Bạn kiểm tra lại kỹ các thông tin trên Hoá đơn khi xuất trả lại hàng. Lưu ý là hàng của Công ty bạn đã nhận đủ theo đúng Hợp đồng giao kết với khách hàng còn số hàng thừa (do khách hàng cung cấp ngoài hợp đồng) cần xác định là loại hàng gì, có trùng với đúng khối, chất lượng như hàng trong HĐ không? về tất cả các thông số hàng hoá, giá cả....Bởi vì đây là một trường hợp phát sinh ngoài hợp đồng hay nói cách khác là một dạng hợp đồng mới. Nếu công ty bạn chấp nhận hàng mà không thông báo lại cho phía bên đối tác thì được hiểu là công ty bạn chấp nhận mua lô hàng phát sinh này theo như HĐ đã ký. Còn nếu đã nhận và có thông báo bằng văn bản về việc khách hàng giao thừa đồng thời có cách giải quyết cụ thể như sẽ xuất trả lại phần thừa, sẽ lưu giữ lại, sẽ thanh toán chênh lệch....thì từ đó làm cơ sở tính toán giữa các bên : như phí vận chuyển, bảo quản, lưu giữ, bảo hành.....Nếu các bên là cùng kinh doanh thì áp dụng Luật Thương mại để giải quyết về việc thanh toán, giao nhận hàng (trường hợp này là giao thừa, quá khối lượng hàng theo HĐ).
Về cách ghi thì ghi như Biên bản giao nhận hàng có kèm theo Hoá đơn GTGT đã tính, trong đó ghi rõ khối lượng, chất lượng, chủng loại, đơn giá theo đúng HĐ đã giao kết đối với phần hàng thừa.
Chúc vui
Thân