Phần 3 - Sử dụng hàm MATCH, OFFSET và INDEX trong rút lọc dữ liệu
Trước hết, chúng ta nhắc sơ lại ý nghĩa của các hàm, bạn nào cần tìm hiểu kỹ hơn, hãy vào Help của Excel, bạn cũng có thể vào ngay Insert/Function, và Click vào Help on this Function.
1/ Hàm MATCH :
Hàm này cho kết quả là thứ tự của giá trị cần tìm trong một mảng
VD: từ [A3:A9] có giá trị lần lượt là 5; 4; 9; 6; 3; 9; 1.
Nếu tại B3, công thức là : =Match(9,$A$3:$A$9,0) thì kết quả là 3.
Bởi vì thứ tự của số 9 đầu tiên trong mảng là 3. Còn những số 9 tiếp theo thì hàm này không tìm.
Lưu ý hàm này chỉ tìm cho tới khi gặp kết quả đầu tiên. Để phòng trường hợp không có giá trị cần tìm, bạn hãy dùng thêm hàm ISNA.
2/ Hàm OFFSET :
Nếu bạn muốn tìm hết tất cả các số 9 ở trên, bạn hãy dùng thêm hàm OFFSET.
Tại B4, công thức sẽ là :
=MATCH(9,OFFSET($A$3:$A$9,B3,0),0)+B3.
Trở lại File Chung Tu Ghi So, các bạn mở Sheet Chung Tu Ghi So ra, tại Cell A9, tôi đặt công thức dò tìm vị trí hàng đầu tiên có đánh dấu "X" của cột GhiSo trong Sheet All Chung Tu.
A9 =MATCH("X",GhiSo,0)
A10 = =MATCH("X",OFFSET(GhiSo,A9,0),0)+A9
Từ A10, bạn hãy kéo công thức xuống cho đến khi ra kết quả là #N/A (hết hàng có dữ liệu)
3/ Hàm INDEX : cho biết giá trị trong một mảng ở vị trí hàng thứ n và cột thứ m giao nhau
INDEX(array,row_num,column_num)
Như thế, trong File của chúng ta, bạn tuần tự nhập các công thức sau vào các cột tương ứng trên Sheet Chung Tu ghi So để có kết quả cần thiết
B9 = IF(ISNA(A9),"",INDEX('All chung tu'!$D$7:$D$20,$A9,1)) (cột B là cột Trích yếu, tương ứng với cột D của Sheet All Chung TU là Diễn Giải)
C9 = IF(ISNA($A9),"",INDEX('All chung tu'!$F$7:$F$20,$A9,1))
D9 = IF(ISNA($A9),"",INDEX('All chung tu'!$G$7:$G$20,$A9,1))
E9 = IF(ISNA($A9),"",INDEX('All chung tu'!$E$7:$E$20,$A9,1))
Bạn thử tìm hiểu tiếp về ý nghĩa các công thức tại C9, D9, E9... Nếu cột Ghi chú của bạn chỉ là để cho đúng mẫu biểu, không sử dụng, bạn có thể tận dụng cột này, thay vì phải đặt hàm MATCH tại cột A, rồi Format cho Font chữ màu trắng.
Bạn có thể tham khảo thêm cách trích lọc dữ liệu này tại File NK Chung Tu, Sheet InChungTuNX của thanhnhan, và File Baohanh tại "Tự động đưa ra hàng tồn kho của từng công ty".
Với File của thanhnhan53, cột H (Ghi chú)/Sheet InChungTuNX, điều kiện lọc là tại Cell H1, (nếu điều kiện rút trích dữ liệu của bạn bao gồm nhiều điều kiện khác nhau, bạn nên đặt riêng một cột khác và ghi "X" như tôi đã hướng dẫn ở trên)
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, bạn hãy cho biết ý kiến, chúng ta sẽ thảo luận thêm.