Thường trường hợp số âm này phát sinh do nguyên nhân hàng thực tế đã về kho nhưng do chưa nhận được đầy đủ hóa đơn, chứng từ nên kế toán chưa làm thủ tục nhập kho, trong khi đó đã bán hàng cho khách, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu. Ghi nhập doanh thu, phần mềm đòi có giá vốn -> phải nhập giá vốn -> phải có bút toán xuất kho -> số âm tại một số thời điểm. Vấn đề này cũng không có gì nghiêm trọng, nếu theo đúng chế độ thì phải tạm nhập khi hàng thực về kho, tuy nhiên như vậy mất thời gian nên thường kế toán đợi đầy đủ chứng từ mới nhập hàng. Tất nhiên không để số âm tại các thời điểm cuối tháng, quý, năm được.