[CHIA SẺ] Như thế nào được gọi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ?

[Sơn MISA]

Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là hóa đơn như thế nào?
Đối với hóa đơn điện tử có sự khác biệt không và làm sao để kế toán kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử một cách tự động?
Theo dõi ngay bài viết dưới đây để có câu trả lời những vấn đề trên theo quy định của Bộ tài chính và kinh nghiệm thực hiện của kế toán.

Mục Lục
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
2. Như thế nào là hóa đơn đầu vào không hợp lệ?
2.1. Nội dung trên hóa đơn đầu vào
2.2. Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn
2.3 Thời điểm xuất hóa đơn
3. Quy định tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào?
4. Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào?


>>> Xem chi tiết: Tham gia nhóm hỗ trợ miễn phí phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và CSK MISA


1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

2. Như thế nào là hóa đơn đầu vào không hợp lệ?
Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là hóa đơn không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về: nội dung trên hóa đơn, tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn như sau:

2.1. Nội dung trên hóa đơn đầu vào
Căn cứ vào Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định nội dung hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng yêu cầu sau:

• Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.
• Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.
• Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

Cụ thể nội dung ghi trên hóa đơn đầu vào phải có đầy đủ thông tin sau:

• Thông tin người mua hàng, người bán hàng
• STT, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ
• Ký và đóng dấu của người bán hàng

Như vậy một hóa đơn đầu vào không hợp lệ đầu tiên là hóa đơn không đáp ứng tiêu chí về nội dung trên hóa đơn theo quy định Bộ tài chính.

2.2. Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn
Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào là yêu cầu thứ hai để xác định hóa đơn bạn nhận được có phải hóa đơn hợp lệ hay không? Cụ thể yêu cầu tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn như sau:

• Hóa đơn phải bao gồm đầy đủ thông tin: Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn, họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản ( nếu chuyển khoản cần ghi rõ số tài khoản)
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký người mua và người bán (Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền)
• Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ

2.3 Thời điểm xuất hóa đơn

Thời điểm xuất hóa đơn không đúng quy định thì hóa đơn đó sẽ được coi là hóa đơn khống, không hợp lệ để kê khai hạch toán thuế GTGT.
Căn cứ vào nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với các hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc phải là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với các hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao thì sẽ lập hóa đơn có khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao.Thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử khi này cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc bàn giao này.
• Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử được xác định theo đúng thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
• Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập xuất hóa đơn sẽ là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
• Đối với tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hay tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.

*Lưu ý: Hóa đơn xuất sai thời điểm bên bán sẽ phải chịu phạt theo quy định:

• Phạt cảnh cáo với những trường hợp lập xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Những trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
• Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật.

Kết luận: Hóa đơn đầu vào hợp lệ phải là hóa đơn có nội dung, tiêu thức ghi trên hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn đúng theo quy định chính phủ như trên. Bất cứ hình thức sai sót nào vi phạm những quy định đó sẽ được coi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ.

3. Quy định tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào?

Hiện nay, hóa đơn điện tử đã được triển khai rộng rãi trên 80% đơn vị doanh nghiệp cả nước. Vậy với tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào được quy định như thế nào và có gì khác biệt so với hóa đơn giấy?
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn do đó hóa đơn đầu vào ở dạng điện tử cơ bản phải đáp ứng đầy đủ quy định giống như hóa đơn giấy. Tuy nhiên hóa đơn điện tử cần có những quy định khác như sau:
Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Thứ nhất, có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Thứ hai, Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thứ ba, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết:

• Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
• Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
• STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo những yếu tố sau về mặt nội dung:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử không có liên
• Ký hiệu số Serial
• Chữ ký điện tử
• Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Nhìn chung tính hợp lệ hóa đơn điện tử không có nhiều khác biệt so với hóa đơn giấy vì vậy kế toán có thể dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên một trong những khó khăn lớn nhất của kế toán khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào đó là việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Nếu như trước đó, kế toán nhận hóa đơn mua hàng dạng giấy thì rất dễ dàng để kiểm tra lỗi và chứng thực dấu và chữ ký. Tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử kế toán sẽ nhận qua địa chỉ email thì kế toán sẽ gặp khó khăn kiểm tra: hóa đơn có bị chỉnh sửa, chữ ký số có đúng quy định,…

4. Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào?

Hiểu được những khó khăn trên của kế toán, chúng tôi hướng dẫn cách kế toán kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào điện tử dưới đây:
Hiện nay, MISA phát triển giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào điện tử nhằm giúp kiểm tra tự động tính hợp lệ hợp pháp của hóa đơn điện tử.
Kết quả kiểm tra hóa đơn sẽ được hiển thị như sau:

Hiện nay, MISA cũng đã phát hành tính năng dùng thử tính năng này trên website để kế toán trải nghiệm thử tính năng. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang website meInvoice: https://www.meinvoice.vn/

Bước 2: Vào phần “Kiểm tra tính hợp lệ”

Bước 3: Thực hiện “Tải hóa đơn”

Bước 4: Đọc kết quả kiểm tra

Trân trọng cám ơn!


KÊNH HỖ TRỢ MISA

- Tham gia cộng đồng hỗ trợ miễn phí MISA trên Facebook để trao đổi nghiệp vụ: https://www.facebook.com/groups/hotrosme/

- Xem thêm các kênh hỗ trợ MISA tại: https://helpsme.misa.vn/