Ðề: Kinh nghiệm quyết toán thuế trong công ty thi công cầu đường
Kinh nghiệm quyết toán thuế!
Kinh nghiệm quyết toán thuế cho kế toán bán thời gian. (P1)
Ngành kế toán hay ở chỗ các chuyên gia của nó có thể kiếm tiền bằng các việc làm thêm. Tuy nhiên, đa số ( mình nhấn mạnh là một bộ phận của cộng đồng) các freelancer trong lãnh vực này chỉ mới dừng lại ở việc thực hiện các báo cáo thuế, báo cáo tài chính.
Không phải năm nào cũng cần nhưng việc quyết toán thuế là không tránh khỏi. hiện Cục Thuế TP và các chi cục quận thường kiểm tra quyết toán 2-3 năm một lần. Đây là vấn đề đau đầu với các doanh nghiệp cũng như với cán bộ thuế do các lý do sau:
- Kế toán thường hay thay đổi: có các công ty hầu như thay đổi kế toán hàng năm, hoặc kế toán rời bỏ công ty họ hàng năm. Đây là vấn đề tế nhị, tuy nhiên, các kế toán vào làm trong thời kỳ này hay lãnh đủ bởi thường là việc bàn giao trong 1 hay 2 ngày chẳng thể nào chuyển tải cho hết những vấn đề ( dù đã được giải quyết) trong hai năm trước khi quyết toán.
- Cho dù sổ sách đã được ghi chép đầy đủ, bạn vẫn phải ngồi đó trả lời các câu hỏi của nhân viên thuế. Việc đó là bình thường nếu như bạn không phải đối mặt với các câu hỏi về các niên độ đã quyết toán trước đó nữa. Biện minh cho phần " vô duyên" này, nhân viên thuế vụ hay trả lời rằng " để xem vấn đề đó được giải quyết tiếp ra sao", dù có khi đó chỉ là một bút toán phân bổ đơn giản.
- Dù đồng ý hay không, nhân viên thuế vẫn có xu hướng " moi móc" các sai sót của doanh nghiệp để phạt. Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng hàng năm, cục Thuế được phân bổ chỉ tiêu thu thuế nhé.
Do vậy, ngoài việc nắm chắc các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ quyết toán ( thường là 2 năm- đương nhiên không phải thuộc làu làu nhưng những vấn đề họ hay xem xét đến bạn nên biết - mình sẽ đề cập ở phần sau), một số kinh nghiệm các bạn nên nắm khi chuẩn bị quyết toán:
1) Nhân viên thuế hay đề nghị lịch kiểm tra thích hợp với chính họ, như ngày chuẩn bị làm báo cáo hàng tháng chẳng hạn. Lý do là trong những ngày này doanh nghiệp chưa nộp báo cáo nên họ còn " rảnh". Tuy nhiên, hãy thẳng thừng đề nghị một ngày thích hợp với chính bạn và lưu ý rằng bạn có quyền này.
2) Nhân viên thuế sẽ hỏi thẳng rằng bạn là KT dịch vụ hay ăn lương. Đừng có dại khờ nói bạn làm part-time nhé. Bạn sẽ bị quay bởi vô số lý do mà bạn chỉ nằm mơ mới thấy ( hoặc cũng không thể thấy).
3) Việc vòi vĩnh như có xe đưa đón nhân viên thuế đi kiểm tra, với lý do cục thuế không có xe, là chuyện bình thường. Hãy cười thật tươi với họ và nói rằng mình không thể cung cấp xe được. Bịa bất cứ lý do nào bạn thấy được nhưng không nhượng bộ. Đừng lo vì việc này họ sẽ làm khó bạn - họ vẫn cứ "làm khó" bạn như thường. Việc của họ mà.
4) Mình đã từng gặp trường hợp nhân viên thuế đi taxi đến cổng công ty và yêu cầu bảo vệ báo KTT ra đón. Nếu bạn là KTT và quyết định ra đón họ, bạn sẽ phải thanh tóan cước taxi ( " À, công ty thanh toán cước xe cho tụi mình nhé...vvv" kèm một nụ cười tươi, trời ơi, sao mà từ chối được. Mà ai lại làm hỏng buổi họp quan trọng như việc quyết toán thuế chỉ vì từ chối trả vài chục hay trăm ngàn đồng tiền xe cơ chứ). Tốt nhất hãy bảo nhân viên có trách nhiệm mời họ đến văn phòng của mình và đón tiếp vui vẻ là được.
5) Chủ doanh nghiệp có thể hoặc không đồng tình với bạn về vài điểm trên đây. Cần nhất là thông nhất với sếp của bạn trước về cách làm việc với nhân viên thuế. Tuy nhiên, tốt nhất là bản thân bạn nên sắp xếp trước từ lịch làm việc, phân công, giấy tờ. Nếu như chính bạn không tìm ra bất cứ sai sót gì, thì nhân viên thuế cũng vậy.
Kinh nghiệm quyết toán thuế (P2)
Kiểm tra thuế thì đương nhiên các mục thuế sẽ được ưu tiên kiểm tra, thường thì thứ tự như sau:
1) Thuế VAT
2) Thuế TNCN
3) Các thuế khác ( thuế xuất, nhập khẩu, thuế TTĐB).
4) Thuế TNDN.
Các nhân viên thuế sẽ đi thành từng tốp 2-3 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lương công việc. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu bạn không muốn bị quay vòng vòng một lúc bởi hàng tá câu hỏi của họ, bạn nên sắp xếp lịch trước để không rơi vào tình huống bị động như trên:
1) Thuế VAT: thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Nếu bạn đã sắp xếp hoá đơn theo thứ tự thì chỉ cần một KT viên làm việc với nhân viên thuế này. Có những mục cần chú ý như sau:
1a) Các hoá đơn mua bán TSCĐ: nên kèm theo các hợp đồng, bảng kê, và bảng đăng ký TSCĐ để trình ra luôn khỏi làm mất thì giờ.
1b) Các hoá đơn cho các tài khoản phân bổ :
1c) Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng: cục thuế vừa ra một quy định hấp dẫn rắng các hoá đơn này phải được thanh toán bằng chuyển khoản. Nếu bạn có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo cho họ thì OK, qua nửa buổi làm việc đầu tiên, khát khao kiếm tìm các sai sót của bạn đã giảm đi phân nửa.
1d) Các hoá đơn phí quảng cáo: Có những công ty hạch toán chi phí quảng cáo của họ theo từng dự án, và phân bổ chi phí này theo thời gian dự án. Tuy nhiên, nhân viên thuế sẽ tính hết các chi phí quảng cáo đã xuất hoá đơn là chi phí cho năm đó. Bạn nên tính trước vấn đề này trước khi nộp báo cáo quyết toán nhé ( Tính như thế nào ta bàn ở chủ đề khác).
1e) Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Mặc dù Cục Thuế trong những cố gắng gần đây đã xuất bản khá nhiều các phiên bản phần mềm báo cáo thuế, nhưng tin mình đi, chính họ cũng chẳng mặn mà trong việc xài chúng đâu.
2) Thuế TNCN: Đây là mục nhức đầu nhất vì mọi thứ liên quan đến món thuế này thay đổi xoành xoạch. Tuy nhiên, các chứng từ sau nên sẵn sàng cho công đoạn kiểm tra:
2a) Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương. ( Nó nhiều thật, tuy nhiên việc kiểm tra không phải là việc của bạn lúc này. bạn chỉ việc trình ra thôi. Tốt nhất nên chuẩn bị sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này chuyển cho họ.
2b) Các hoá đơn thu thuế TNCN cho người lao động không thường xuyên. Nghĩa là cục Thuế có bán một loại hoá đơn thuế TNCN, công ty của bạn sau khi khấu trừ thuế này, sẽ cung cấp cho người lao động không thường xuyên một bản. ( bạn chưa biết về nó cũng không sao vì nhiều người cũng chưa biết giống bạn).
2c) Mình từng gặp một bác thuế vụ yêu cầu mình nộp thuế cho phần thu nhập ở Pháp của sếp mình ( sếp là người Pháp) với lý giải rằng Cục Thuế Pháp sẽ khấu trừ phần thuế đã nộp ở Việt Nam ( hic, cái vụ này vui nhưng giải quyết ra sao tuỳ thuộc tài lẻ của từng người. Nói chung viết kỹ quá cũng không nên, hén)
3) Các thuế khác: Tập hợp các chứng từ đầy đủ kèm theo file giải trình.
4) Thuế TNDN:
Liên quan đến loại thuế này là các chi phí sau:
- Phí sản xuất trực tiếp: lại liên quan đến costing. Bạn cần phải giải trình cặn kẽ các chi phí SX liên quan, thành phần và tỷ lệ nguyên vật liệu. Liên quan đến tỷ lệ nguyên vật liệu còn có bảng phân bổ chi tiết nguyên vật liệu mà cục Thuế bắt nộp vào đầu năm. Chuyện chưa nộp bảng này ( Nhớ kỹ là KHÔNG có quy định nào phạt vì chưa nộp đâu nhé) mà vẫn giải quyết êm xuôi cuộc kiểm tra, một lần nữa, thuộc về tài lẻ cuả bạn.
- Phí quản lý: sau khi đã xong phần thuế TNCN, các chi phí lương tính vào PQL đã được thông qua. Một số quy định ngoài luật mà bạn nên biết như sau:
* Phí quảng cáo + ăn nhậu ( mà các kế toán viên hay dùng từ entertainment cho nó đẹp) không được quá 10% TỔNG chi phí SXKD. Phí quảng cáo thanh toán năm nay không được tính cho chi phí năm sau.
