MỘT SỐ LƯU Ý KHI LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ CÁC VIỆC CẦN LÀM
-----------------------------------------------“CÁC BƯỚC KIỂM TRA KHI LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH”
1.Đầu năm đã kết chuyển lợi nhận chưa phân phối chưa?
1. Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối đầu năm
- Trường hợp có lãi ghi:
Nợ TK 4212 Có TK 4211
- Trường hợp lỗ ghi:
Nợ TK 4211 Có TK 4212
=> Cần hạch toán chi tiết tài khoản 421 để phân biệt lợi nhuận giữa năm nay và các năm trước, và có căn cứ để chuyển lỗ nếu cần chuyển lỗ.
2.Ghi nhận lệ môn bài đầu năm tài chính
- Ghi nhận lệ môn bài phải nộp
Nợ TK 6422/6425 Có TK 3338
- Chi tiền nộp thuế môn bài
Nợ 3338 Có 111/112
3. Tính và nộp thuế TNDN tạm tính --> hạch toán
+ Căn cứ số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp vào Ngân sách Nhà nước hàng quý theo quy định
Nợ TK 8211 Có TK 3334
+ Khi nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp vào NSNN, ghi:
Nợ TK 3334 Có TK 111, 112,. . .
+ Cuối năm, khi xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của năm tài chính:
- Nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp nhỏ hơn số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp hàng quý trong năm, thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK 3334 Có TK 8211
- Nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế phải nộp lớn hơn số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp hàng quý trong năm, thì số chênh lệch phải nộp thiếu, ghi:
Nợ TK 8211 Có TK 3334
- Khi thực nộp số chênh lệch thiếu về thuế thu nhập doanh nghiệp vào Ngân sách Nhà nước, ghi:
Nợ TK 3334 Có các TK 111, 112
4. Kiểm tra bản cân đối tài khoản
- Tổng số dư nợ đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang.
- Tổng số nợ phát sinh trong kỳ = Tổng số phát sinh có trong kỳ và = Tổng phát sinh ở nhật ký chung
- Tổng số dư nợ cuối kỳ = Tổng số dư đang có cuối kỳ
- Nguyên tắc: Tổng phát sinh bên nợ sẽ được tính bằng tổng số phát sinh bên có.
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái trong TK 1111 được tính bằng số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bản cân đối phát sinh bằng số dự nợ đầu kỳ của Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số phát sinh nợ có sổ cái trong TK 1111 được tính băng số phát sinh nợ có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số dư nợ cuối kỳ trong sổ cái TK 1111 được tính bằng số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ cuối kỳ trong Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái của tài khoản 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bản cân đối phát sinh = Số dư nợ đầu kỳ, số tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư cuối kỳ trên sổ phụ ngân hang hoặc sao kê.
Tài khoản này sẽ có cả dư nợ và dư có. Bạn cần đối chiếu số dư này với sổ chi tiết công nợ phải thu. Nếu có số dư có, bạn cần đối chiếu xem:
- Có đúng khách hàng trả trước cho mình, hay mình hạch toán nhầm.
- Nếu khách hàng chuyển tiền vào TK của công ty mình, mà chưa xuất hóa đơn, thì bạn nên xuất hóa đơn cho số tiền này để hạch toán doanh thu trong kỳ, hoặc xem lại hợp đồng… để xem lại khoản này là khoản tiền cụ thể nào để có phương án xử lý.
- Đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ tại thời điểm 31/12
- Kiểm tra bảng tổng hợp nợ cần phải thu, chi tiết thu nợ cần phải thu cho từng đối tượng, những số liệu thống kê trong cột mã số 130 và 310 trong bảng cân đối kế toán.
Tài khoản này không dư có và phải kết chuyển hàng tháng. Bạn cần đối chiếu với chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế GTGT và sẽ có 2 trường hợp có thể xy ra:
- Nếu bạn kê khai thuế đầu vào đúng theo tháng phát sinh, thì số thuế chuyển kỳ sau ở chỉ tiêu 43 và dư nợ TK 133 bằng nhau
- Nếu bạn kê khai thuế đầu vào không đúng theo tháng, quý phát sinh thì số thuế trên chỉ tiêu 43 bao giờ cũng nhỏ hơn số dư nợ TK 133
Đối với tài khoản kho 152, 155,156
- Số dư đầy kỳ Nợ Sổ cái, Hàng tồn kho: CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 nằm ở bảng kê nhập xuất tồn kho.
- Số phát sinh Nợ sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152, 155, 156 nằm ở bảng kê nhập xuất tồn
- Số phát sinh có sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 được tính bằng số liệu xuất trong kỳ 152, 155, 156 ở bảng kê nhập xuất tồn.
- Số dư cuối kỳ Nợ sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 bằng Tồn cuối kỳ của TK 152, 155, 156 ở bảng kê nhập xuất tồn.
- Tổng phát sinh tại Nhật Ký = Tổng phát sinh (Nợ có) trong kỳ trên bảng cân đối của phát sinh.
Tài khoản này không dư có. khi xem tài khoản này phải phần số phát sinh :
- Phát sinh nợ trong kỳ có khớp với bảng kê các khoản chi phí trả trước tăng trong năm không
- Phát sinh có trong kỳ có khớp với số phân bổ hay số giảm của chi phí trả trước trong năm không
- Số dư nợ cuối kỳ, bằng số chi phí trả trước còn phải phân bổ trong năm
- Số lần phân bổ chi phí trong năm phải đủ chưa, có hợp lý không, những chi phí có gì còn cần phải điều chỉnh không
- Tài khoản 214 có số dư bên có, không được có số dư bên nợ, Phát sinh có của TK 214 và dư có của TK 214 phải khớp với số khấu hao trong kỳ và khấu hao lũy kế
Có số dư cả 2 bên, cần kiểm tra phần nhận ký mua hàng, bảng tổng hợp nợ cần phải trả và chi tiết nợ cần phải trả cho từng đối tượng khác nhau.
12. Kiểm tra tài khoản 33311
Có số dư cả 2 bên nợ và có
- Số phát sinh nợ có sổ cái TK 3331 = Số phát sinh có TK 3331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-1/GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA. (Tuy từ quý 4/2014 không cần lập bản kê mua vào bán ra, nhưng để phục vụ việc kiểm tra số liệu và giải trình thanh kiểm tra sau này các bạn vẫn nên lập bản kê này).
- Nếu như tổng tháng phát sinh đầu ra lớn hơn đầu vào => Nộp thuế thì số dư cuối kỳ có trong tài khoản 33311 = Chỉ tiêu tờ khai thuế của tháng, quý đó = chỉ tiêu 40.
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dự nợ đầu kỳ tài khoản 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng phát sinh có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được trong bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp ăn + Tăng ca).
- Tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + Các khoản giảm trừ như bảo hiểm và tiền tạm ứng.
- Tổng số dư có cuối kỳ = Tổng số dư có cuối kỳ ở bảng phân đối phát sinh.
Tài khoản này luôn dư có. khi kiểm tra tài khoản này cần xem:
- Có thay đổi gì về vốn không, nếu thay đổi đã làm tờ khai bổ xung thuế môn bài cho năm sau chưa?
- Đã kết chuyển lợi nhuận của năm trước về 4211 chưa
- Đã hạch toán thuế TNDN chưa
- Lỗ của những năm trước có còn để chuyển lỗ vào thu nhập năm nay không
15. Kiểm tra tài khoản 511
Kiểm tra xem có khớp với doanh thu của từng tháng trên tờ khai hay không? Có bỏ sót chưa kê khai hạch toán phần doanh thu bán ra hay không?
16.Kiểm tra tài khoản 711
Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra nhanh trong số phát sinh
- Xem lại các khoản doanh thu đã hạch toán đủ chưa. Phát sinh có của TK 511, 711 phải bằng với các chỉ tiêu: Hàng hóa dịch vụ bán ra trên tờ khai 01/GTGT của 12 tháng hoặc quý 4.
- Còn những khoản thu nhập nào không phải xuất hóa đơn, không nằm trên tờ khai 01/GTGT đã hạch toán đủ chưa
- Thuế GTGT trực tiếp, thuế XK hạch toán vào bên Nợ TK 511
- Những khoản giảm trừ doanh thu đã hạch toán đủ chưa
Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra ở số phát sinh để thấy được những cái bất cập
- Giá vốn hàng bán đã kết chuyển chưa
- Trường hợp thành phẩm xuất bán đã tính giá thành và kết chuyển giá vốn chưa
- Giá vốn của dịch vụ đã được tính đủ, tính đúng chưa. Những trường hợp chi phí dở dang còn chuyển kỳ sau đã đúng chưa
- Những khoản giá vốn không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như: Chứng từ không hợp lệ, không thanh toán qua ngân hàng…
Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót
Hạch toán vào chi phí quản lý hay chi phí bán hang
Những khoản chi phí không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như:
+ Các chi phí không thanh toán qua ngân hang khi hóa đơn chứng từ thanh toán từ 20tr trở lên…
+ Chứng từ không hợp lệ
19.Kiểm tra tài khoản 811
- Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót
- Chi phí khác có phù hợp với thu nhập khác không
- Những chi phí nào hạch toán vào TK này cần loại trước khi lên tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Số phát sinh bên nợ của TK này sẽ bằng số thuế phải nộp trên tờ khai quyết toán thuế TNDN ( Chỉ tiêu E tờ khai 03/TNDN)
21.Kiểm tra tài khoản 911
Tài khoản này không có số dư. Nếu bạn đã làm đúng được những tài khoản trên, thì tài khoản 911 sẽ không còn sai sót. Nếu TK này có số dư thì cần xem lại đã có TK nào kết chuyển sai.
* Về cơ bản các bạn có thể xem:
– Các tài khỏan loại 1 và 2 không có số dư có ( trừ lưỡng tính 131,214,129,159..) thường chỉ có số dư Nợ và cũng không có số dư cuối kỳ âm.
– Đối với các loại tài khoản 3.4 không có số dư Nợ (Trừ lưỡng tính 331, 421) thường chỉ có số dư có và không có số dư cuối kỳ âm.
– Với những tài khoản loại 5 đến loại 9: Sổ cái và cân đối phát sinh phải bằng 0.
* Ngoài ra sau khi lên tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc trước đó các bạn cần chuẩn bị và kiểm tra:
1. Kiểm tra thuế TNCN và xem xét hồ sơ có đầy đủ chưa:
- Hợp đồng lao động từng người,phụ lục hợp đồng (nếu có), CMND còn hay mất
- Bảng lương từng tháng, kèm bảng chấm công (xem khớp mức lương CB, phụ cấp..)
- Nếu có thiếu ai bổ sung ghi chú lại
- Bạn nhớ kiểm tra xem có Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động chưa nhé!
- Khai báo thuế hàng tháng file cứng + hóa đơn chứng từ gốc
- Nếu cái nào mất , sai sót MST, địa chỉ….kê ra giấy, ghi chú lại
- Bảng giá thành và đăng ký định mức
-Hợp đồng kinh tế đầu ra
+ Thương mại : photo hóa đơn, HĐKT, Thanh lý, biên bản giao hàng, xuất kho
+ Xây dựng : HĐKT & dự toán, Thanh lý,biên bản nghiệm thu,photo hóa đơn kẹp vào.
-Hợp đồng kinh tế đầu vào
+ Thương mại: HĐKT, Thanh lý, biên bản giao hàng, hóa đơn đầu vào.
+ Xây dựng, giao khoán: HĐKT, HĐ Giao khoán, biên bản nghiệm thu,photo hóa đơn kẹp vào
4. Chuẩn bị trước cho quyết toán, hồ sơ gồm:
- Giấy phép kinh doanh các lần thay đổi + gốc photo
- Quy chế tài chính
- Điều lệ công ty
- Xuất khai báo thuế ra bảng kê excel các năm (12 tháng)
- Lọc 1 file về hóa đơn > 20 triệu có ghi chú cột số tiền , ngày thanh toán
- Photo hóa đơn > 20 triệu + UNC (Làm hồ sơ công nợ kèm bảng kê những hóa đơn trên 20 triệu)
- Xuất toàn bộ sổ cái ra excel, CĐPS, NKC
- Tập hợp sổ sách các năm bằng file cứng (bản giấy), Sổ cái, NXT, Bảng giá thành, CĐPS, Công nợ….
- Đối với hóa đơn cần đối chiếu với kê khai thuế đã kê khai ở phụ lục mua vào bán ra " bản này tự lưu"xem hóa đơn sai đã có đủ các thủ tục chứng từ điểu chỉnh hay chưa
- Tiếp tục chúng ta sẽ xem chứng từ ngân hàng có đầy đủ hay không, có mất UNC nào hay không?
- Kiểm tra xem đã xuất khai báo thuế ra bảng kê excel các năm (12 tháng)
- Tiếp theo bạn cần lọc 1 files về hóa đơn > 20 triệu có ghi chú cột số tiền , ngày thanh toán / tác dụng kê biên chứng từ UNC còn hay mất và đối chiếu công nợ có khớp sổ sách
- Và với hóa đơn > 20 triệu + UNC + hợp đồng đầu vào thì bạn nên photo để lưu trữ
- Tiếp theo là bạn cần xuất toàn bộ sổ cái ra excel, CĐPS: tác dụng sau này thanh tra thuế cấp cho họ khi giải trình
Bạn cần chốt lại những điểm bất thường và đưa ra phương án xử lý các vấn đề phát sinh tại doanh nghiệp, tìm phương án tối ưu để xử lý vấn đề phát sinh triệt để những sai phạm và tìm hướng khắc phục hậu quả.
_Sưu Tầm_
