Cám ơn bạn nhưng xăng xe ở đây là xăng xe máy cho nhân viên kinh doanh và tiếp thị. Ví dụ trong hợp đồng lao động bạn ghi phụ cấp điện thoại là 200.000 đ, phụ cấp xăng xe là 200.000 đ. Bạn sẽ phải chi tiêu trong khoảng công ty khoán vượt thì bị truy thu.
Thế nói là chi phụ cấp xăng xe cho nhân viên kinh doanh, tiếp thị cho Công ty mà lại không có hóa đơn xăng thì sao?
Ý mình hỏi là ngoài hóa đơn xăng ra mình còn cần phải ký hợp đồng cung cấp xăng với DN xăng dầu không ?
Khi bạn đã khoán phụ cấp xăng xe, điện thoại và vẫn có doanh thu về cho công ty thì làm sao bạn quản lý được là nhân viên đó gọi điện cho khách hàng hay gọi điện buôn dưa lê cho việc không liên quan đến công ty.
Xăng xe cũng vậy, bạn cử nhân viên ấy đi tiếp thị vùng A, vùng B. Nhân viên đó về báo cáo địa chỉ khách hàng và điện thoại khách hàng mặc dù họ chẳng tiêu tốn hết ngần ấy xăng, bạn quản lý sao là nhân viên ấy dùng xăng cho công việc hay đi việc riêng.
Mình chẳng thích câu trả lời của bạn vì điều đó hiển nhiên ai cũng biết. Mình chỉ muốn hỏi một bộ chứng từ đầy đủ khi trình thuế hợp lệ nhất thôi.
+ TH điện thoại, hàng tháng bạn có thể cấp thẻ điện thoại cho nhân viên và khống chế ở các thẻ đã cấp, nếu vượt số tiền định mức đó thì tự nhân viên bỏ tiền thêm, điện thoại cho KH cũng khống chế ở list danh sách khách hàng, bạn cần lập quy định cho việc sử dụng điện thoại của cty và hạn chế dung điện thoại công ty vào việc riêng, cái này mang tính chất tương đối vì không thể tuyệt đối được, nếu cần lắp tổng đài, nhân viên muốn gọi điện ra ngoài thì phải thông qua tiếp tân nối máy sẽ hạn chế được việc riêng.
+ Bộ chứng từ xăng dầu phụ cấp:
- DN cấp xăng nhân viên đi: HĐ GTGT đơn vị xăng dầu, phiếu xuất kho đổ xăng( DN bạn cần có bồn xăng riêng), lịch trình công tác các điểm đến đi, đề nghị đổ xăng của nhân viên được sếp duyệt, kế toán test dựa trên mức tiêu hao nhiên liệu của xăng + quãng đường + chi phí A% cho việc tồn thất khác trên quãng đường mà có thể tiêu hao thêm xăng xe.
- Nhân viên tự đi mua và đổ : quyết định công tác hoặc lịch trình công tác, bộ phận kinh doanh phải lập và đưa cho phòng kế toán sau đó nhân viên khi đổ xăng cần yêu cầu cây xăng xuất HĐ, phiếu đề nghị tạm ứng, khi công tác về nhân viên sẽ mang HD GTGT xăng dầu về hoàn ứng, chứng từ đầy đủ trong trường hợp này:
Lịch trình công tác, quyết định công tác, HĐ GTGT xăng dầu, phiếu đề nghị tạm ứng, hoàn ứng, phiếu chi, phiếu thu lại tiền ứng(nếu dư).
THân chào!
