Những Câu Hỏi Thường Gặp Khi Sử Dụng Phầm Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Câu hỏi 1: Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Trả lời:

• Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
• Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
• Quá trình thanh toán nhanh hơn nhờ tiết kiệm thời gian chuyển phát, hóa đơn điện tử nhanh chóng gửi cho bên mua thông qua các hình thức online
• Góp phần bảo vệ môi trường.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Câu hỏi 3: Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?

Trả lời:

• Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
• Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

Câu hỏi 4: Trong Điều 17 của Thông tư 153 có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: – Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. ” Vậy đối với hóa đơn điện tử thì sao?

Trả lời:

Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.
Đặc biệt, Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

Câu hỏi 5: Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Câu hỏi 6: Hóa đơn điện tử có sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?

Trả lời:

Được. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu hỏi 7: Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

1.Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
2.Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

• Hóa đơn điện tử: E
• Hóa đơn giấy: P

3.Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy
4.Chữ ký:

• Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
• Hóa đơn giấy: Ký tay

Câu hỏi 8: Trường hợp người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần?

Trả lời:

Theo quy định thông tư 32/2011/TT-BTC:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Câu hỏi 9: Nếu hóa đơn đã xuất ( đã lập và ký số) nếu có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?

Trả lời:

Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “ …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”
Trường hợp 2: Sai sót khác.

Thực hiện theo quy định tại điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC”

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Thực hiện theo quy định tại điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC”

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Câu hỏi 10: Phần mềm của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có thể kết nối từ phần mềm kế toán của doanh nghiệp không?

Trả lời:

Tùy vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có thể cung cấp các giải pháp tích hợp với bất kỳ hệ thống kế toán nào của doanh nghiệp. Không phải nhập lại dữ liệu.

Đối với hóa đơn điện tử LV-E.Invoice chúng tôi đã tích hợp sẵn sàng trên phần mềm kế toán AccNet, đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán khác Lạc Việt vẫn cung cấp đầy đủ tất cả các thông số kèm hướng dẫn để tích hợp với các phần mềm kế toán khác

Câu hỏi 11: Có thể xuất hóa đơn điện tử lùi ngày? Xuất nhảy số?

Trả lời:

Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khỏan 2, điều 16 “
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

Để biết thêm chi tiết về các giải pháp này, Quý khách vui lòng liên hệ:
Công Ty Cổ Phần Tin Học Lạc Việt
Địa chỉ: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, Hồ Chí Minh.
Hotline: 0888 699 711
Email: accnet@lacviet.com.vn