Tặng Lịch Quảng Cáo: Quy Định Mới Về Hóa Đơn và Chứng Từ Kế Toán

[Inlichtetdtcs]

Mùa cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp (DN) đẩy mạnh hoạt động Marketing bằng quà tặng tri ân khách hàng và đối tác, trong đó, lịch treo tường 1 tờ luôn là lựa chọn hàng đầu nhờ tính ứng dụng cao và hiệu quả truyền thông bền vững. Tuy nhiên, việc sử dụng lịch Tết làm quà tặng quảng cáo luôn đi kèm với những vướng mắc pháp lý và nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là các quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế.
Một sai sót nhỏ trong việc xuất hóa đơn hoặc hạch toán chi phí quà tặng có thể dẫn đến việc chi phí không được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), gây tổn thất lớn cho DN. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ và các bước hạch toán đúng chuẩn, giúp kế toán và chủ DN an tâm khi triển khai chiến dịch quảng cáo bằng lịch Tết.
Để có cái nhìn toàn diện hơn về mọi khía cạnh liên quan, bạn có thể tham khảo thêm thông tin chi tiết về Tất tần tật về kích thước lịch treo tường 1 tờ chuẩn nhất 2026.

Quy Định Pháp Lý Về Hóa Đơn Khi Tặng Lịch Treo Tường Quảng Cáo​

Lịch treo tường tặng kèm khách hàng thường được xem là hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD). Việc xuất hóa đơn cho loại hàng hóa này được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn.

1. Hóa Đơn Đầu Vào: Chứng từ Cần Thiết Khi Nhận Lịch​

Khi doanh nghiệp đi in lịch tại các xưởng in (ví dụ: Lịch Tết Hải Đăng), đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất về chứng từ:

• Chứng từ bắt buộc: Hợp đồng in ấn (hoặc đơn đặt hàng), Biên bản giao hàng và nghiệm thu, và Hóa đơn GTGT đầu vào từ đơn vị in.
• Mục đích: Hóa đơn đầu vào là căn cứ để DN ghi nhận giá vốn của hàng hóa (lịch) và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Nội dung hóa đơn: Phải ghi rõ: "In lịch treo tường 1 tờ năm [Năm]", số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế suất GTGT (thường là 10%).

2. Hóa Đơn Đầu Ra: Tặng Lịch Quảng Cáo Có Phải Xuất Hóa Đơn Không?​

Theo các Công văn và Thông tư hướng dẫn về thuế GTGT và hóa đơn (như Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, hoặc các Công văn của Tổng cục Thuế), việc tặng hàng hóa phục vụ quảng cáo có hai trường hợp chính:

• Trường hợp 1: Tặng cho mục đích Quảng cáo/Khuyến mại (Không thu tiền)
• Nguyên tắc: Nếu lịch được tặng kèm theo hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: mua hàng A tặng lịch) hoặc tặng mang tính chất quảng cáo không thu tiền (tặng lịch tri ân khách hàng, có in logo công ty, không kèm điều kiện mua hàng), thì DN KHÔNG PHẢI LẬP HÓA ĐƠN GTGT.
• Chứng từ thay thế: DN cần lập Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ hoặc Quyết định/Chương trình tặng quà quảng cáo (có danh sách khách hàng hoặc mục đích rõ ràng). Đây là căn cứ để hạch toán chi phí.
• Trường hợp 2: Tặng cho mục đích Tiêu dùng Nội bộ (Cho nhân viên)
• Nguyên tắc: Đối với lịch tặng nhân viên, nếu DN có lập bảng kê/danh sách nhận, và mục đích rõ ràng là phục vụ phúc lợi hoặc công tác nội bộ, DN KHÔNG PHẢI XUẤT HÓA ĐƠN GTGT.
• Chứng từ: Quyết định của Tổng Giám đốc về việc tặng quà, danh sách nhận quà, Phiếu xuất kho.

Tóm lại: Hầu hết các trường hợp tặng lịch treo tường có in logo, phục vụ mục đích quảng cáo đều KHÔNG PHẢI XUẤT HÓA ĐƠN đầu ra. Điều này giúp DN đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Hạch Toán Chi Phí Lịch Quảng Cáo Đúng Chuẩn Kế Toán​

Để chi phí in lịch được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, DN cần tuân thủ các nguyên tắc hạch toán và lưu giữ chứng từ chặt chẽ.

1. Ghi Nhận Chi Phí Mua Lịch (Hạch toán đầu vào)​

Khi nhận lịch từ xưởng in, căn cứ vào Hóa đơn GTGT đầu vào và Phiếu nhập kho:

• Nợ TK 152/153/642: Ghi nhận giá trị lịch nhập kho (Nếu số lượng lớn, hạch toán vào 153 - Công cụ dụng cụ; nếu số lượng nhỏ, có thể vào 152 - Nguyên vật liệu hoặc 642 - Chi phí quản lý DN).
• Nợ TK 1331: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ).
• Có TK 111/112/331: Ghi nhận tổng tiền thanh toán.

2. Hạch Toán Chi Phí Tặng Lịch (Hạch toán đầu ra)​

Khi xuất lịch ra khỏi kho để tặng cho khách hàng (quảng cáo):

• Nguyên tắc: Chi phí này được ghi nhận vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp, phụ thuộc vào mục đích tặng.

Điều này rất quan trọng: Chi phí in lịch là chi phí hợp lý để tính thuế TNDN và thuế GTGT đầu vào vẫn được khấu trừ, miễn là có đầy đủ chứng từ chứng minh mục đích quảng cáo/kinh doanh.

Chi Phí In Lịch: Điều Kiện Để Được Tính Là Chi Phí Hợp Lý (Thuế TNDN)​

Để tránh rủi ro bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế TNDN, chi phí in lịch treo tường phải thỏa mãn các điều kiện về chi phí quảng cáo, khuyến mại:

1. Chứng từ Bắt Buộc Phải Có​

Bên cạnh Hóa đơn GTGT đầu vào, DN cần có:

• Quyết định/Chương trình Marketing: Văn bản nội bộ nêu rõ mục đích tặng lịch (quảng cáo thương hiệu), đối tượng tặng, số lượng lịch và thời gian thực hiện. Đây là bằng chứng quan trọng nhất.
• Phiếu Xuất Kho: Chứng minh lịch đã được xuất ra khỏi kho để sử dụng.
• Hợp đồng và Thanh lý Hợp đồng In ấn: Chứng minh giao dịch mua lịch là có thật.

2. Vấn đề Vượt Định Mức Chi Phí Quảng Cáo (Quy Định cũ)​

Hiện tại, theo Luật Thuế TNDN (đã loại bỏ trần chi phí), chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại KHÔNG BỊ KHỐNG CHẾ ĐỊNH MỨC 15% như các quy định trước đây. Tuy nhiên, chi phí phải đảm bảo là chi phí thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động SXKD.

• Lưu ý: Nếu chi phí in lịch quá lớn, cơ quan thuế có thể xem xét tính hợp lý. DN cần chứng minh tính cần thiết và hiệu quả của việc quảng cáo bằng lịch.

3. Phân biệt Lịch Quảng Cáo và Lịch Biếu Tặng Cá Nhân (Mục đích khác)​

• Lịch Quảng cáo: Có in logo, thông tin DN, mục đích rõ ràng là quảng bá thương hiệu. Chi phí được tính hợp lý.
• Lịch Biếu Tặng Cá Nhân: Nếu tặng lịch mang tính chất biếu tặng không liên quan trực tiếp đến quảng cáo hoặc khuyến mại sản phẩm, dịch vụ, chi phí này có thể bị xem là chi phí quà biếu, tặng và có thể bị loại trừ nếu không có đầy đủ chứng từ chứng minh tính cần thiết. Do đó, nên luôn in logo và thông tin DN trên lịch.

Lịch Treo Tường 1 Tờ và Sự Tối Ưu Chi Phí Trong Góc Độ Kế Toán​

Việc lựa chọn kích thước lịch treo tường 1 tờ (40x60, 45x70, 50x70) cũng là một quyết định tài chính. Kế toán cần tham gia tư vấn cho bộ phận Marketing:

• Chọn Kích Thước Chuẩn: Các kích thước chuẩn giúp tối ưu hóa khổ giấy in, giảm chi phí in ấn đơn vị (như đã phân tích chi tiết trong các tài liệu chuyên môn), giúp DN tiết kiệm ngân sách.
• Tận dụng Chi Phí Thiết Kế: Chi phí thiết kế lịch độc quyền (được ghi nhận vào chi phí quảng cáo) là chi phí một lần nhưng hiệu quả Marketing kéo dài 12 tháng. Kế toán cần ghi nhận chi phí này một cách rõ ràng.

Đảm bảo rằng mọi chi phí liên quan đến lịch (từ thiết kế đến in ấn, gia công) đều có báo giá rõ ràng, hợp đồng và hóa đơn đầy đủ từ các đơn vị cung cấp uy tín như Lịch Tết Hải Đăng, sẽ giúp kế toán dễ dàng đối chiếu và hạch toán.
Chi phí in lịch treo tường 1 tờ là một chi phí Marketing hợp lý, được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, nếu DN tuân thủ nguyên tắc "Không phải xuất hóa đơn đầu ra khi tặng cho mục đích quảng cáo" và có đầy đủ chứng từ chứng minh mục đích quảng cáo/kinh doanh.
Để đảm bảo an toàn pháp lý:

1. Luôn có Quyết định/Chương trình Marketing rõ ràng.
2. Luôn giữ Hóa đơn GTGT đầu vào hợp lệ từ xưởng in.
3. Lập Phiếu Xuất Kho khi xuất lịch tặng.

Thông Tin Liên Hệ Lịch Tết Hải Đăng​

• Số điện thoại: 0902 488 921
• Gmail: lichtet.haidanggroup@gmail.com
• Website: https://lichtethaidang.com