.

Lưu ý rằng, các hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định được chi phí có bị trừ đi hay không khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ngoài đáp ứng các yêu cầu trên, trong một số trường hợp ngoại lệ, hóa đơn hợp lệ còn cần đáp ứng các yêu cầu khác:

• Hóa đơn không vượt định mức cho phép trong sản xuất.
• Hóa đơn không vượt mức khống chế như: chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán,...
• Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT. Khi đó, chi phí mới được tính là hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

Hi vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn hợp lệ. Xin cảm ơn !