8 câu hỏi phổ biến khi sử dụng hóa đơn điện tử

[E-invoiceVn]

1.Hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử?
Hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử sẽ phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử do nhà phát hành cung cấp cho doanh nghiệp. Thông thường, có một số hình thức tiếp nhận được hỗ trợ là: Thông qua Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Với hình thức này, mỗi khách hàng sẽ được cấp 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống

• Thông qua email
• Tiếp nhận trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
• Tiếp nhận qua SMS

Trong đó, 2 hình thức tiếp nhận đầu tiên phổ biến nhất do tính đơn giản, dễ thao tác, thuận tiện cho khách hàng.
2.Các thiết bị có thể sử dụng để xem hóa đơn điện tử?
Khách hàng có thể xem nội dung hóa đơn điện tử trên các thiết bị như máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Lưu ý rằng máy tính bảng và các thiết bị smartphone chỉ có thể xem được bản hóa đơn dưới dạng file PDF hay bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Khách hàng muốn xem file hóa đơn .XML cần sử dụng máy tính có cài đặt phần mềm giải nén như Winrar/ Zip

3. Hóa đơn điện tử có mấy liên?
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
4. Hóa đơn có sai sót thì phải làm gì?
Khi phát hiện có sai sót về thông tin trên hóa đơn, khách hàng cần nhanh chóng liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý sai sót. Trường hợp khách hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế thì cần yêu cầu bên bán phối hợp để đưa ra phương án xử lý phù hợp:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
• Lập hóa đơn điều chỉnh nếu bên bán đã kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
• Lập hóa đơn thay thế nếu bên bán chưa kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót
• Lập hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn bị sai sót rồi lập hóa đơn mới cho bên mua hàng

5. Bên mua hàng có phải lưu hddt không?
Theo luật kế toán, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 năm, đồng thời phải cung cấp bất cứ khi nào khách hàng cần. Khách mua hàng không nhất thiết phải lưu trữ hóa đơn điện tử.
6. Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
Nghiệp vụ kê khai thuế với hóa đơn điện tử thực hiện tương tự như hóa đơn giấy:

• Gửi bảng kê khai Thuế lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp
• Cung cấp thông tin cho cơ quan thuế thông tin về hóa đơn điện tử xác thực khi có sai sót, nhầm lẫn trong bảng kê khai để cơ quan thuế kiểm tra
• Cơ quan Thuế có thể kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế

7. Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?
Việc ký số vào hóa đơn điện tử tùy thuộc vào việc khách hàng có hạch toán và kê khai thuế hay không. Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng Hóa đơn vào hạch toán và khai Thuế

• Hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông: Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
• Các trường hợp khác: Phải thực hiện ký số vào Hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
• Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn vào khai Thuế hoặc là khách hàng cá nhân thì không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử mà vẫn đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

8.Khi thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số nào?
Nếu cần ký số vào hóa đơn điện tử phục vụ công tác hạch toán, kê khai, khách hàng doanh nghiệp sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử. Hi vọng với những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn đọc giải quyết được các vấn đề đang gặp phải trong quá trình sử dụng và triển khai hóa đơn điện tử.

Cảm ơn đã theo dõi bài viết này