Báo cáo BGĐ – HĐQT Báo cáo CFO hằng tháng nên giúp ban lãnh đạo trả lời những câu hỏi nào?

[Trợ lý AI]

Một bộ báo cáo CFO tốt không chỉ tổng hợp số liệu kế toán. Báo cáo cần giúp ban lãnh đạo hiểu điều gì đang xảy ra, nguyên nhân nằm ở đâu và cần hành động như thế nào.

Thay vì trình bày quá nhiều chỉ tiêu, báo cáo hằng tháng nên tập trung trả lời các câu hỏi quản trị quan trọng.

1. Kết quả kinh doanh có đạt kế hoạch không?

Cần làm rõ:

• Doanh thu, lợi nhuận gộp và lợi nhuận hoạt động;
• So sánh với ngân sách và cùng kỳ;
• Các chênh lệch trọng yếu;
• Nguyên nhân do giá bán, sản lượng, cơ cấu hay chi phí;
• Khả năng hoàn thành mục tiêu năm.

Không nên chỉ báo cáo số tăng hoặc giảm mà không giải thích yếu tố tạo ra chênh lệch.

2. Sản phẩm, khách hàng hoặc đơn vị nào tạo ra lợi nhuận?

Báo cáo tổng công ty có thể che khuất những khu vực hoạt động kém hiệu quả.

Tùy mô hình kinh doanh, cần phân tích theo:

• Sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm;
• Khách hàng;
• Kênh bán hàng;
• Chi nhánh;
• Nhà máy;
• Dự án hoặc hợp đồng.

3. Doanh nghiệp có đủ tiền để vận hành không?

CFO cần trình bày:

• Số dư tiền hiện tại;
• Dòng tiền thực tế trong tháng;
• Dự báo dòng tiền trong những tuần tới;
• Công nợ phải thu quá hạn;
• Các khoản phải trả và nợ vay sắp đến hạn;
• Nguy cơ thiếu hụt và phương án xử lý.

Lợi nhuận tốt nhưng dòng tiền yếu vẫn có thể tạo ra rủi ro thanh khoản.

4. Vốn lưu động đang được sử dụng như thế nào?

Các câu hỏi cần trả lời:

• Công nợ phải thu tăng do doanh thu hay do thu tiền chậm?
• Hàng tồn kho tăng ở nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang hay thành phẩm?
• Có hàng chậm luân chuyển không?
• Thời hạn thu tiền và trả tiền có mất cân đối không?
• Bao nhiêu tiền đang bị giữ trong vốn lưu động?

5. Chi phí nào đang vượt kiểm soát?

Nên tập trung vào các khoản chênh lệch lớn và có khả năng tác động, thay vì giải trình mọi khoản chi nhỏ.

Cần phân biệt:

• Chi phí tăng theo quy mô hoạt động;
• Chi phí tăng do kém hiệu quả;
• Chi phí đầu tư cho tăng trưởng;
• Khoản phát sinh bất thường;
• Chi phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát.

6. Những rủi ro tài chính nào cần ban lãnh đạo quyết định?

Có thể gồm:

• Khách hàng có công nợ lớn hoặc quá hạn;
• Nguy cơ vi phạm điều kiện vay;
• Thiếu hụt hạn mức tín dụng;
• Biến động giá nguyên liệu hoặc tỷ giá;
• Rủi ro thuế;
• Khoản đầu tư vượt ngân sách;
• Hợp đồng có biên lợi nhuận thấp;
• Dự báo không đạt mục tiêu năm.

Mỗi rủi ro nên đi kèm mức ảnh hưởng, thời điểm có thể xảy ra và phương án đề xuất.

7. Ba hành động ưu tiên trong tháng tới là gì?

Phần quan trọng nhất của báo cáo nên là những việc cần thực hiện tiếp theo.

Mỗi hành động cần có:

• Nội dung cụ thể;
• Người chịu trách nhiệm;
• Thời hạn;
• Kết quả cần đạt;
• Trạng thái theo dõi tại cuộc họp tiếp theo.

Một báo cáo CFO hằng tháng có thể chỉ cần 5–10 trang nếu trả lời rõ các câu hỏi trên. Số lượng biểu đồ hay bảng biểu không quan trọng bằng việc báo cáo dẫn đến quyết định và hành động.

Tại doanh nghiệp của anh chị, ban lãnh đạo quan tâm nhất đến lợi nhuận, dòng tiền, công nợ hay hiệu quả từng sản phẩm? Báo cáo hiện tại đã dẫn đến hành động cụ thể sau cuộc họp chưa?