Để xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp hoàn chỉnh bạn cần cụ thể hóa các vấn đề sau đây:
1. Quy chế lao động, quy chế trả lương, trả lương thưởng, xếp ngạch bậc cho người lao động.
2. Thỏa ước lao động tập thể (nếu có đông nhân viên và thấy việc này là cần thiết) nêu các chế độ cho người lao động được hưởng.
3. Quy định chi tiêu hành chính phí: Lập ra quy định về thủ tục thanh toán, hạn mức kinh phí mỗi cá nhân, vị trí công việc hoặc mỗi sự vụ được phép chi tiêu: các định mức khoán chi phí công tác, điện thoại, tiếp khách, quy trình lập kế hoạch, duyệt mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh. Quy định về các định mức chi phí nội bộ: chi phí đi đường, xăng xe công tác phí, tiền điện, tiền bảo hộ lao động, trang thiết bị dụng cụ trang bị cho từng cá nhân; Quy định về hạn mức công nợ tạm ứng, thanh toán tạm ứng vv...
4. Quy định chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán, của từng vị trí kế toán: Kế toán trưởng làm việc gì, Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán doanh thu vv... Đây là vấn đề quan trọng mang tính định hướng, phân chia công việc cho từng người trong nội bộ phòng kế toán, lưu ý khi xây dựng phải tính đến vấn nhân sự thực tế, khối lượng tác nghiệp của từng phần hành công việc, tính phát triển trong tương lai, tránh phân chia công việc bất hợp lý, người nhiều việc, người ít việc.
5. Quy định về chế độ lưu chuyển chứng từ kế toán: chứng từ thanh toán chi phí, thanh toán lương, thanh toán công nợ, thanh toán mua sắm tài sản dụng cụ, chứng từ ngân hàng, chứng từ kế toán, mỗi loại chứng từ (trong đó quan trọng nhất là chứng từ thanh toán và chứng từ ngân hàng) cần nêu rõ cụ thể bao gồm những giấy tờ gì, gồm những ai ký (chuẩn chi, duyệt chi, đề nghị), qua những khâu nào kiểm soát. Ví dụ chứng từ lượng: Bộ phận sản xuất trực tiếp chấm công lao động, kê năng suất -> Gửi bộ phận kiểm soát sản xuất (có thể là phòng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng tổ chức lao động tiền lương) ký xác nhận -> Gửi phòng tổ chức hành chính (hoặc phòng Kế toán) lập bảng lượng -> Trưởng phòng Tổ chức (Trưởng phòng Kế toán) duyệt-> Giám đốc ký duyệt -> Phòng Kế toán viết phiếu chi và tiến hành chi tiền.
6. Quy định về chế độ lập và gửi báo cáo nội bộ: Tùy theo yêu cầu quản trị thì các bộ phận liên quan phải lập báo cáo, đối chiếu số liệu, giá trị với phòng Kế toán: Ví dụ báo cáo sản xuất, báo cáo bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ khách hàng, báo cáo công nợ nhà cung cấp, báo cáo tiền và các khỏan tương đương tiền, báo cáo các khỏan vay vv... Hệ thống báo cáo này phục vụ mục đích quản trị và mục đích tài chính, tùy vào mức độ cần thiết và tăng cường giám sát mà Doanh nghiệp ra quy định thời hạn lập, gửi báo cáo.
Để thực hiện được các văn bản quy định này, kế toán có thể là người chủ trì và tiến hành lập phiếu khảo sát công việc, gửi cho từng bộ phận, chức năng để họ mô tải lại công việc, có thể bao gồm: Nhiệm vụ chức năng, Đầu tháng làm gì, trong tháng làm gì, hàng ngày làm gì, cuối tháng làm gì, lập những loại báo cáo nào. Từ phiếu khảo sát rồi dự thảo các quy chế nội bộ như trên, thẩm định lại bằng cách trưng cầu ý kiến vv...
Có ai có ý kiến bổ sung gì nữa không nhỉ.