Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, gọn gàng

Rosie Pham

Rosie Pham

Sơ cấp
1/7/20
1
0
1
24
Lưu trữ chứng từ kế toán như thế nào để đảm bảo khoa học và tiện lợi nhất?

Lưu trữ chứng từ khoa học là yêu cầu cần thiết đối với kế toán. Hiện nay chúng ta cùng có rất nhiều cách lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau. Mỗi một cách lưu trữ lại có những ưu và nhược điểm riêng.

Nếu bạn vẫn đang gặp khó khăn với việc bố trí, sắp xếp, lưu trữ các loại chứng từ kế toán. GA Accounting xin được chia sẻ bạn cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học được áp dụng phổ biến nhất hiện nay ngay sau đây!

Cách lưu trữ chứng từ kế toán


Khi lưu trữ chứng từ kế toán doanh nghiệp. Bạn cần phải có kế hoạch sắp xếp một cách khoa học các bộ hồ sơ sau:

1. Lưu trữ tờ khai thuế GTGT
  • Bộ hồ sơ khai thuê GTGT bao gồm:
  • Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê
Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra.

2. Lưu giữ tờ khai thuế khác
Đối với các tờ khai thuế khác bao gồm: thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài, báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán cuối năm. Bạn nên lưu trong 1 cặp càng cua cho 1 năm, dùng thêm giấy ngăn để phân tách các loại tờ khai khác nhau.


3. Lưu giữ chứng từ ngân hàng
Đối với chứng từ ngân hàng chúng ta sẽ có 2 nhóm:

Hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng chứng từ bạn có thể chọn đóng quyển hồ sơ theo tháng hoặc theo quý theo thứ tự sau: Tờ sao kê tổng hợp

  • Giấy báo nợ, có
  • Chứng từ giao dịch
  • UNC theo thứ tự tờ sao kê
Hồ sơ tiền vay:

Bao gồm: hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, khế ước nhận nợ, các hồ sơ khác đính kèm. Toàn bộ sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.

Đối với các BCTC, phương án vay vốn hầu hết là số liệu chế biến. Do đó bạn bên để riêng cặp hồ sơ nội bộ hoặc đánh dấu lại để tránh bị nhầm khi trình cơ quan thuế.

4. Lưu giữ phiếu thu, chi tiền
Thông thường phiếu thu, chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng, theo thứ tự số phiếu thu chi cụ thể như sau:

Sổ quỹ tiền mặt theo tháng => phiếu thu + chi có kèm hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu, chi và các chứng từ khác (nếu có).



5. Lưu giữ hợp đồng mua vào bán ra
Lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.

Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu tại phòng kế toán của DN. Nếu có 2 bản gốc của hợp đồng trở lên phòng kế toán sẽ giữ 1 bản bản còn lại có thể lưu tại các bộ phận khác theo yêu cầu.

Hợp đồng cần được tập hợp và phân loại theo từng dự án. Kế toán sẽ tạo Folder lưu trữ chứng từ kế toán riêng và dán tên từng dự án ở gáy để dễ tổ chức, theo dõi.

6. Lưu giữ phiếu xuất kho nhập kho
Phiếu xuất kho, nhập kho nên được đóng theo từng tháng, theo số thứ tự phiếu xuất, nhập kho.

Phiếu nhập kho:

Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT photo, hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, CO, CQ nếu có.

Đối với nhập kho thành phẩm: Lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo

Phiếu xuất kho:

Kẹp sau là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng…


7. Lưu giữ sổ sách kế toán
Cuối mỗi kỳ các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại các bản cần đối chiếu lại với chúng từ gốc xem đã đúng và đủ chưa.

8. Lưu giữ hồ sơ tài sản cố định
Bộ hồ sơ tài sản cố định, hóa đơn GTGT bản photo, hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu, bàn giao tài sản cố định… và các hồ sơ khác theo đặc thù tài sản và loại hình doanh nghiệp.

9. Lưu trữ hồ sơ nhân sự, bảo hiểm
Hồ sơ bao gồm:

  • Hồ sơ từng nhân viên
  • Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)
  • Thông báo bảo hiểm và các mẫu biểu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương
  • Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động
  • Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng
10. Lưu trữ các hồ sơ, chứng từ kế toán khác
Các bộ hồ sơ khác như: hồ sơ xuất nhập khẩu, biên bản thu hồi, điều chỉnh hóa đơn, công văn báo giá… Nên được lưu mỗi loại trong 1 cặp càng cua khoảng 3-7cm tùy số lượng phát sinh.

Trên đây chính là các lưu trữ chứng từ kế toán khoa học đối với những bộ hồ sơ thông dụng. Hy vọng rằng những chia sẽ trên sẽ hữu ích giúp bạn có thể bố trí, sắp xếp tài liệu đơn giản, nhanh chóng. Hỗ trợ cho công việc kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn.

Ngoài ra nếu bạn vẫn đang gặp khó khăn, vướng mắc các vấn đề tài chính kế toán doanh nghiệp. Đừng ngần ngại, hãy liên hệ với GA Accounting để được tư vấn hỗ trợ chi tiết nhất nhé!
 

Thành viên trực tuyến

Không có thành viên trực tuyến.

Xem nhiều

TEXT LINK