Lưu trữ chứng từ kế toán

[MINA]

Lưu trữ chứng từ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có những công ty đến năm năm còn chưa quyết toán xong và các kế toán không làm liên tục trong một thời gian dài trong một công ty, thì những người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học.

Việc lưu trữ chứng từ kế toán có nguyên tắc chung của nó không?

Cách nào theo các bạn là phổ biến và bạn đang áp dụng như thế nào?

Chẳng hạn như : Một cán bộ quản lý thuế bắt buộc một DNTN phải xé tất cả các liên xanh ra lưu ở một nơi khác. Vậy lỡ thất lạc thì bị phạt là điều hiển nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ thì nên lưu trữ như thế nào? Đối với những doanh nghiệp lớn thì cần phải như thế nào? Cô bạn kế tóan trưởng của Mina làm trong một công ty xe máy đã nói với Mina là chứng từ lưu trữ của công ty mỗi năm chiếm mất một phòng diện tích 16m2.

Ở topic này Mina mong nhận được nhiều chia sẻ từ các thành viên đã có công tác kế tóan thâm niên chia sẻ những kinh nghiệm lưu trữ và những khó khăn nếu không lưu trữ đúng. chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh của những năm trước.

 

[PHIHUNGVN]

Lưu trữ chứng từ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có những công ty đến năm năm còn chưa quyết toán xong và các kế toán không làm liên tục trong một thời gian dài trong một công ty, thì những người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học.
Việc lưu trữ chứng từ kế toán có nguyên tắc chung của nó không?
Cách nào theo các bạn là phổ biến và bạn đang áp dụng như thế nào?
Chẳng hạn như : Một cán bộ quản lý thuế bắt buộc một DNTN phải xé tất cả các liên xanh ra lưu ở một nơi khác. Vậy lỡ thất lạc thì bị phạt là điều hiển nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ thì nên lưu trữ như thế nào? Đối với những doanh nghiệp lớn thì cần phải như thế nào? Cô bạn kế tóan trưởng của Mina làm trong một công ty xe máy đã nói với Mina là chứng từ lưu trữ của công ty mỗi năm chiếm mất một phòng diện tích 16m2.
Ở topic này Mina mong nhận được nhiều chia sẻ từ các thành viên đã có công tác kế tóan thâm niên chia sẻ những kinh nghiệm lưu trữ và những khó khăn nếu không lưu trữ đúng. chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh của những năm trước.

Vấn đề MINA đưa ra nếu xét cụ thể thì sẽ bao gồm 2 phần
Phần 1: Tập hợp chứng từ
Phần 2: Lưu trữ chứng từ
Tôi xin trình bày trước quan điểm của mình để mọi người cung tham khảo
Nhưng trước hết dựa trên phần chính do MINA đề ra là lưu trữ chứng từ. Tôi xắp xếp ngược lại theo thứ tự trên

 

[PHIHUNGVN]

Phần 1:
Trong bài này, tôi sẽ trình bày theo kinh nghiệm của tôi để đánh giá tổng quan và cách phân loại tài liệu lưu trữ kế toán

1-Phân loại văn bản, giấy tờ, chứng từ cần lưu trữ
Theo kinh nghiệm của mình và dựa trên căn cứ qui định lưu trữ tôi phân loại chứng từ cần lưu trữ về kế toán theo các nhóm sau:
- Nhóm Văn bản quản lý
- Nhóm Chứng từ kế toán
- Nhóm Sổ sách kế toán
- Nhóm Báo cáo
- Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán

a> Nhóm Văn bản quản lý
Nhóm văn bản quản lý: Là bao gồm các văn bản của đơn vị ban hành hoặc đơn vị chức năng NN ( cơ quan thuế, tài chính...) qui định riêng cho các hoạt động của đơn vị : VD : qui định chức năng nhiệm vụ phòng KT, phân công công việc trong lĩnh vực kế toán, các qui định của công ty về vận hành bộ máy kế toán, kiểm soát nội bộ, trách nhiệm của các phòng ban khác thi thực hiện giao dịch, mua bán.....
b> Nhóm chứng từ kế toán :
- Gồm các chứng gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ...liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán: VD : phiếu thu, chi, chứng từ nhập xuất hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc....
Nhóm này có thể chia chi tiết như sau:
- Chứng từ xử lý giao dịch
- Văn bản, chứng từ hỗ trợ cho từng giao dịch riêng
*Chứng từ xử lý giao dịch quản lý các giao dịch ở mức cơ bản nhất. Ví dụ: gửi tiền và rút tiền của ngân hàng, giao dịch mua bán bằng tiền mặt, giao nhận hàng hoá .... Những loại này thường có một khối lượng lớn và vì vậy, các giao dịch này cần phải được xác định một cách chính xác, rõ ràng về nội dung và thời gian Những thông tin này rõ ràng là rất quan trọng để có thể đánh giá, phân tích và tra cứu nhanh sau khi đã lưu trữ
*V ăn bản chứng từ hỗ trợ giao dịch :
Nội dung của chúng là báo cáo lại các trường hợp ngoại lệ và đưa ra những ý kiến tóm tắt về các hoạt động giao dịch. Loại này sẽ hỗ trợ bạn, đơn vị trong việc quản lý một cách có hiệu quả những hoạt động thường ngày của đơn vị. :
VD: Căn cứ về sự biến động trên thị trường GĐ ra quyết định điều chỉnh giá giá bán cho một lần bán hàng cho trực tiếp đơn vị A...
Bất kỳ một đơn vị nào trong quá trình hoạt động của mình cũng không thể tránh khỏi việc đưa ra các thông tin bổ sung để hỗ trợ việc thực hiện hoạt động
c> Nhóm sổ kế toán :Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết
d> Nhóm báo cáo: gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán : tháng, quí năm.
e> Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán : đây là các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán
Các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế như: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, hợp đồng liên doanh, tài liệu liê quan đến thuế : miễn giảm, phạt, quyết định phân bổ vốn, phân bổ lợi tức, kiểm kê, đánh giá lại hành hóa, định giá tài sản .......
Và cuối cùng một trong những điều kiện kiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy : các chứng từ đều phải in ra và có chữ ký, đóng dấu đầu đủ trước khi lưu trữ.

 

[Thanh Nam]

Không biết vovinhnam phân loại các văn bản quản lý theo cách nào để có hiệu quả nhất ? Phân loại làm sao để khi cần đến là dân kế toán có thể truy xuất nhanh chóng nhất ?
Mình cũng đã từng thử một số cách phân loại văn bản như phân thoe từng lãnh vực doanh thu, chi phí, Văn bản của nhà nước, của ngành....nhưng điều này đòi hỏi tốn nhiều thời gian và công sức. Hiện tại mình đã giảm việc lưu trữ văn bản của nhà nước bằng cách mua dĩa cung cấp văn bản hàng tháng, còn của ngành thì vẫn phải làm theo cách cũ thôi.

 

[PHIHUNGVN]

Không biết vovinhnam phân loại các văn bản quản lý theo cách nào để có hiệu quả nhất ? Phân loại làm sao để khi cần đến là dân kế toán có thể truy xuất nhanh chóng nhất ?
Mình cũng đã từng thử một số cách phân loại văn bản như phân thoe từng lãnh vực doanh thu, chi phí, Văn bản của nhà nước, của ngành....nhưng điều này đòi hỏi tốn nhiều thời gian và công sức. Hiện tại mình đã giảm việc lưu trữ văn bản của nhà nước bằng cách mua dĩa cung cấp văn bản hàng tháng, còn của ngành thì vẫn phải làm theo cách cũ thôi.

ơ chỗ Nam có quá nhiều văn bản quản lý nên Nam xắp sếp theo thế này.
Văn bản kế hoạch - đi - đến
Văn bản tài chính - đi - đến
Văn bản kế toán - đi - đến
Văn bản dự án - đi - đến
mỗi công văn đi đến đều vào sổ và mỗi một loại thì đưa vào sổ riêng
Lưu văn bản theo năm. trước khi lưu có đánh số cho văn bản theo qui định.
Vì văn bản quá nhiều nên có phần mềm quản lý việc này.

 

[Bathanh]

thưa các bác!
Topic này nói về chứng từ kế toán mà? chứ có nói về công nghệ văn thư lưu trữ đâu, mà các bác lưu nhiều thứ thế cơ chứ?
Lưu trữ chứng từ kế toán là công đoạn cuối của quá trình lưu chuyển chứng từ gồm mấy bước:
1. Lập chứng từ kế toán
2. kiểm tra chứng từ
3. ghi sổ kế tóan
4. Lưu trữ chứng từ.

Và một công tác hết sức quan trọng của quá trình này là việc phối hợp thông tin giữa các bộ phận trong hệ thống. Qua đó thiết lập số liên chứng từ kế tóan, vị trí lưu trữ các thông tin và các chứng từ.

 

[PHIHUNGVN]

thưa các bác!
Topic này nói về chứng từ kế toán mà? chứ có nói về công nghệ văn thư lưu trữ đâu, mà các bác lưu nhiều thứ thế cơ chứ?
Lưu trữ chứng từ kế toán là công đoạn cuối của quá trình lưu chuyển chứng từ gồm mấy bước:
1. Lập chứng từ kế toán
2. kiểm tra chứng từ
3. ghi sổ kế tóan
4. Lưu trữ chứng từ.

Và một công tác hết sức quan trọng của quá trình này là việc phối hợp thông tin giữa các bộ phận trong hệ thống. Qua đó thiết lập số liên chứng từ kế tóan, vị trí lưu trữ các thông tin và các chứng từ.

Bác nhầm thế nào ấy chứ, MINA đang hỏi cả hai đấy chứ. Chỉ phải cái cần hỏi thì MINA đi hơi lạc sang chỗ khác thôi.
Và để đáp ứng việc này em đang trình bày ngược lại qui trình. Qui trình đươc trình bày theo 2 bước.
- Lưu trữ chứng từ kế toán
- Tập hợp chứng từ kế toán
Vì ở đây chỉ tập trung về phần chứng từ nên em bỏ qua vấn đề ghi sổ và dồn việc lập chứng từ + kiểm tra chứng từ thành một mục :được gọi là tâp hợp chứng từ.
Với lại kế toán nhà em nó nhiều loại văn bản, chúng từ quá nên phải có công nghệ lưu trữ.

 

[MINA]

Chào các bác, đây là đề tài của Mina nhờ mọi người giúp đỡ, đợi mãihôm nay chưa ai nói gì thêm nên lên tiếng vậy.
To Vo Vinh Nam, Mina không làm lộn ngược đâu, Ở đây Mina chỉ muốn làm thế nào là cách tốt nhất để kế toán của một công ty có thể lưu trữ chứng từ kế tóan tốt nhất để từ đó cho mọi kế tóan có một qui tắc chung trong lưu trữ chứng từ để sau này có thể dễ lục tìm cũng như nếu những người kế nhiệm làm tiếp công việc kế toán.
Cám ơn Vo Vinh Nam, Virgin và Bathanh.

 

[Bathanh]

.......chỉ muốn làm thế nào là cách tốt nhất để kế toán của một công ty có thể lưu trữ chứng từ kế tóan tốt nhất để từ đó cho mọi kế tóan có một qui tắc chung trong lưu trữ chứng từ để sau này có thể dễ lục tìm cũng như nếu những người kế nhiệm làm tiếp công việc kế toán.

Về điều này, tôi xin có ý kiến thế này:
1. Cần tổ chức trước hết là quá trình lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận trong công ty.
Điều này cho phép xác lập chứng từ gốc ban đầu đầy đủ phục vụ quá trình lưu trữ sau này ( số lượng hợp đồng, chứng từ ở các khâu thiết lập).
2. Kế toán có thể phân chia (và nhất quán ở các khâu lập chứng từ kế toán, kiểm soát và lưu trữ) theo tiêu thức nào đó.
- Chẳng hạn theo loại chứng từ kế toán.
- Hoặc theo phần hành kế toán
v.v
Trên cơ sở đó, việc lưu trữ, bảo quản mới bảo đảm việc truy xuất dữ liệu chứng từ gốc thuận lợi, và việc hòan trả chứng từ về đúng vị trí ban đầu.

 

[Chiên da xốp]

Việc lưu trữ Chứng từ kế toán sao cho khoa học và dễ tìm là một việc rất quan trọng trong doanh nghiệp. Không phải chỉ riêng chứng từ kế toán thôi đâu, mà còn rất nhiều chứng từ liên quan (nhưng theo luật thì không phải là chứng từ kế toán) gắn liền công tác kế toán mà bắt buộc phải lưu trữ kèm theo chứng từ kế toán.
Mình chia sẻ kinh nghiệm như sau.
Đầu tiên là phải biết dùng phần mềm để quản lý chúng, excel, access cũng được. Kế đến là phải đặt ra nhiều tiêu chí phân loại trên phần mềm. Chỉ có trên phần mềm mới có thể sắp xếp theo nhiều tiêu thức để dễ quản lý, còn trong thực tế thì mỗi chứng từ chỉ có 1 nên chỉ có 1 cách sắp xếp.
Nên sắp xếp theo kỳ kế toán : năm, rồi tới tháng. Trong mỗi tháng, lại sắp theo loại chứng từ, trong từng loại chứng từ lại sắp theo ngày ghi trên chứng từ gộp thành 1 (tạm gọi là) "tép" chứng từ. Mỗi tép hồ sơ chứng từ , nên có tờ bìa ghi mã (theo mã quản lý trên phần mềm) và nếu liệt kê được các chứng từ trong tép này lên luôn tờ bìa này thì càng tốt.
Việc cất hồ sơ vào tủ nào, ngăn nào phải thể hiện trên phần mềm thì mới dễ tìm. Phải có 1 người chịu trách nhiệm chính về công tác quản lý lưu trữ chứng từ (thường thì nên giao cho tổ trưởng kế toán tổng hợp).
Khi lấy 1 chứng từ nào ra thì phải kẹp 1 cái thẻ vào ngay đó ghi tên chứng từ và sơ lược nội dung, tên người mượn chứng từ, ngày mượn, lý do, ngày hẹn trả ...
Nếu công ty có nhiều chi nhánh thì cần qui định thời gian nộp chứng từ về trụ sở hoặc chứng từ nào cần lưu ở chi nhánh, lưu trong bao lâu...

 

[MINA]

Cám ơn anh Bathanh và Chiên da Xốp, ở đây em đang muốn nói đến những doanh nghiệp nhỏ, qui mô chừng vài chục nhân viên. Chắc chắn một điều là không có môt quản lý chứng từ, nên Mina muốn làm cho một công ty một cách xếp chứng từ logic, có nghĩa là khi kế tóan bước vào công ty thì nên làm theo qui tắc lưu trữ chứng từ này (điều đó có nghĩa là qui tắc đó phải được nhiều người chấp nhận được). Chứ các công ty hiện nay , nhất là công ty TNHH, kế toán chạy liên tục, chỉ có những người vào sau là khổ nhất thôi.

 

[Chiên da xốp]

Cám ơn anh Bathanh và Chiên da Xốp, ở đây em đang muốn nói đến những doanh nghiệp nhỏ, qui mô chừng vài chục nhân viên. Chắc chắn một điều là không có môt quản lý chứng từ, nên Mina muốn làm cho một công ty một cách xếp chứng từ logic, có nghĩa là khi kế tóan bước vào công ty thì nên làm theo qui tắc lưu trữ chứng từ này (điều đó có nghĩa là qui tắc đó phải được nhiều người chấp nhận được). Chứ các công ty hiện nay , nhất là công ty TNHH, kế toán chạy liên tục, chỉ có những người vào sau là khổ nhất thôi.

Thì cách của mình áp dụng được cho cả công ty nhỏ mà. Đâu phải là phải mướn riêng 1 người chỉ để quản lý chứng từ đâu, mà là phải có 1 người chịu trách nhiệm về việc này, có thể là kế toán tổng hợp hay ...kế tóan trưởng luôn thì càng tốt.
Còn nếu ở tại công ty mà không có 1 kế toán nào cả (thuê dịch vụ kế tóan), thì bên dịch vụ kế toán phải lo tổ chức việc này và đề nghị công ty phải cử 1 người chịu trách nhiệm chuyện này. Nhưng người này ít nhất cũng phải biết chút chút kế toán thì mới làm tốt được.

 

[PHIHUNGVN]

Cám ơn anh Bathanh và Chiên da Xốp, ở đây em đang muốn nói đến những doanh nghiệp nhỏ, qui mô chừng vài chục nhân viên. Chắc chắn một điều là không có môt quản lý chứng từ, nên Mina muốn làm cho một công ty một cách xếp chứng từ logic, có nghĩa là khi kế tóan bước vào công ty thì nên làm theo qui tắc lưu trữ chứng từ này (điều đó có nghĩa là qui tắc đó phải được nhiều người chấp nhận được). Chứ các công ty hiện nay , nhất là công ty TNHH, kế toán chạy liên tục, chỉ có những người vào sau là khổ nhất thôi.

Anh nghĩ em có thể vận dụng phương cách của anh cho phần lưu trữ của đơn vị em.
Anh đã áp dụng phương pháp này cho một vài đơn vị có qui mô nhỏ và đều được cả. Các bác khác có ý kiến thêm với MINA nhé.

 

[MINA]

Cám ơn các anh đã giúp Mina trong topic này, không biết có ai lo xa việc lưu trữ chứng từ kế toán của công ty như Mina không nhỉ?

 

[Bathanh]

Cám ơn các anh đã giúp Mina trong topic này, không biết có ai lo xa việc lưu trữ chứng từ kế toán của công ty như Mina không nhỉ?

Ai nói đó là lo xa chứ?
Đặc biệtvới những người làm kế toán cho nhiều doanh nghiệp, ko lo vụ này, chắc tiêu luôn đó, râu ông nọ cắm cằm bà kia là điều ko thể tránh khỏi .
Có thể nói, việc sắp xếp chứng từ kế tóan không chỉ có ý nghĩa với quá trình bàn giao, tra cứu khi có sự thay đổi nhân sự, mà còn có ý nghĩa trực tiếp trong quá trình tác nghiệp, cooking sổ sách cho nhiều đơn vị của 1 KTV.

 

[Chiên da xốp]

MINA ơi,
lo như MINA cũng chưa phải là lo xa đâu. Hàng tháng, hàng quý, hàng năm và mỗi khi tiếp thanh tra quyết toán hay hoàn thuế thì dân kế toán đều đã nếm mùi đau khổ rồi nên ai cũng phải lo chuyện này, nhất là dân kế toán chạy sô. Chỉ có sinh viên mới ra trường thì chưa nếm mùi này thôi.
Còn lo xa thì :
-Chuẩn bị 1 kho riêng và các tủ sắt cho chứng từ.
-Xông hóa chất chống mối mọt và chỉ sử dụng đèn lọc bỏ tia tử ngoại.
-Photo và công chứng mọi chứng từ lưu trữ ở kho phụ
-Đem gởi vào két của ngân hàng, mua bảo hiểm mọi rủi ro ... cho kho chứng từ.
-...
các bạn đừng cho là mình đùa hay viết truyện "kế toán giả tưởng" nhé, mấy công ty bự ở nước ngoài họ làm như thế từ lâu rồi.

 

[MINA]

Thấy anh Chiên da Xốp nói về lưu trữ chứng từ như vậy, Mina nghĩ lại mà giật mình chợt nhớ đến chứng từ KT lưu trữ đến 20 năm, nhưng tại sao lúc mình đi học không học được môn học Lưu trữ chứng từ kế toán riêng nhỉ?