Giao Tiếp Điện Thoại Trong Cuộc Sống!!!

  • Thread starter bichvan.tax06
  • Ngày gửi
bichvan.tax06

bichvan.tax06

Điều hành cao cấp
Thành viên BQT
4/8/07
3,935
396
83
Thủ Đô
#1
Giao tiếp qua điện thoại là vừa mang tính gián tiếp, vừa trực tiếp vì hai người tuy ở cách xa nhau nhưng lại có thể nghe thấy tiếng nói của nhau. Và thật giản đơn khi cầm máy điện thoại lên nghe chúng ta hay phát ngôn cửa miệng là “Alô” . Alô hiểu theo tiếng Pháp là “Tôi nghe đây” nhưng để “Tôi nghe đây” thực sự mang lại hiệu quả cao thì thật không hề đơn giản.!!!
Theo khảo sát của Công ty tư vẫn và Đào tạo AYTS (Hà Nội) thì đến gần 90% người sử dụng điện thoại quên “màn” chào, hỏi, xin lỗi, cám ơn… mà thường là “ai đấy”, “có việc gì”, “gặp ai”… Phải chăng đã đến lúc mọi người phải có ý thức rèn luyện kỹ năng giao tiếp điện thoại và các doanh nghiệp phải xây dựng văn hoá giao tiếp điện thoại – trong đó trang bị các kỹ năng đàm phán, thuyết phục, xử lý tình huống trong giao tiếp điện thoại với khách hàng để những khách hàng khó tính nhất cũng phải hài lòng, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.Vì vậy :
Trong khi gọi điện thoại, các bạn hãy nhớ kỹ những điều sau đây:
- Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.
- Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.
- Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, …
- Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng.
- Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.
- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.
- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.
- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, thật ngu ngốc!

Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và nói:
Nghệ thuật nghe không đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Nên nhớ bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như “vâng, tôi đang nghe”, hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại.
Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng.

Nghệ thuật nói: Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn.

Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy.

Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn, đừng “con cà con kê”, kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy."


 
bichvan.tax06

bichvan.tax06

Điều hành cao cấp
Thành viên BQT
4/8/07
3,935
396
83
Thủ Đô
#2
Địên Thoại nơi công sở !!!
·Với công sở việc giữ thông đường dây liên lạc là vô cùng quan trọng nên người ta không cho phép các cuộc điện thoại kéo dài quá lâu. Giả sử một khách hàng của Công ty A đang muốn nhập một mặt hàng do công ty B cung ứng nhưng khi bên A gọi điện đến liên hệ thì đường dây liên lạc bên B “tắc”, khách hàng trung thành thì may mắn lắm họ đợi chờ 3 - 4 phút rồi gọi lại. Gọi lại mà vẫn bị … ách tắc thì bên A phải gọi điện giao dịch với bên khác. Như vậy, không những làm thiệt hại về tiền bạc và vô hình chung làm uy tín công ty bị suy giảm - một thiệt hại không thể định mức hết được vì một cuộc điện thoại kéo dài quá lâu. Nếu nội dung dài mà phải nói lâu thì bạn phải ngắt các vấn đề nhỏ ra thành nhiều cuộc tránh các cuộc điện thoại quá dài.

Giao tiếp qua điện thoại chủ yếu là trao đổi bằng lời nói nên người ta có thể nghe thấy tiếng nói mà không thể “nhìn” thấy các cử chỉ phi ngôn ngữ của người đối thoại dẫn đến hiểu sai, không chính xác về thông tin giữa hai bên.

·Không đảm bảo tính bí mật của thông tin vì giao tiếp qua điện thoại không thể nói quá nhỏ hay bạn có chắc chắn rằnghệ thống chống nghe trộm qua điện thoại của các cơ quan chức năng có kiểm soát nổi các hành vi nghe trộm nào đó rất có thể “reeng” trúng vào bạn không?

·Điều không kém phần quan trọng là mặc dù điện thoại giúp con người tiết kiệm khá nhiều tiền bạc nhưng một sự thật đau lòng rằng “không một cuộc điện thoại nào là không mất tiền” nên bạn đừng nghĩ rằng điện thoạiở cơ quan là …điện chùa tha hồ mà nói trừ khi bạn muốn tăng khả năng mất việc cho mình.
Việc để giao tiếp qua điện thoại đạt được hiệu quả vao thì bạn cần lưu ý một số điểm sau:
  • Xưng danh và đã sẵn sàng nghe
Thể hiện sự đàng hoàng,tự tin trong quan hệ giao tiếp của cả người nói lẫn người nghe. Nó được coi là một biểu hiện của sự văn minh, đây là nguyên tắc mà người nói và người nghe đều phải thực hiện. Bạn nên sử dụng từ trung tính (tôi). Nói mình là ai, đầy dây bên kia có đúng là đối tượng mình cần giao tiếp hay không? Và như vậy chứng tỏ bạn đang ở tâm thế “sẵn sàng nghe” đối phương nói. Ví dụ: A lô! Tôi là Minh Hải, thư ký văn phòng A. xin nghe”! Thì phía đầu dây bên kia nếu đúng là địa chỉ mình cần gọi thì không nên hỏi lại, đỡ mất thời gian mà nói thẳng vẫn đề: Tôi là Thành, xin được làm việc với bộ phận bán hàng của công ty. Tuy nhiên, nếu làm việc với một người cụ thể thì cần hỏi lại, tránh trường hợp “súng ngắm thẳng” sao “đường đạn” lại bị cong.
  • Rút ngắn thời gian giao tiếp
Có nhiều người vẫn cho rằng mình nhận điện nên không phải mất tiền, nói bao nhiêu cũng được. Đó là một quan điểm hết sức sai lầm. Nếu bạn gọi đi, bạn nên chuẩn bị thông tin mình định nói, nếu là vấn đề quan trọng thì nên hẹn gặp trực tiếp để trao đổi hoặc nếu là vấn để phức tạp thì nên chọn hình thức thông tin bằng văn bản. Không nên và hạn chế mở rộng vấn đề sang một lĩnh vực khác. Một người bạn gọi điện đến văn phòng trong giờ làm việc mà muốn mời bạn ngày mai đi chơi. Nếu chưa thể quyết định ngay được thì bạn nên nói “ngày mai chưa thể biết được, khi nào gặp bàn thêm nhé” hoặc tẹo nữa tớ gọi lại” và nên kết thúc cuộc nói chuyện tại đây. Hoặc khi một chị bạn gọi điện đến xin phép nghỉ vì chăm con ốm thì thường thường phụ nữ hay hỏi han nhau con ốm thế nào, thậm chí còn “buôn dưa lê” tới một “con bé” mắt xanh nào đó, và rồi câu chuyện cứ kéo dài mãi. Tóm lại, cả hai bên nên kết thúc cuộc nói chuyện khi thấy rằng nó đã kéo quá dài thời gian.
  • Không nói những thông tin thừa và bí mật
Dù là người gọi hay người nhận thì bạn không nên nói thêm những thông tin quá … thừa thãi. Ban nên nói “Anh B hiện không có ở nơi làm việc, xin vui lòng gọi vào lúc khác”. Không nên nói: “Anh B đang ở phòng C, đợi máy để tôi sang gọi”… Khi tìm người khác nghe máy bạn nên để cụp máy điện thoại xuống mặt bàn, tránh những âm thanh, cuộc nói chuyện của cơ quan lọt vào trong máy.
  • Hãy mở nụ cười thân thiện khi giao tiếp qua điện thoại
Tuy không giao tiếp “mặt đối mặt” nhưng qua điện thoại, người ta có thể cảm nhận được thái độ ứng xử của người đối thoại. Hãy chú ý đến âm điệu và tốc độ giọng nói của mình. Không nên… bắn liên thanh một hồi như bạn … chưa bao giờ được nói rồi thẩy đầu dây bên kia lặng thinh mới hỏi lại.
Có trường hợp gọi điện nhầm số, bạn không nên có thái độ lạnh lùng hay gắt gỏng. Và điều gì sẽ xẩy ra nếu người gọi nhầm máy đấy “chơi thân” với một người đang là đối tác của cơ quan bạn. Một thái độ xã giao, lịch sự phản ánh yếu tố văn hoá công sở mà bạn đang đứng trong đó.
  • Hãy cúp máy nhẹ nhàng
Đừng bao giờ quên “Cám ơn” và một lời chào tốt đẹp trước khi chấm dứt để người nói chuyện với bạn hiểu rằng họ “quan trọng” và “cần thiết” như thế nào. Nếu vì một nguyên nhân khách quan không thể tiếp tục cuộc nói chuyện được thì bạn nên xin lỗi. Vì lý do gì đi chăng nữa thì bạn không nên dập máy trước người gọi.
Cuối cùng, hãy cúp (gác) máy nhẹ nhàng không nên để “cạch” một tiếng chát chúa vào tai người nói chuyện với bạn.
 
Sửa lần cuối:
P

Pear59

Thành viên thân thiết
11/12/06
558
1
18
43
VN
#3
taoxanh; ...chuyển cuộc gọi qua nhiều người [/QUOTE nói:
Khi dòng tiền không tốt vẫn phải áp dụng cách này với chủ nợ ....

:wall:
 
N

nguyen sau

Thành viên sơ cấp
11/9/07
1
0
0
19
#4
Thế mà vài thành viên ở web này "trả thù" mình bẳng cách nháy máy rồi cúp, kể cả nửa đêm. Mình lịch sự gọi lại thì cúp máy. Rất may đi offline mình chỉ cho số lởm thôi. Chán thì vứt. Keke,,,
 
T

TrungVu646

Thành viên sơ cấp
9/2/07
1
0
0
37
Nam Đinh
#5
Nghe hộ ĐT mà kinh đến già!
Mình đi qua phòng Hành chính thấy có ĐT lại không có ai, ngứa tay nhấc lên nghe. Thấy có tiếng đầu bên kia, mình lịch sự hỏi:
- Anh cần gặp ai?
Oái oăm người ta lại hỏi mình: Ai đấy?
Mình vẫn rất lịch sự:
- Anh cần gặp ai?
Rồi bên kia:
- Tôi Vân đây!
Chết cha! Chú giám đốc.
Mất dép luôn.
 

Thành viên trực tuyến

  • thapsangniemtin
  • congbang

Xem nhiều