Tối ưu hệ thống truyền thông và giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp

  • Thread starter HaiTam
  • Ngày gửi
HaiTam

HaiTam

Nguyễn Hải Tâm
Thành viên BQT
7/11/02
2,121
545
113
48
TP.HCM
www.webketoan.vn
Do diễn biến phức tạp của dịch Covid 19 nên nhiều doanh nghiệp đã triển khai cho nhân viên làm việc ở nhà (work from home) để cùng thực hiện phòng chống dịch. Thời gian rồi, tôi trò chuyện với nhiều anh em, bạn bè thì phần lớn anh em đang gặp khó khăn trong việc quản lý và giao tiếp với nhân viên khi làm việc từ xa. Vì cùng làm mảng dịch vụ kế toán - thuế nên tôi hiểu những khó khăn này, tôi sẽ chia sẻ với các bạn cách mà tôi đang áp dụng cho doanh nghiệp để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hiệu quả.

Trong gần 20 năm làm business, tôi là người không ngại tiếp cận cái mới, các giải pháp công nghệ và luôn chủ động áp dụng vào quản lý điều hành DN. Danh mục các phần mềm nội ngoại mà tôi tìm hiểu và sử dụng trong công việc khá nhiều như:

- Xây dựng và phát triển website - vì tôi là người sáng lập và quản trị Webketoan
- Phần mềm và giải pháp phục vụ quản lý điều hành như: CRM, phần mềm quản lý nội bộ, giải pháp lưu trữ online, máy chủ đám mây, email theo tên miền riêng...
- Phần mềm kế toán Online, offline của nhiều nhà cung cấp theo từng yêu cầu cung cấp dịch vụ.

Ngoài các phần mềm phục vụ quản lý nghiệp vụ thì mảnh ghép tôi đang tìm là một ứng dụng dành riêng cho truyền thông và giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Trong giai đoạn đầu xây dựng công ty, chủ yếu dùng email để trao đổi thông tin và giao việc là chính vì các công cụ chat chưa được phổ biến. Cách này dùng thật sự kém hiệu suất vì thời gian viết mail, thời gian phản hồi quá mất thời gian, không liên tục.

Khi các công cụ chat phổ biến hơn, tôi đã chuyển sang dùng công cụ chat cá nhân (skype, zalo, fb mess…) để cải thiện việc giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp tốt hơn. Nhanh chóng việc giao tiếp trong nội bộ công ty có cải thiện, và khi mọi người trao đổi công việc nhiều hơn, nhanh hơn thì vấn đề khác tôi gặp phải là các bạn luôn bị trôi thông tin và khó kiểm soát khi có quá nhiều nhóm chat (cả nhóm công việc lẫn nhóm chat cá nhân) và tính đồng bộ khá kém.

Nhận thấy vấn đề và biết không thể dùng công cụ chat cá nhân lâu dài trong doanh nghiệp, tôi đã tìm hiểu và ứng dụng một số giải pháp nội có, ngoại có. Tuy nhiên, tôi cảm thấy nó hơi phức tạp so với nhu cầu của công ty tôi. Tình cờ trong buổi cafe với một người em cùng trong ngành, tôi được chia sẻ về Chatwork, sau đó tôi đã tìm hiểu và ứng dụng cho công ty. Hơn một năm tôi dùng Chatwork thì thấy rằng đây là giải pháp phù hợp với thực tế quản lý công ty dịch vụ của tôi. Chatwork với giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng (rất phù hợp với đặc tính chung của môi trường kế toán, mọi người khá low tech). Đầu tiên là thiết lập ngay lại hệ thống các nhóm chat (nhóm toàn công ty, nhóm nghiệp vụ, nhóm cho khách hàng…), điểm hay của Chatwork còn nằm ở phần mô tả của các nhóm làm việc, tôi dễ dàng thiết lập những quy trình làm việc, quy định, tài liệu chi tiết của riêng từng nhóm và các đường dẫn đến các tin nhắn quan trọng, dễ dàng tìm lại tin cũ chỉ bằng 1 cái nhấn chuột.

Về quản lý công việc, tôi quy định các bạn giao việc và xác nhận hoàn thành công việc trực tiếp trên Chatwork, và các bạn có vẻ rất thích khi tôi thấy các bạn chủ động giao việc cho tôi và nhờ tôi hỗ trợ nhiều hơn, từng bạn đã cải thiện rất nhiều từ chuyên môn đến hiệu suất công việc khi áp dụng cùng phương thức giao tiếp Ho-Ren-So rất phổ biến của người Nhật.

Tôi hiểu điểm yếu cố hữu của các công cụ chat cá nhân đó là bảo mật nên tôi mới quyết định chọn Chatwork - ứng dụng giao tiếp cho doanh nghiệp hàng đầu Nhật Bản, giúp tôi dễ dàng trong việc quản lý, lưu trữ thông tin dữ liệu của các nhân sự trong công ty, dù khi thay đổi nhân sự thì việc tiếp nhận bàn giao và bắt đầu ngay công việc mới rất nhanh chóng, và với tôi, tất cả cá thông tin, lịch sử trò chuyện của từng nhân sự với khách hàng hay khi xử lý công việc đó là tài sản của công ty tôi, và tôi muốn người mới phải được kế thừa. (Đó cũng là một cách để tôi quản lý tri thức trong doanh nghiệp).

Hiện công ty đã trang bị đầy đủ phần mềm giải pháp cần thiết và đã quen giao tiếp với nhau thông qua hệ thống, nên khi phải thực hiện giãn cách và làm việc tại nhà vì dịch thì cũng không mất thời gian chuẩn quá bị hay xáo trộn. Bình thường nhân viên của công ty tôi có thể làm việc từ xa khi cần nên rất chủ động.

Hi vọng bài chia sẻ cũng là một giải pháp để giúp các doanh nghiệp tối ưu hơn hiệu suất công việc trong bối cảnh phải làm việc ở nhà kéo dài.

Thông tin chi tiết tại: https://trial.chatwork.vn/
 

Đính kèm

  • chatwork.png
    chatwork.png
    96.7 KB · Lượt xem: 3

Xem nhiều