Dịch vụ hủy tài liệu, hủy hóa đơn chứng từ

[anphatshredding]

Hủy tài liệu là việc làm cần thiết và bắt buộc trong các đơn vị doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức với những lợi ích nhất định. Hãy cùng An Phát Shredding tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu trong bài viết dưới đây một cách tổng quan nhất, giúp bạn hiểu cặn kẽ những nội dung cần lưu tâm khi tìm hiểu dịch vụ này.

Dịch vụ hủy tài liệu uy tín tại Việt Nam – An Phát Shredding
CÁC NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÀI VIẾT [HIỆN]

3 nội dung cần biết khi tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu​

Tài liệu hết giá trị là gì?​

Trong các đơn vị tổ chức, tài liệu hết giá trị là tài liệu đã qua sử dụng và hiện tại không còn giá trị khai thác thêm nữa. Đây là những tài liệu đã hết thời gian bảo quản (thời gian lưu trữ) theo quy định, tài liệu bị trùng lặp.

Do đó, trước khi tiêu hủy tài liệu nào cần xác định chính xác giá trị tài liệu, tránh hủy nhầm tài liệu còn giá trị sử dụng.

Hủy tài liệu cần tuân theo đúng quy định của Luật hiện hành. Nếu không hủy theo đúng quy định có thể bị phạt hành chính hoặc phạt hình sự.

(Điều luật tham khảo: Điều 17 Khoản 3 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13)

Tại sao cần hủy tài liệu?​

Hủy tài liệu an toàn, đúng cách là thủ tục bắt buộc trong quá trình xử lý và lưu trữ tài liệu.

Trong quá trình tổ chức vận hành, tài liệu phát sinh cần được lưu trữ theo quy định của Pháp luật. Khi tài liệu phát sinh ngày một nhiều, cần tiến hành tiêu hủy những tài liệu, hồ sơ đã hết giá trị sử dụng nhằm mang lại những lợi ích sau:

• Giải phóng kho lưu trữ: Loại bỏ những tài liệu không còn cần thiết, tạo điều kiện để lưu trữ những hồ sơ, tài liệu có giá trị khác để phục vụ các hoạt động khác nhau của đơn vị. Từ đó, giảm gánh nặng cho công tác lưu trữ văn thư.
• Đảm bảo bảo mật thông tin: Tài liệu sau tiêu hủy là không thể khôi phục lại được. Những tài liệu cần thiết được tiêu hủy sẽ đảm bảo bí mật thông tin cho tổ chức, tránh lộ những thông tin ảnh hưởng xấu đến quá trình hoạt động, kinh doanh của tổ chức.
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ: Việc lưu trữ tài liệu cần tốn chi phí về không gian, nhân sự, trang thiết bị. Khi loại bỏ tài liệu không còn giá trị sử dụng sẽ giảm thiểu tối đa những chi phí trên.

Hủy tài liệu là việc bắt buộc trong công tác văn thư lưu trữ

Thời hạn bảo quản tài liệu​

Một trong những nội dung cần thiết khi tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu là thời gian lưu trữ tài liệu.

Thời hạn bảo quản tài liệu hồ sơ được quy định rõ ràng. Chia ra loại bảo quản có thời hạn và loại bảo quản vĩnh viễn.

Sau khi hủy tài liệu sẽ có hợp đồng và biên bản chứng thực đã hủy tài liệu. Sau đó, hồ sơ về việc hủy tài liệu được lưu trữ ít nhất 20 năm hoặc cần được bảo quản vĩnh viễn.

Các hình thức hủy tài liệu​

Thông thường, có các hình thức hủy tài liệu như đốt, cắt xé tài liệu, hủy bằng máy hủy tài liệu văn phòng do tổ chức tự mua sắm hoặc thuê bên thứ ba cung cấp dịch vụ hủy tài liệu.

Khi sử dụng dịch vụ của bên thứ ba lại chia ra 2 hình thức sau:

• Hủy tài liệu tại chỗ (tại cơ quan, công ty của khách hàng sử dụng dịch vụ hủy tài liệu)
• Hủy tại nhà máy của bên cung cấp dịch vụ hủy tài liệu.

Mỗi hình thức phù hợp với nhu cầu khác nhau với ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên cần đảm bảo hủy tài liệu theo đúng quy trình.

Hủy tài liệu tại chỗ tận nơi được nhiều cơ quan doanh nghiệp lựa chọn

Thủ tục tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị​

Để thực hiện đúng quy định của pháp luật, cần tuân theo quy trình hủy tài liệu hồ sơ như sau:

• Lập kế hoạch thực hiện tổng quát.
• Lập danh sách tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy, viết bản thuyết minh chi tiết và trình hồ sơ lên người đứng đầu đơn vị, tổ chức.
• Thẩm định tài liệu hết giá trị sau khi lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
• Ký quyết định hủy tài liệu hết giá trị bởi người đứng đầu cơ quan.
• Thực hiện việc hủy tài liệu theo biên bản.
• Lưu trữ hồ sơ về quá trình hủy tài liệu hết giá trị.

Hủy tài liệu cho từng ngành nghề như thế nào?​

Khi tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu cho đơn vị, bạn cần xác định rõ ngành nghề. Đồng thời xác định tài liệu tiêu hủy thuộc nhóm tài liệu nào.

Các nhóm hồ sơ, tài liệu được chia ra như :

Tài liệu tài chính, tài liệu pháp chế, tài liệu quy hoạch, tài liệu nhân sự, tài liệu tổng hợp, tài liệu khoa học, tài liệu thi đua…

Về ngành nghề, ví dụ khi sử dụng dịch vụ hủy tài liệu cơ sở y tế, công ty bất động sản hay cơ quan thuế. Cần xem Luật lưu trữ và quy định của Bộ quản lý ngành nghề đó.

Thường thì quy trình hủy tài liệu các ngành nghề đều tương tự như phần trên và khác nhau về thời hạn lưu trữ hồ sơ các loại.

Hủy tài liệu hết giá trị ở những ngành nghề khác nhau

Tìm nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu an toàn cần đáp ứng được những yếu tố nào?​

Khi cần hủy nhiều tài liệu, tiến hành nhanh trong thời gian ngắn với cách làm chuyên nghiệp. Thì sử dụng dịch vụ hủy tài liệu hết giá trị do bên thứ ba cung cấp là lựa chọn thích hợp.

5 đặc điểm của một nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp đó là:

• Là đơn vị đáp ứng được đầy đủ tính pháp lý để tiến hành thực hiện dịch vụ.
• Bảo mật thông tin tài liệu tuyệt đối, tài liệu sau hủy không thể phục hồi.
• Khách hàng được giám sát quá trình hủy tài liệu và nhận được tư liệu ghi lại.
• Hoàn thành công việc đúng hợp đồng, nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả.
• Khách hàng được tư vấn đầy đủ tất cả những thông tin trên.

An Phát Shredding – Dịch vụ tiêu hủy tài liệu uy tín, chuyên nghiệp​

Nếu bạn đang tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu và cần tìm đến một đơn vị đáng tin cậy. Hãy liên hệ đến An Phát Shredding – nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu.

Là đơn vị có kinh nghiệm trên 10 năm trong ngành. An Phát Shredding dễ dàng đáp ứng 5 tiêu chí được đề cập ở trên. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hủy tài liệu trong nhiều ngành nghề. Đề cao vấn đề bảo mật thông tin tất cả các định dạng tài liệu đồng thời tính toán chi phí tối ưu cho khách hàng.

Tìm hiểu chi tiết về dịch vụ tại trang chủ : https://anphatshredding.com/

Trên đây là những nội dung căn bản cần lưu tâm khi tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu. Hy vọng đã gửi tới bạn đọc và quý khách hàng những nội dung hữu ích!