Quy định về việc lưu trữ hóa đơn trong doanh nghiệp

[Phần mềm BRAVO]

Định dạng của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML. Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.

File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

Hóa đơn như thế nào là đủ điều kiện để lưu trữ

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng một số điều kiện dưới đây:

Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử: Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, hóa đơn điện tử có đầy đủ cơ sở pháp lý nếu đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….

Hình thức hóa đơn: Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.

Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Với hóa đơn đầu vào

• Danh bạ Email nhà cung cấp (để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này)
• Lưu vào một Email riêng (Email này thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gởi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử)
• Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó
• Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra thêm ổ cứng lưu trữ ngoài (tránh máy tính bị hư hỏng ổ cứng), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với MST, Tên người bán, Số hóa đơn sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào (để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu)
• Upload lên thư mục Google Driver theo tháng /quý/năm...
• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver

Với hóa đơn đầu ra

• Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính
• Tạo một Email riêng chuyên để xuất hóa đơn cho khách hàng
• Lập thư mục Google Driver với chính Email gởi đó.
• Ngoài ra nhà cung cấp giải pháp hóa đơn họ vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dữ phòng (hoặc định kỳ xin nhà cung cấp file backup dự phòng lưu trữ thêm)
• Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Driver hoặc copy vào USB hoặc máy tính khác để lưu trữ.