Cách chuyển số liệu vào chứng từ ghi sổ?

  • Thread starter Thread starter Anhchuot
  • Ngày gửi Ngày gửi
A

Anhchuot

Lên thớt...
Theo hình thức chứng từ ghi sổ:

AC đã lên được bảng tổng hợp các chứng từ gốc theo Row (Nợ TK) và Columns (Có TK), cân đối phát sinh - dùng Pivot Table

Các bạn có thể gợi ý giúp mình làm cách nào để chuyển số liệu đã tổng hợp được vào các tờ chứng từ ghi sổ được ko?

Xin cám ơn.
 
Chị cứ cho em 2 cái mẫu ! chứ nói thế này em không hiểu !
 
Đây là một ví dụ, các bạn xem và giúp đỡ AC chút nhé. Cần lên được số liệu trong Chứng từ ghi sổ

 

Đính kèm

cái vụ này thì tôi đang còn chưa xử lý được. Bên tôi vẫn phải ghi tay. Ai có cao kiến gì cho học hỏi với
Minou
 
To Anh Chuot : Gởi bạn File này, có thể chưa vừa ý bạn, nhưng nếu tôi được biết nhiều hơn về các TK bạn thường dùng, hàng tháng bạn có khoảng bao nhiêu CTGS, tôi có thể giúp bạn nhiều hơn. Tuy nhiên đây chỉ là ý tưởng và tôi đã rút DL từ Sheet All Chung Tu chứ không rút từ Bang Tong Hop Chung Tu vì thấy không cần thiết, bạn có thể bổ sung thêm
 
Xin lỗi các bạn, vì mình đã gửi File chưa chỉnh sửa. Mình sẽ gửi lại File khác. Còn File trên đây, nhờ các bạn sửa giúp chút xíu là được, bạn mở Insert/Name/Define , bạn click vào GhiTK, ở hộp Refers To có công thức :
=IF(OR(AND(TK="NO",LEFT('All Chung tu'!$F19,3)=MTK),AND(TK="CO",LEFT('All Chung tu'!$G19,3)=MTK)),"X","")
Sửa lại thành :
=IF(OR(AND(TK="NO",LEFT('All Chung tu'!$F19,3)=LEFT(MTK,3)),AND(TK="CO",LEFT('All Chung tu'!$G19,3)=LEFT(MTK,3)),"X",""), Add là xong.
Sheet All CT : mảng M7:S24 và cột I được Format Font màu trắng , bạn có thể xem các công thức ở đây.
Bạn chọn DS NO-Co trước ở Sheet CT Ghi So, xong bạn chọn TK ở DS kế bên, 2DS này phụ thuộc vào nhau, bạn có thể xem lại ở phần " Hiểu thêm về Validation"
à, nhân tiện cho mình hỏi : TK 2421 là gì, 2422 là gì, mình chỉ biết có 242 là TK CP Trả trước dài hạn thôi
 
Gởi các bạn File khác. Các bạn cần chú ý đây là những công thức đã được đặt tên : TKNo, TKCo, GhiTK. Muốn xem công thức bạn cần chú ý hộp thoại Define Name. Trong File này mình có đưa ra giả thiết để có thể rút cả 3 TK Nợ : 911, 711, 515 vào CTGS số...: Xáx định KQHĐKD, hoặc cả 3 TKCó : 334, 338, 335, vào CTGS số...: PB Lượng & Trích BHXH, BHYT, KPCĐ và NP. Bạn có thể tạo 1 Sheet khác và giấu nó đi cho mảng Mx:Sy...Mình cũng mong các bạn góp ý để cho Excel Fan Club sẽ trở thành nơi gặp gỡ trao đổi lý tưởng nhất về mọi kiến thức Excel, và WKT sẽ tự hào là có trang Excel mạnh nhất VN, vì cho đến nay, chưa có trang Web VN nào có những bài đóng góp nhiều về Excel như ở đây.
 
Ủa, không ai thắc mắc hay cho ý kiến gì cả sao ? Các bạn có mở và đọc được File không ?
 
AC đã thử và thấy đúng như ý AC cần. Tuy nhiên cách làm của chị, em phải nghiên cứu tí để hiểu đã nên chưa có thắc mắc gì. Cái phần định nghĩa bên sheet "All chung tu" em xem cứ loạn cả lên :)

Cám ơn chị nhiều nhiều.
 
To Anhchuot, đúng là thoạt nhìn vào thấy có vẻ khó hiểu lắm, nhưng đó là cách lọc mà theo chị là gọn nhất đấy, và khi em đã hiểu, em sẽ áp dụng được để lọc rất nhiều thứ mà em thích. Em có thể xem lại File "Tự động đưa ra hàng tồn kho của từng công ty", nó cũng được lọc giống y như vậy, có thêm phần kết hợp về Validation để tạo DS thuận lợi hơn trong việc phải gom nhiều bảng biểu lại thành một bảng duy nhất. Validation sử dụng ở cả 2 File này là bài đầu tiên trong "Hiểu thêm về Validation". Những phần đặt tên cho dãy và công thức cũng được đề cập đến trong "Tên và nhãn trong công thức", em có thể mở các hộp thoại Insert/Name/Define ra để tham khảo.
 
Giải thích về cách rút dữ liệu trong File CT Ghi Sổ

To AnhChuot :
Có thể hôm nay, em đã hiểu được cách rút dữ liệu vào CT Ghi So, nhưng dù sao, bài viết này trước tiên xem như món quà của EFC thay lời chúc mừng SN em, sau đó, mời các bạn khác cùng tìm hiểu và theo dõi nhé
Các bạn hãy cùng tôi mở lại File Chung Tu Ghi So, Sheet All ChungTu.
1/ Vào Insert /Name/Define, bạn sẽ nhận thấy tên của các mảng và cột như sau :
- Tên của mảng M7 : O24 là TKN dùng để liệt kê mã, tên của các CTGS bên TK Nợ
- Tên của cột M7:M24 là NO là Mã CTGS của các TK bên Nợ
- Cột N7:N24 là tên của các CTGS bên TK Nợ
- Cột O7:O24 dùng để đánh số TT cho những CTGS có TK bên Nợ được sử dụng trong tháng đó
2/ Tương tự như vậy cho mảng P7:R24 cho những CTGS các TK bên Có. Ta có thêm các tên sau : TKC cho mảng P7:R24, CO cho cột P7:P24.
3/ Đặt tên cho cột S7:S8 là LOAI. Cột S7:S8 gồm 2 dòng NO, CO (NO, CO là tên của 2 cột M7:M24 và P7:P24, nếu các bạn thích đặt tên khác cho những cột này thì bạn sẽ sửa lãi ở 2 dòng S7, S8).
Bây giờ, chúng ta trở lại Sheet ChungTuGhiSo, bạn chỉ cần 1 Bảng duy nhất CTGS mà vẫn rút được dữ liệu của tất cả các loại CTGS có TK có mặt trong bảng Tổng Hợp Các Chứng Từ.
Bạn sẽ sử dụng Data Validation cho C6 và D6 như sau : Thẻ Settings chọn Validation Criteria/Allow là List.
- Tại C6, Source = LOAI (Tên của cột S7:S8/Sheet All Chung Tu)
- Tại D6, Source = INDIRECT(C6). Như vậy, khi C6 là NO, chỉ cột M7:M24 có tên là NO mới xuất hiện trong List của D6 và khi C6 là CO, cột P7:P24 có tên là CO mới xuất hiện trong List của D6 mà thôi.
Đến đây, chúng ta đả tạm xong phần 1 của việc thiết kế bảng biểu của CT Ghi Sổ. Phần rút dữ liệu sẽ được đề cập sau
 
Phần 2- Điều kiện lọc dữ liệu

Chúng ta tạm gọi bảng Tổng Hợp Dữ Liệu trên Sheet All Chung Tu là Database, yêu cầu của chúng ta là rút những hàng dữ liệu nào có TK Nợ hay Có trong Database giống với ô D6 trên Sheet Chung Tu Ghi So.
Tiếp tục đặt tên : ( bạn mở Insert Name/Define hay nhấn Ctrl+F3, dò tên GhiSo, TK, MTK là thấy).
-Cell C6/Sheet Chung Tu Ghi So là TK
-Cell D6 / Sheet Chung Tu Ghi So là MTK
-Cột I7:I20 / Sheet All Chung Tu là Ghiso ( Đánh dấu những hàng nào thoả điều kiện hoặc Nợ (cột F7:F20), hoặc Có (cột G7:G20) giống với giá trị của Chung tu ghi so! D6, thì đánh dấu là "X", nếu không thì để trống.)
Dĩ nhiên cú pháp hàm này đơn giản thôi
=IF(OR(AND(TK="NO",All Chung Tu!F7=MTK),AND(TK="CO",All Chung Tu!G7=MTK,))"X",""). Nhưng nếu Mã TK Nợ, Có có những tiểu khoản phụ như 2421, 2422, 1331, ta phải rút dữ liệu của cả 2 tiểu khoản 2421 và 2422 vào 1 CTGS của TK 242 thì công thức trên phải sửa lại là :
=IF(OR(AND(TK="NO",LEFT(All Chung Tu!F7,3)=LEFT(MTK,3),AND(TK="CO",LEFT(All Chung Tu!G7,3)=LEFT(MTK,3))),"X","").
Công thức này đã bắt đầu dài, nên tôi đặt tên cho nó là GhiTK. Vào Insert/Name/Defeine, trong Name in Workbook nhập GhiTK, trong Refers to bạn nhập đoạn công thức trên.
Đến đây, công việc đặt điều kiện lọc dữ liệu đã tạm ổn, nó giống như File đầu tiên tôi gởi đến các bạn.
Ở File thứ 2, tôi chỉ phát triển điều kiện lọc cao hơn, nghĩa là nếu ta có cả 3 TK khác nhau cùng rút dữ liệi vào 1 CTGS, (td 911, 515, 711 cùng vào CTGS Xác định KQKD), nên công thức phức tạp hơn, tôi sẽ nói sau.
Trở lại vấn đề, khi ta đã đặt tên cho công thức là GhiTK, thì ở cột GhiSo (All Chung Tu!I7:I), ta chỉ cần nhập là =GhiTK, không cần nhập đoạn công thức trên nữa. bạn sẽ thấy có 1 số hàng có chữ "X", và bạn kiểm tra lại xem Nợ, Có của chúng có giống với Cell D6 của Sheet Chung tu Ghi So không ? Nếu đúng , ta sẽ tiếp tục trong phần sau
 
Phần 3 - Sử dụng hàm MATCH, OFFSET và INDEX trong rút lọc dữ liệu

Trước hết, chúng ta nhắc sơ lại ý nghĩa của các hàm, bạn nào cần tìm hiểu kỹ hơn, hãy vào Help của Excel, bạn cũng có thể vào ngay Insert/Function, và Click vào Help on this Function.
1/ Hàm MATCH :
Hàm này cho kết quả là thứ tự của giá trị cần tìm trong một mảng
VD: từ [A3:A9] có giá trị lần lượt là 5; 4; 9; 6; 3; 9; 1.
Nếu tại B3, công thức là : =Match(9,$A$3:$A$9,0) thì kết quả là 3.
Bởi vì thứ tự của số 9 đầu tiên trong mảng là 3. Còn những số 9 tiếp theo thì hàm này không tìm.

Lưu ý hàm này chỉ tìm cho tới khi gặp kết quả đầu tiên. Để phòng trường hợp không có giá trị cần tìm, bạn hãy dùng thêm hàm ISNA.

2/ Hàm OFFSET :
Nếu bạn muốn tìm hết tất cả các số 9 ở trên, bạn hãy dùng thêm hàm OFFSET.
Tại B4, công thức sẽ là :
=MATCH(9,OFFSET($A$3:$A$9,B3,0),0)+B3.
Trở lại File Chung Tu Ghi So, các bạn mở Sheet Chung Tu Ghi So ra, tại Cell A9, tôi đặt công thức dò tìm vị trí hàng đầu tiên có đánh dấu "X" của cột GhiSo trong Sheet All Chung Tu.
A9 =MATCH("X",GhiSo,0)
A10 = =MATCH("X",OFFSET(GhiSo,A9,0),0)+A9
Từ A10, bạn hãy kéo công thức xuống cho đến khi ra kết quả là #N/A (hết hàng có dữ liệu)

3/ Hàm INDEX : cho biết giá trị trong một mảng ở vị trí hàng thứ n và cột thứ m giao nhau
INDEX(array,row_num,column_num)
Như thế, trong File của chúng ta, bạn tuần tự nhập các công thức sau vào các cột tương ứng trên Sheet Chung Tu ghi So để có kết quả cần thiết
B9 = IF(ISNA(A9),"",INDEX('All chung tu'!$D$7:$D$20,$A9,1)) (cột B là cột Trích yếu, tương ứng với cột D của Sheet All Chung TU là Diễn Giải)
C9 = IF(ISNA($A9),"",INDEX('All chung tu'!$F$7:$F$20,$A9,1))
D9 = IF(ISNA($A9),"",INDEX('All chung tu'!$G$7:$G$20,$A9,1))
E9 = IF(ISNA($A9),"",INDEX('All chung tu'!$E$7:$E$20,$A9,1))
Bạn thử tìm hiểu tiếp về ý nghĩa các công thức tại C9, D9, E9... Nếu cột Ghi chú của bạn chỉ là để cho đúng mẫu biểu, không sử dụng, bạn có thể tận dụng cột này, thay vì phải đặt hàm MATCH tại cột A, rồi Format cho Font chữ màu trắng.
Bạn có thể tham khảo thêm cách trích lọc dữ liệu này tại File NK Chung Tu, Sheet InChungTuNX của thanhnhan, và File Baohanh tại "Tự động đưa ra hàng tồn kho của từng công ty".
Với File của thanhnhan53, cột H (Ghi chú)/Sheet InChungTuNX, điều kiện lọc là tại Cell H1, (nếu điều kiện rút trích dữ liệu của bạn bao gồm nhiều điều kiện khác nhau, bạn nên đặt riêng một cột khác và ghi "X" như tôi đã hướng dẫn ở trên)
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, bạn hãy cho biết ý kiến, chúng ta sẽ thảo luận thêm.
 
Bạn hãy vào TV, bài viết này và các File đã được tổng hợp lại và thành một File trên TV.
 
hihi, tại chị Handung viết tắt rồi! TV là thư viện của WKT đó bạn!
Bạn vào đây nhé, nếu vẫn chưa tìm thấy TV ở đâu!
À quên, bạn nhớ gõ có dấu nhé, không sẽ bị xóa bài đấy.
 
cảm on whoamI! minh vao thu vien roi ma cung khong tim thay gi ca , ban co the chi giup minh khong ? cach hoi dap tren WKT la nhu the nao nhỉ? thanks
 
Cho mình hỏi một chút nhé
Tại sao mình mở File này không thể đọc đc toàn bộ phai đều bị mã hoá hết, hướng dẫn cho mình cách để có thể đọc đc. Cảm ơn nhiều
 
Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký để bình luận.

Liên kết

Tâm An kế toán quản trị

Chia sẻ trang

Back
Top