Doanh nghiệp nhỏ được xây dựng trên mối quan hệ cá nhân với khách hàng và sản phẩm hay dịch vụ đều gặp phải khó khăn khi cạnh tranh.
Trong thời kì kinh tế khó khăn này cả các doanh nghiệp nhỏ cũng như những khác hàng thân thiết nhất của chúng tôi cũng đặc biệt gặp khó khăn trong vấn đề cân bằng quỹ tiền mặt trong khi luồng tiền đi vào giảm xuống mức nhỏ giọt. Có một số chiến lược có thể sử dụng để tăng luồng tiền cho công ty. Không ai muốn khách hàng của mình gặp khó khăn về quỹ tiền mặt để dẫn đến sự khó khăn về quỹ tiền mặt của chính công ty mình.
Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng trong hợp đồng
Trao đổi điều khoản thanh toán với khách hàng qua điện thoại, email hay thư tay, bạn hãy chắc chắn rằng điều khoản thanh toán phải được trao đổi rõ ràng. Cho dù điều khoản thanh toán là ngay khi giao hàng, thanh toán trước, thanh toán trong vòng 10 ngày hay 30 ngày, bạn hãy chắc chắn rằng điều khoản thanh toán được ghi rõ trên hợp đồng, hóa đơn, hay tổng hợp công nợ được gửi đến khách hàng.
Giao hàng đúng hẹn
Khi bạn chấp nhận một đơn hàng, hãy gửi thông báo về thời gian hoàn thành và thời gian giao hàng cho khách hàng ngay trước khi bạn bắt đầu quá trình xử lý đơn hàng. Nếu việc thực hiện hoàn thành đơn hàng bị gián đoạn thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến khách hàng và làm tăng khả năng công ty bạn sẽ phải bồi thường, trả hàng hay không được thanh toán.
Gửi hóa đơn ngay khi hoàn thành đơn hàng
Thật tồi tệ nếu sau khi hoàn thành đơn hàng, hóa đơn không được gửi đến khách hàng trong vòng 30 ngày hoặc sớm hơn. Khoảng thời gian giữa việc hoàn thành đơn hàng và gửi hóa đơn thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ càng dài thì nhận thức của khách hàng về giá trị của giao dịch sẽ giảm.
Hãy dành ít nhất một buổi sáng hoặc chiều mỗi tuần để gửi hóa đơn thanh toán tới khách hàng đều đặn. Điều này không có nghĩa là tất cả các đơn hàng sau khi hoàn thành thì phải gửi hoá đơn hoặc yêu cầu thanh toán ngay, nhưng nó cũng có thể giúp bạn chắc chắn hoá đơn đã được gửi đến khách hàng. Hóa đơn được gửi càng sớm thì bạn có thể được thanh toán càng sớm, hoặc bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để giải quyết những vấn đề phát sinh với khách hàng này trước khi chấp nhận một đơn hàng khác.
Trong thời kì kinh tế khó khăn này cả các doanh nghiệp nhỏ cũng như những khác hàng thân thiết nhất của chúng tôi cũng đặc biệt gặp khó khăn trong vấn đề cân bằng quỹ tiền mặt trong khi luồng tiền đi vào giảm xuống mức nhỏ giọt. Có một số chiến lược có thể sử dụng để tăng luồng tiền cho công ty. Không ai muốn khách hàng của mình gặp khó khăn về quỹ tiền mặt để dẫn đến sự khó khăn về quỹ tiền mặt của chính công ty mình.
Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng trong hợp đồng
Trao đổi điều khoản thanh toán với khách hàng qua điện thoại, email hay thư tay, bạn hãy chắc chắn rằng điều khoản thanh toán phải được trao đổi rõ ràng. Cho dù điều khoản thanh toán là ngay khi giao hàng, thanh toán trước, thanh toán trong vòng 10 ngày hay 30 ngày, bạn hãy chắc chắn rằng điều khoản thanh toán được ghi rõ trên hợp đồng, hóa đơn, hay tổng hợp công nợ được gửi đến khách hàng.
Giao hàng đúng hẹn
Khi bạn chấp nhận một đơn hàng, hãy gửi thông báo về thời gian hoàn thành và thời gian giao hàng cho khách hàng ngay trước khi bạn bắt đầu quá trình xử lý đơn hàng. Nếu việc thực hiện hoàn thành đơn hàng bị gián đoạn thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến khách hàng và làm tăng khả năng công ty bạn sẽ phải bồi thường, trả hàng hay không được thanh toán.
Gửi hóa đơn ngay khi hoàn thành đơn hàng
Thật tồi tệ nếu sau khi hoàn thành đơn hàng, hóa đơn không được gửi đến khách hàng trong vòng 30 ngày hoặc sớm hơn. Khoảng thời gian giữa việc hoàn thành đơn hàng và gửi hóa đơn thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ càng dài thì nhận thức của khách hàng về giá trị của giao dịch sẽ giảm.
Hãy dành ít nhất một buổi sáng hoặc chiều mỗi tuần để gửi hóa đơn thanh toán tới khách hàng đều đặn. Điều này không có nghĩa là tất cả các đơn hàng sau khi hoàn thành thì phải gửi hoá đơn hoặc yêu cầu thanh toán ngay, nhưng nó cũng có thể giúp bạn chắc chắn hoá đơn đã được gửi đến khách hàng. Hóa đơn được gửi càng sớm thì bạn có thể được thanh toán càng sớm, hoặc bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để giải quyết những vấn đề phát sinh với khách hàng này trước khi chấp nhận một đơn hàng khác.
