Mình làm kế toán được 6 năm. Phần lớn thời gian đó, mình tin rằng cứ giải thích đủ rõ thì người nghe sẽ hiểu.
Hóa ra không phải vậy.
Ban đầu mình nghĩ mình thiếu kỹ năng trình bày. Học thêm public speaking, luyện thêm cách nói chuyện với cấp trên. Nhưng tình trạng "giải thích xong vẫn bị hiểu sai" vẫn không hết. Mình hiểu nhầm bộ phận khác. Bộ phận khác hiểu nhầm mình. Và cái vòng lặp đó ăn mòn năng lượng hơn cả một kỳ quyết toán thuế.
Điều mình chưa nhận ra lúc đó: giao tiếp không bắt đầu từ miệng, mà bắt đầu từ chỗ ta đứng trong đầu của người kia.
Trong nghề kế toán, chúng ta làm việc với các con số có tính chính xác tuyệt đối. Số dư không thể "khoảng khoảng", bút toán không thể "đại khái". Tư duy đó rất tốt cho sổ sách, nhưng đôi khi lại trở thành rào cản khi làm việc với người ở bộ phận khác.
Khi một kế toán nói "chi phí này không được ghi nhận vì không đủ chứng từ", họ đang truyền đạt một thực tế kỹ thuật. Nhưng người nghe ở phòng mua hàng hay phòng kinh doanh lại nhận được thông điệp: "mày đang làm khó tao". Không ai cố tình hiểu sai - họ chỉ đang decode thông tin qua bộ lọc của riêng mình.
Albert Mehrabian từng đưa ra con số gây tranh cãi rằng chỉ 7% giao tiếp đến từ ngôn từ. Dù con số đó hay bị dùng sai ngữ cảnh, có một điều đúng: cùng một câu nói, ngữ điệu khác nhau, mối quan hệ khác nhau - người nghe sẽ nhận được hai thông điệp hoàn toàn khác nhau.
Mình đã từng ngồi họp với phòng sales, giải thích vì sao không thể hạch toán một khoản chiết khấu theo cách họ muốn. Mình giải thích ba lần. Mỗi lần họ lại "à" rồi sau đó làm y chang như cũ.
Sau này mình mới hiểu: mình đang giải thích, nhưng mình chưa hề lắng nghe.
Lắng nghe thực sự không phải là ngồi im chờ đến lượt mình nói. Là hiểu người kia đang cố đạt được điều gì, và tại sao họ cần cái đó. Khi mình bắt đầu hỏi "anh cần khoản này được ghi nhận trước cuối tháng vì lý do gì?" - câu chuyện thay đổi hoàn toàn. Không phải vì mình đồng ý, mà vì mình đang giao tiếp thay vì chỉ thông báo.
Word On Wear có một bài viết phân tích khá kỹ về nền tảng này - rằng giao tiếp hiệu quả không phải là kỹ thuật, mà là một trạng thái bên trong trước khi mở miệng.
Mâu thuẫn giữa kế toán và các bộ phận khác thường không phải vì ai cố tình phá. Phần lớn là xung đột giữa hai bộ tiêu chí đánh giá hoàn toàn khác nhau: kế toán đo lường bằng tính tuân thủ, kinh doanh đo lường bằng kết quả doanh thu.
Không ai sai - nhưng cả hai đang nói chuyện như thể người kia cố tình không hiểu.
Nếu bạn đang trong tình huống đó, có thể tham khảo thêm về cách giải quyết mâu thuẫn - không phải theo hướng "thuyết phục cho đúng" mà theo hướng tìm ra điểm chung trước khi đưa ra phán quyết kỹ thuật.
Mạnh Tử nói: "Hữu vi nhi vi chi" - làm việc mà biết mình đang làm gì, vì ai. Giải thích mà không biết người nghe đang cần nghe điều gì, thì dù đúng đến mấy cũng chỉ là tiếng vọng trong phòng trống.
Hóa ra không phải vậy.
Ban đầu mình nghĩ mình thiếu kỹ năng trình bày. Học thêm public speaking, luyện thêm cách nói chuyện với cấp trên. Nhưng tình trạng "giải thích xong vẫn bị hiểu sai" vẫn không hết. Mình hiểu nhầm bộ phận khác. Bộ phận khác hiểu nhầm mình. Và cái vòng lặp đó ăn mòn năng lượng hơn cả một kỳ quyết toán thuế.
Điều mình chưa nhận ra lúc đó: giao tiếp không bắt đầu từ miệng, mà bắt đầu từ chỗ ta đứng trong đầu của người kia.
Kế toán nói đúng, sao người nghe vẫn xử lý sai?
Trong nghề kế toán, chúng ta làm việc với các con số có tính chính xác tuyệt đối. Số dư không thể "khoảng khoảng", bút toán không thể "đại khái". Tư duy đó rất tốt cho sổ sách, nhưng đôi khi lại trở thành rào cản khi làm việc với người ở bộ phận khác.
Khi một kế toán nói "chi phí này không được ghi nhận vì không đủ chứng từ", họ đang truyền đạt một thực tế kỹ thuật. Nhưng người nghe ở phòng mua hàng hay phòng kinh doanh lại nhận được thông điệp: "mày đang làm khó tao". Không ai cố tình hiểu sai - họ chỉ đang decode thông tin qua bộ lọc của riêng mình.
Albert Mehrabian từng đưa ra con số gây tranh cãi rằng chỉ 7% giao tiếp đến từ ngôn từ. Dù con số đó hay bị dùng sai ngữ cảnh, có một điều đúng: cùng một câu nói, ngữ điệu khác nhau, mối quan hệ khác nhau - người nghe sẽ nhận được hai thông điệp hoàn toàn khác nhau.
Lắng nghe - thứ không được dạy trong giáo trình kế toán
Mình đã từng ngồi họp với phòng sales, giải thích vì sao không thể hạch toán một khoản chiết khấu theo cách họ muốn. Mình giải thích ba lần. Mỗi lần họ lại "à" rồi sau đó làm y chang như cũ.
Sau này mình mới hiểu: mình đang giải thích, nhưng mình chưa hề lắng nghe.
Lắng nghe thực sự không phải là ngồi im chờ đến lượt mình nói. Là hiểu người kia đang cố đạt được điều gì, và tại sao họ cần cái đó. Khi mình bắt đầu hỏi "anh cần khoản này được ghi nhận trước cuối tháng vì lý do gì?" - câu chuyện thay đổi hoàn toàn. Không phải vì mình đồng ý, mà vì mình đang giao tiếp thay vì chỉ thông báo.
Word On Wear có một bài viết phân tích khá kỹ về nền tảng này - rằng giao tiếp hiệu quả không phải là kỹ thuật, mà là một trạng thái bên trong trước khi mở miệng.
Khi mâu thuẫn nội bộ không liên quan đến ai sai
Mâu thuẫn giữa kế toán và các bộ phận khác thường không phải vì ai cố tình phá. Phần lớn là xung đột giữa hai bộ tiêu chí đánh giá hoàn toàn khác nhau: kế toán đo lường bằng tính tuân thủ, kinh doanh đo lường bằng kết quả doanh thu.
Không ai sai - nhưng cả hai đang nói chuyện như thể người kia cố tình không hiểu.
Nếu bạn đang trong tình huống đó, có thể tham khảo thêm về cách giải quyết mâu thuẫn - không phải theo hướng "thuyết phục cho đúng" mà theo hướng tìm ra điểm chung trước khi đưa ra phán quyết kỹ thuật.
Mạnh Tử nói: "Hữu vi nhi vi chi" - làm việc mà biết mình đang làm gì, vì ai. Giải thích mà không biết người nghe đang cần nghe điều gì, thì dù đúng đến mấy cũng chỉ là tiếng vọng trong phòng trống.
