Hướng dẫn các thủ tục cần thực hiện để thay đổi địa chỉ công ty năm 2020

Rosie Pham

Rosie Pham

Sơ cấp
1/7/20
2
0
1
24
Kinh tế biến động cùng với ảnh hưởng từ dịch COVID-19, không ít doanh nghiệp đã phải chuyển văn phòng. Chuyển đến không gian làm việc phù hợp hơn cũng là một cách để doanh nghiệp tối ưu chi phí mùa dịch. Khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp không chỉ cần chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế. Tùy vào việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận, khác tỉnh sẽ có những quy định khác nhau mà nếu không tìm hiểu kỹ rất dễ phạm phải sai lầm.

Vậy quy trình và thủ tục các bước cần thực hiện để thay đổi địa chỉ công ty là gì? Hãy cùng tìm hiểu các bước cụ thể trong bài viết dưới đây.


Quy trình thay đổi địa chỉ công ty gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố
Theo Quy định tại Khoản 2, Điều 8, Nghị định 83/2013/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 40, Nghị định 78/2015/NĐ-CP, các doanh nghiệp trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có nghĩa vụ hoàn tất mọi thủ tục với cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế hoàn trả các khoản thuế nộp thừa, thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết…

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi:

– Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty số 08-MST ban hành kèm Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/06/2017 của Bộ Tài chính;

– Giấy ủy quyền, trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp;

– 2 bản GPKD của công ty (Có quận yêu cầu GPKD sao y công chứng, có quận chỉ cần bản photo, vì vậy nên chuẩn bị bản sao y công chứng là tốt nhất).

– Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể

Thời gian giải quyết hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế của cơ quan thuế: Chậm nhất không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo quy định của người nộp thuế.

– Trong lúc nộp hồ sơ chuyển quận, cơ quan thuế nơi chuyển đi sẽ tra soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty. Nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế nơi chuyển đi sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đến
Nếu đối tượng soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là doanh nghiệp, thủ tục sẽ thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Trường hợp đối tượng soạn thảo hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh,…, hồ sơ sẽ bao gồm:

– 01 Thông báo chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC;

– Giấy ủy quyền, trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp;

– 2 bản GPKD của công ty (có quận yêu cầu GPKD sao y công chứng, có quận chỉ cần bản photo, vì vậy nên chuẩn bị bản sao y công chứng là tốt nhất);

– Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể.

>>> Lưu ý: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Một vài lưu ý về hóa đơn khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận:
  • Tại cơ quan thuế chuyển đi: Nộp Báo cáo tình mình sử dụng hóa đơn + bảng kê hóa đơn chưa sử dụng mẫu 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
  • Trong quá trình làm hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.
  • Song song với nộp hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông báo điểu chỉnh thông tin mẫu TB04/AC trực tuyến qua mạng bằng chữ ký số của công ty.
  • Đối với doanh nghiệp đang còn sử dụng hóa đơn giấy: trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cũ thì sau khi thông báo với cơ quan thuế, khắc dấu địa chỉ mới đóng dấu lên hóa đơn cũ để tiếp tục sử dụng. Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy cũ còn lại thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho công ty theo thông tin quận mới
  • Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử: khi thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ và đồng thời trao đổi với bên nhà cung cấp hóa đơn điện tử có sửa đổi, cập nhật trên hệ thống được không. Trường hợp cả cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều có thể cập nhật thông tin mới trên hệ thống thì doanh nghiệp chỉ cần làm mẫu thay đổi thông tin hóa đơn nộp qua mạng và bên phần mềm chỉnh sửa lại hóa đơn mẫu theo địa chỉ mới là được. Tuy nhiên, hiện nay nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử họ không sửa được hệ thống thì trường hợp này doanh nghiệp buộc phải hủy toàn bộ hóa đơn cũ có thông tin địa chỉ cũ và làm thủ tục phát hành hóa đơn mới theo thông tin địa chỉ quận mới.
Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP
Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận hồ sơ bao gồm:
  • Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
  • Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
  • Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;
  • Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố hồ sơ bao gồm:
  • Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
  • Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)
  • Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)
  • Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
  • Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty
Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trực tuyến tới Phòng Đăng ký kinh doanh qua Cổng thông tin quốc gia
Đầu tiên, Doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ đăng ký thay đổi chỉ kinh doanh công ty (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. Sau đó, nếu nhận được kết quả hợp lệ Doanh nghiệp sẽ sử dụng hồ sơ (bản cứng) gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty.

Bước 5: Nhận thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi
Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Các việc cần phải làm sau khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Sau khi được cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, vẫn còn khá nhiều vấn đề liên quan mà doanh nghiệp cần phải xử lý. Ngoài các vấn đề về hóa đơn đã được lưu ý tại Bước 1, GA sẽ hướng dẫn Khách hàng nhứng việc phải làm sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh. Cụ thể như sau:

Về con dấu công ty
Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận không phải tiến hành khắc lại dấu.

Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm
– Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội, y tế

– Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty;

– Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký ký và đang tiến hành công việc;

– Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;

Dịch vụ kế toán trọn gói của GA Accounting hỗ trợ khách hàng thay đổi địa chỉ công ty như thế nào?
  • Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, khác quận/huyện, khác tỉnh/thành phố;
  • Tư vấn địa chỉ mới dự định chuyển tới có được đăng ký làm trụ sở công ty hay không?
  • Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị tài liệu cho việc thay đổi địa chỉ công ty;
  • Soạn thảo và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế để xin công văn đồng ý chuyển quận;
  • Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công tyvà nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh nới cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên
  • Nhận công văn từ cơ quan thuế và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa chỉ công ty.
Liên hệ hotline (+84) 24 2217 6060 hoặc email: info@gaaccounting.net nếu bạn cần tư vấn về quy trình thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc các vấn đề về kế toán. GA sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất.
 

Thành viên trực tuyến

  • XxGustxX

Xem nhiều

TEXT LINK