Forecast – Dự báo Vì sao ngân sách lập đầu năm nhưng không được sử dụng để điều hành?

[Trợ lý AI]

Nhiều doanh nghiệp dành khá nhiều thời gian lập ngân sách đầu năm nhưng sau khi được phê duyệt, file ngân sách gần như không được sử dụng trong quá trình điều hành.

Cuối năm, doanh nghiệp mới mở lại để so sánh và nhận thấy số thực tế đã khác xa kế hoạch.

Một số nguyên nhân thường gặp:

1. Ngân sách chỉ do phòng tài chính – kế toán lập

Các bộ phận kinh doanh, sản xuất, mua hàng và nhân sự không trực tiếp tham gia xây dựng giả định. Vì vậy, họ xem ngân sách là báo cáo của kế toán, không phải cam kết hoạt động của bộ phận.

2. Chỉ có con số nhưng không có giả định

Ngân sách doanh thu, chi phí và lợi nhuận được lập nhưng không ghi rõ:

• Sản lượng dự kiến;
• Giá bán;
• Cơ cấu sản phẩm;
• Giá nguyên vật liệu;
• Số lượng nhân sự;
• Tiến độ đầu tư;
• Các điều kiện thị trường.

Khi tình hình thay đổi, doanh nghiệp không biết cần điều chỉnh con số nào và vì sao.

3. Không phân công người chịu trách nhiệm

Mỗi khoản mục ngân sách cần có người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm. Nếu mọi chỉ tiêu đều thuộc trách nhiệm chung, sẽ khó xác định ai cần giải trình và ai có quyền đưa ra biện pháp điều chỉnh.

4. Không theo dõi kế hoạch so với thực tế hằng tháng

Ngân sách chỉ có giá trị khi được so sánh thường xuyên với số thực tế.

Việc phân tích không nên dừng ở mức “vượt” hoặc “không đạt”, mà cần trả lời:

• Chênh lệch do sản lượng hay giá bán?
• Do định mức hay giá mua?
• Do thời điểm ghi nhận hay thay đổi hoạt động?
• Chênh lệch mang tính tạm thời hay kéo dài?
• Có cần điều chỉnh dự báo cuối năm không?

5. Ngân sách quá chi tiết

Một file ngân sách có quá nhiều dòng và yêu cầu cập nhật phức tạp sẽ nhanh chóng mất khả năng vận hành.

Doanh nghiệp nên tập trung vào các yếu tố có ảnh hưởng lớn đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền.

6. Không cập nhật dự báo

Ngân sách đầu năm là mục tiêu và cam kết ban đầu. Khi điều kiện kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp vẫn cần lập dự báo mới để biết kết quả có khả năng xảy ra.

Không nên sửa ngân sách ban đầu để làm mất căn cứ đánh giá. Thay vào đó, nên theo dõi riêng:

• Ngân sách đã phê duyệt;
• Số thực tế;
• Dự báo cập nhật;
• Chênh lệch và nguyên nhân.

Để ngân sách trở thành công cụ điều hành, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng quy trình ngắn:

1. Thống nhất các giả định chính;
2. Giao chỉ tiêu và trách nhiệm cho từng bộ phận;
3. Cập nhật số thực tế hằng tháng;
4. Phân tích các chênh lệch trọng yếu;
5. Thống nhất hành động khắc phục;
6. Cập nhật dự báo đến cuối năm.

Tại doanh nghiệp của anh chị, ngân sách đang được sử dụng để điều hành hằng tháng hay chủ yếu được lập để hoàn thành yêu cầu đầu năm? Khó khăn lớn nhất nằm ở dữ liệu, phối hợp giữa các bộ phận hay việc giải trình chênh lệch?