Ðề: Đặt in hóa đơn năm 2012 tu in.
I/ Thực trạng của việc đặt in và tự in hóa đơn của doanh nghiệp
1. Căn cứ pháp lý
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 14/05/2010 Qui định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Thông tư số 153/2010/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn về hóa đơn đặt in, tự in, các doanh nghiệp ngoài việc đặt in hóa đơn, có thể tự in hóa đơn
- TT số 13/2011/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010. Qui định về đối tượng được sử dụng phần mềm hóa đơn tự in.
- Công văn Số: 908/TCT-CS ngày 18/03/2011 của Tổng cục thuế hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn tự in
Đây là một hướng mở ra cho các DN trong việc tự chủ cung cấp hóa đơn khi bán Hành hóa và dịch vụ.
2. Một số thay đổi nhận thức về hóa đơn
- Đối tượng được in hóa đơn: CQT, Các nhà in đủ điều kiện nhận in hóa đơn quyển cho DN theo qui định của pháp luật, DN sử dụng máy tính, máy in và phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm hóa đơn tự in, cổng điện tử để tạo hóa đơn, in hóa đơn từ giấy A4 thường.
- Về hình thức hóa đơn sử dụng: Trong cùng một thời điểm doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời 2 hay nhiều hình thức hóa đơn như: Hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử. Trong mỗi hình thức hóa đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn như: Hóa đơn thuế GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, . . Trong mỗi hình thức hóa đơn, doanh nghiệp có thể tự tạo nhiều mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn khác nhau. Kết thúc quý, doanh nghiệp phải tổng hợp và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế về tất cả các hình thức, loại, mẫu hóa đơn đã và đang sử dụng.
- Về màu các liên hóa đơn: Không qui định về mầu, chỉ qui định về tên và số lượng các liên hóa đơn như: Tối thiểu phải có 2 liên, liên 1: Lưu, liên 2: Giao khách hàng, từ liên thứ 3 do DN tự đặt tên. .
- Các qui định khác không bắt buộc: Tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo trên hóa đơn. Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt buộc. Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.
2. Ưu và nhược điểm của hóa đơn đặt in
a) Ưu điểm: Hóa đơn quyển dễ sử dụng: Có thể viết hoặc in thông tin đồng thời lên các liên, có thể mang theo để sử dụng khi đi xa khỏi trụ sở doanh nghiệp.
- Người nhận hóa đơn dễ dàng chấp nhận ( theo thói quen cũ )
b) Nhược điểm: Khi ký hợp đồng đặt in, Phụ thuộc vào năng lực của từng nhà in, thời điểm đặt in có thể bị chậm được lấy hóa đơn về sử dụng.
- Chi phí in hóa đơn càng ngày càng đắt ( do giá vật liệu, nhân công tăng, số lượng in ít ), lãng phí khi người sử dụng xóa, hủy hóa đơn.
- Việc bảo quản khó khăn, dễ hỏng do cháy, ẩm, rách, dễ bị mất, bị lợi dụng, dễ vi phạm về chế độ hóa đơn như viết sai, hỏng, tẩy xóa, viết cách ngày, tháng, thông tin 3 liên không khớp nhau, không đủ thông tin theo qui định khi sử dụng.
- Hóa đơn in giả phát sinh nhiều, khó tra cứu và phát hiện, nhất là khi tội phạm làm giả hoa văn, logo, con dấu, tên, mã số thuế của doanh nghiệp khác đi đặt in hoá đơn quyển và bán ra thị trường.
3. Ưu và nhược điểm của phần mềm hóa đơn tự in
a) Ưu điểmViệc sử dụng phần mềm tự in hóa đơn nhằm đáp ứng tốt yêu cầu của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và sẽ đem lại những lợi ích rõ ràng cho công tác quản lý và chi phí của doanh nghiệp.
1. Giảm thủ tục hành chính: Các phần mềm hóa đơn tự in đã thiết lập sẵn quy trình đăng ký và sử dụng hoá đơn theo quy định của Tổng cục thuế như: Lập thông báo phát hành, Quyết định sử dụng và Mẫu hoá đơn, BC tình hình SD hoá đơn,.. giúp doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký và sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
2. Chủ động in ấn hóa đơn: Phần mềm hỗ trợ các hình thức Hóa đơn Tự in, Hóa đơn Đặt in và Hoá đơn Điện tử giúp doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn một hoặc đồng thời nhiều hình thức tạo mẫu, in ấn, phát hành hóa đơn.
3. Kiểm soát từ xa: Đối với DN có nhiều cửa hàng, văn phòng đại diện hay chi nhánh. Các chi nhánh có thể lập hoá đơn và bộ phận kế toán tại trụ sở chính chủ động kiểm soát việc lập và in hoá đơn, tiết kiệm chi phí, phục vụ kinh doanh kịp thời.
4. Kê khai và nộp thuế qua mạng: Một số phần mềm đã tích hợp chữ ký số để có thể kết xuất Tờ khai Thuế giá trị gia tăng, các Bảng kê hoá đơn đầu vào, đầu ra, các Báo cáo tài chính… giúp DN kê khai thuế qua mạng nhanh chóng và tiện lợi.
5. Hạch toán kế toán tức thì: Với những phần mềm in hóa đơn thông thường, người dùng sẽ phải mất thời gian để nhập lại chứng từ vào phần mềm kế toán. Với các phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn tự in, các hóa đơn được tự động chuyển qua phân hệ kế toán bán hàng để hạch toán doanh thu, công nợ một cách tức thì
b) Nhược điểm: Phụ thuộc vào nguồn điện, sự hoạt động của máy tính, máy in, phần mềm, Người sử dụng phải hiểu biết về tin học và sử dụng máy vi tính.
- Người nhận hóa đơn và một số cơ quan chức năng còn chưa thay đổi nhận thức về hình thức hóa đơn tự in nên sẽ gây khó khăn cho người cung cấp.
II/ Giải pháp sử dụng phần mềm hóa đơn tự in và sự kết hợp cả 2 hình thức hóa đơn là tự in và đặt in
Khi doanh nghiệp sử dụng kết hợp cả 2 hình thức hóa đơn đặt tin và phần mềm tự in hóa đơn sẽ làm tăng gấp đôi lợi ích và giảm triệt để những điều bất lợi giúp các doanh nghiệp hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hoá đơn; đơn giản hoá việc phát hành, quản lý hoá đơn; đơn giản hoá thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hoá đơn; hoá đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp mà vẫn tiết kiệm được tối đa chi phí.
1. Quy trình áp dụng hình thức hóa đơn tự in
Các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn đặt in và đang có nhu cầu sử dụng hóa đơn tự in thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in
Quyết định áp dụng hóa đơn tự in phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in.
Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn
Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình.
Mẫu hóa đơn tự in phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 153:
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ thì phải lập thông báo phát hành hóa đơn. Dn tự in hóa đơn phải lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Trên thông báo phải ghi rõ: Tên loại hóa đơn , Ký hiệu hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ngày bắt đầu sử dụng, Số lương hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...), và kèm theo các mẫu của hóa đơn đó. Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu của các hóa đơn phải được gửi cho CQ thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng các mẫu hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ.
Bước 4: Lập và in hóa đơn theo mẫu đã phát hành : Sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục quyết định áp dụng hóa đơn tự in, khởi tạo hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, các doanh nghiệp có thể lập và in mẫu hóa đơn theo đúng mẫu đã thông báo phát hành.
III/ Điều kiện để các doanh nghiệp được tự in hóa đơn trên phần mềm
a) Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm: - Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, KD theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ một (01) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
b) Tổ chức kinh doanh đang hoạt động không thuộc các trường hợp nêu tại điểm a khoản này được tự in hoá đơn để sử dụng cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế; Có doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ;
- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;
- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước”.
IV/ Lựa chọn phần mềm tự in hóa đơn
Hiện nay trên trang thông tin điện tử ngành thuế:
www.gdt.gov.vn, chuyên mục hóa đơn, đã có 15 nhà cung cấp phần mềm tự in hóa đơn được Tổng cục Thuế công nhận đạt tiêu chuẩn. Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn tự in được Tổng cục Thuế công nhận để đảm bảo chất lượng, không mắc lỗi kỹ thuật, đáp ứng đủ các yêu cầu nghiệp vụ và các mẫu hóa đơn, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn về bảo mật, an toàn dữ liệu, có khả năng quản lý mã số hóa đơn duy nhất và có giải pháp chống in giả.
