Xử lý bút toán trùng trong phần mềm kế toán

[thandong_it]

Chào Các bác !!

Các bác nào có phưưong pháp xử lý bút toán trùng trong phần mềm kế toán hiện nay cho em vài ý kiến với.


Rất mong được sự trao đổi với các bác

 

[Nhat Dieu]

Cho mình hỏi là bạn đang dùng phần mềm kế toán nào? Vì mỗi chương trình sẽ có mỗi kiểu làm khác nhau.

Mà bút toán trùng của bạn nghĩa là sao, thực sự mình chưa rõ ý của câu hỏi.
Một bút toán mà bạn làm 2 lần hay sao?

 

[thandong_it]

To Nhatdie

Chúng ta ở đây không cần phải lấy phần mềm nào ra làm ví dụ, Chúng ta chỉ đưa ra những vấn đề để trên cơ sở cộng đồng tạo nên sức mạnh và cùng nhau học hỏi. Như theo tôi được biết thì các phần mềm ở VN mà xử lý được cái này chỉ có thể nói là khiêm tốn thôi, Không xư rlý ngon đâu mà bạn lấy ra tham khảo.

Thế này nhé. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa và hiểu thế này: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần. Nhung khi một nghiệp vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau-> sẽ được kế toán theo dỏi ở 2 phân hệ khác nhau.
Ví dụ: Debit Cash/Credit Cash in Bank
Thì sẽ có 2 Bộ phận nhập vào đấy là kế toán Cash và Kế toán Cash in Bank. Và như vậy khi vào Database thì sẽ xẩy ra hiện tượng Duble Entries. Như vậy sẽ xẩy ra bút toán trùng. Tương tự như các Case khác Như là mua TSCĐ, Vật tư hàng hóa = tiền, tiền gửi....

Vấn đề là xử lý như thế nào khi có hiện tượng trên xẩy ra.

Các bạn cứ vô tư thảo luận và vất tất cả hết các phương pháp xử lý trùng trong phần mềm kế toán của mấy ông Việt Nam ra nhé

Trân trọng:0frown: :0frown:

 

[hangiang]

To Nhatdie

Thế này nhé. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa và hiểu thế này: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần. Nhung khi một nghiệp vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau-> sẽ được kế toán theo dỏi ở 2 phân hệ khác nhau.
Ví dụ: Debit Cash/Credit Cash in Bank
Thì sẽ có 2 Bộ phận nhập vào đấy là kế toán Cash và Kế toán Cash in Bank. Và như vậy khi vào Database thì sẽ xẩy ra hiện tượng Duble Entries. Như vậy sẽ xẩy ra bút toán trùng. Tương tự như các Case khác Như là mua TSCĐ, Vật tư hàng hóa = tiền, tiền gửi....

Vấn đề là xử lý như thế nào khi có hiện tượng trên xẩy ra.

Trân trọng:0frown: :0frown:

Theo Tôi thì ở hệ thống dữ liệu chung, vẫn cứ để cho nó trùng, chẳng có vấn đề gì cả, đến khi xử lý dử liệu tổng hợp, bước đầu tiên là fải khử trùng. thứ tự khử trùng sẽ ưu tiên cho TM trước, sau đó đến Ngân hàng ...

Hẹn gặp ở SN WKT lần 3 tại ĐN,

Hangiang

 

[HảiĐăng]

Chào Các bác !!

Các bác nào có phương pháp xử lý bút toán trùng trong phần mềm kế toán hiện nay cho em vài ý kiến với.

Rất mong được sự trao đổi với các bác

Bạn hỏi theo góc độ người lập trình? (thandong_it= Thần Đồng IT?)
Bạn có thể viết code cho Revert bút toán thừa.
Còn người làm kế toán thì có thể nhập bút toán điều chỉnh

 

[nedved]

Tớ thấy có một số phần mềm kế toán trên WKT này có chức năng khử các bút toán trùng đấy.

Chỉ có điều theo ý tớ, cái trùng cần phải khử quan trọng nhất lại không nằm ở trong phần mềm kế toán. Trùng nằm ở trong việc thiết kế hệ thống và phân công phân nhiệm giữa các kế toán mới là điều quan trọng. Có sự trồng chéo giữa các kế toán thì mới có thể xảy ra các bút toán trùng kiểu như thế chứ.

Cái ví dụ của đồng chí IT được hiểu như thế này, một nghiệp vụ rút tiền ra khỏi ngân hàng nhập quỹ sẽ phát sinh 2 loại chứng từ: phiếu thu và báo Nợ NH, khi đó nếu có 2 kế toán khác nhau phụ trách tiền mặt và tiền gửi thì có thể dẫn đến tình trạng có 2 bút toán cho một nghiệp vụ. Khi nhập quỹ, lập phiếu thu, kế toán TM ghi và khi Báo Nợ NH về, Kế toán NH ghi.

Vấn đề nó ở cái chỗ đấy. Nếu như công việc rút tiền NH về để phục vụ chi tiêu nhỏ bằng TM chỉ được giao cho một kế toán phụ trách thì sẽ không có tình trạng trên. Cũng như trường hợp kế toán công nợ (thanh toán), nếu có kế toán thanh toán quản lý TM riêng và Thanh toán quản lý TGNH riêng thì có thể sẽ xảy ra trùng như rút tiền NH về nhập quỹ, sau đó mới thanh toán. Nhưng nếu chỉ có kế toán phụ trách công nợ theo đối tượng thì sẽ kô xảy ra trùng được.

IT nhớ khi làm mấy ông Banana có hệ thốgn rắc rối, nhiều con ông cháu cha làm việc khiến cho KTT không biết xếp việc ntn thì phải chú ý đánh giá nó, xem có khả năng rủi ro nó nằm ở đâu nhé

 

[hat]

Bạn tham khảo thêm về bút toán trùng ở đây nhé!

 

[HảiĐăng]

...
Thế này nhé. Trong kế toán máy khái niệm bút toán trùng được định nghĩa và hiểu thế này: Mỗi một nghiệp vụ kế toán sẽ được cập nhật vào máy 1 lần. Nhung khi một nghiệp vụ kế toán liên quan đến 2 phần hành khác nhau-> sẽ được kế toán theo dỏi ở 2 phân hệ khác nhau.
Ví dụ: Debit Cash/Credit Cash in Bank
Thì sẽ có 2 Bộ phận nhập vào đấy là kế toán Cash và Kế toán Cash in Bank. Và như vậy khi vào Database thì sẽ xẩy ra hiện tượng Duble Entries. Như vậy sẽ xẩy ra bút toán trùng. Tương tự như các Case khác Như là mua TSCĐ, Vật tư hàng hóa = tiền, tiền gửi....

Vấn đề là xử lý như thế nào khi có hiện tượng trên xẩy ra.

Trân trọng:0frown: :0frown:

Như vậy là trùng về định khoản và số tiền chứ không phải bút toán trùng. Theo mình hiểu, bút toán trùng là ở cùng 1 phần hành bút toán đó được nhập hơn 1 lần.
Với mô tả của bạn, có nhiều cách xử lý
- đối với lập trình: Loại bỏ 1 trong 2 cái nếu dùng mã chứng từ cho mỗi phần hành (Ví dụ phần hành Tiền mặt có mã chứng từ TM, Ngân hàng có mã chứng NH, vật tư có mã VT ...) Và người lập trình kiểm tra bút toán có cùng định khoản, cùng số tiền để loại trừ
- Viết chương trình, chỉ cần nhập dữ liệu 1 bên và được tự động cập nhật sang bên kia (có thể thông qua tài khoản gọi là Reconciliations)
- đối với cách hạch toán: Sử dụng TK trung gian để không còn định khoản trùng nữa (Ví dụ: bên tiền mặt: Nợ 1111/Có 113, còn bên Ngân hàng nhập Có 1121/ Nợ 113)

 

[hai2hai]

Theo tôi thì ở hệ thống dữ liệu chung, vẫn cứ để cho nó trùng, chẳng có vấn đề gì cả, đến khi xử lý dử liệu tổng hợp, bước đầu tiên là fải khử trùng. thứ tự khử trùng sẽ ưu tiên cho TM trước, sau đó đến Ngân hàng ...

Hê hê, cái này chắc đúng ý của thandongit rồi chứ.

Các bác nào có phưưong pháp xử lý bút toán trùng trong phần mềm kế toán hiện nay cho em vài ý kiến với.
Rất mong được sự trao đổi với các bác

Tuy nhiên, ý của thandongit là mong muốn các bạn thảo luận cách thiết kế phần mềm để làm cái việc khử trùng đó.

Còn với tớ, 1 hệ thống tích hợp hoàn hảo có thể ... ko có chuyện khử trùng...hê hê, chỉ là nhận xét cá nhân của tớ thôi.

Lý giải là: (trích lời của Nedved)

Một nghiệp vụ rút tiền ra khỏi ngân hàng nhập quỹ sẽ phát sinh 2 loại chứng từ: phiếu thu và báo Nợ NH, khi đó nếu có 2 kế toán khác nhau phụ trách tiền mặt và tiền gửi thì có thể dẫn đến tình trạng có 2 bút toán cho một nghiệp vụ. Khi nhập quỹ, lập phiếu thu, kế toán TM ghi và khi Báo Nợ NH về, Kế toán NH ghi.

--> 2 phiếu thu và báo nợ NH này sử dụng chung 1 dữ liệu thống nhất sau khi 1 trong 2 phiếu đã posted to GL (lúc đó dữ liệu nằm trên 1 record trong sổ cái (GL) chẳng hạn) (ở các phần hành kế toán, người dùng chỉ thấy khác nhau về trạng thái và 1 vài thuộc tính riêng của chứng từ mà thôi). Như vậy, chi tiết theo từng góc nhìn vẫn lên, nhưng khi tổng hợp bác cáo bảng cân đối kế toán,... thì vẫn không bị trùng (Vì dữ liệu chỉ lấy ở Sổ cái ra mà thôi).

Ví dụ: Rút 500.000 về nhập quỹ
Kế toán tiền mặt vào sổ: Cr 111/Dr 112
Đồng thời kế toán Ngân hàng cũng vào sổ: Cr 111/Dr 112

Thực ra, trên hệ thống phần mềm làm gì có chuyện làm đồng thời. Trên 1 hệ thống bao giờ cũng có người thực hiện trước và thực hiện sau. 1 trong 2 người làm kế toán trên sẽ làm động tác Ghi sổ (Posted to GL)
và khi đó, người làm phần hành kia sẽ inherit cái dữ liệu của cùng 1 nghiệp vụ do người trước tạo ra (có thể chứng từ lúc này sẽ bổ sung thêm các thông tin khác và có thêm trạng thái mới).

Không hiểu tớ nghĩ thế có đúng ko? thandongit phản biện và trình bày theo cách của cậu đi.

 

[hangiang]

Tuy nhiên, ý của thandongit là mong muốn các bạn thảo luận cách thiết kế phần mềm để làm cái việc khử trùng đó.

Tôi cũng đoán như thế

... và khi đó, người làm phần hành kia sẽ inherit cái dữ liệu của cùng 1 nghiệp vụ do người trước tạo ra (có thể chứng từ lúc này sẽ bổ sung thêm các thông tin khác và có thêm trạng thái mới).

Tôi nghĩ rằng cái vụ này khó và không khả thi lắm khi áp dụng vào thực tế.

bút toán DK trùng xảy ra trong các trường hợp sau :
- Rút tiền Ngân hàng nhập quỹ (hoặc ngược lại)
- Dùng TM/TGNH mua vật tư, hàng hoá
- Bán hàng thu tiền mặt
- ...

Cách khử trùng của tôi như sau (khử trùng trong phần mềm) :

1. Khi khai thác số liệu của từng phần hành (người/mảng) riêng biệt => không có trường hợp khử trùng xảy ra

2. Khi khai thác số liệu tổng hợp :
+ Lấy toàn bộ dữ liệu tiền mặt phát sinh
+ Lấy toàn bộ dữ liệu tiền ngân hàng phát sinh nhưng loại trừ những "anh" nào có dính đến TM
+ Lấy toàn bộ dữ liệu mua hàng nhập kho phát sinh nhưng loại trừ những "anh" nào có dính đến TM và TGNH
+ Lấy toàn bộ dữ liệu mua hàng TSCĐ ... phát sinh nhưng loại trừ những "anh" nào có dính đến TM và TGNH
+ Lấy toàn bộ dữ liệu xuất bán hàng hoá phát sinh nhưng loại trừ những "anh" nào có dính đến TM và TGNH
+ ....

việc khử trùng này là bắt buộc trước khi tiến hàng xử lý, vì vậy nó sẽ tự động làm việc chứ không cần phải thiết kế "nút tick" để khử trùng như có bạn nào đó đã nêu

3. Cho dù bạn có thiết kế hệ thống phân công nhiệm vụ giữa các kế toán như thế nào, hoặc là sử dụng tài khoản trung gian khi nhập dữ liệu thì cũng cần fải có bước xử lý trùng nếu như muốn đưa phần mềm của mình áp dụng đại trà, phổ biến vì bạn không thể áp đặt cứng nhắc có người sử dụng được

Hangiang

 

[hai2hai]

Hi Hangiang,

Theo mình, cách của bạn hay đấy, trên các phiếu thu tiền mặt ko còn phải check cái check box là bút toán trùng nữa.

Thanks Hangiang đã chia sẻ cách làm của bạn.

ThandongIT nghĩ thế nào nhỉ? Cậu trình bày cách của cậu đi.

 

[thandong_it]

Chào cả nhà

Ý kiến của Hangiang, Hai2hai, Nedved .. và toàn bộ mọi người là rất hay. Trong từng trường hợp cụ thể chúng ta sẽ xử lý như của ban Ngangiang.
Phải nói chúng ta thảo luận để cùng nhau tiến bộ với phương châm Cộng đồng là sức mạnh. Trong cuộc sống có thể có điều bạn cũng không hiểu biết hết được và như vậy chúng ta mới tham khảo ý kiến của mọi người. Vấn đề ở đây chúng ta không xem thường một ai khác mà chúng ta phải có thái độ trao đổi để cùng tiến bộ. Ý của mình gửi đến HaiDang là muốn bạn hiểu những gì mình nói, ở trên để chúng ta trao đỏi thật vô tư và không có ý kiến nào khác ( Còn Nick của tôi là Thandong_it nếu bạn cảm thấy tôi coi thường bạn và dân IT thì hảy đính chính lại nhé. ) Như Hai2Hai nói đấy, và cũng có thể bạn đã không hiểu hết mình rồi..Hảy bỏ cái ý nghĩ đấy ra khỏi cái Head của bạn đi nhé )

Còn theo Tôi cách xử lý đơn giản có thể dùng là
1. Phân quyền cho các người có trách nhiệm thực hiện các chức năng khác nhau để đảm bảo khỏi trùng (Như Anh Nedved nói Thanks Nedved nhé)

2. Cũng có thể xử theo bạn ngân giang nhưng sẽ xxẩy ra trường hợp không xử lý được là

1. Chuyển tiền giữa các ngân Hàng ( HT Nợ 112 (A)/ Có 112 (B) Nếu như cách của Hângiang làm thì hiện tượng trên vẫn không khắc phục được) tương tự cho việc chuyển từ bút toán trong nhóm Cash với nhau.

3. Cách 3 là trường hợp như Hai2Hai nói Trong cái DB của kế toán sẽ có một Field có Name là " bút toán trùng " <BTTrung" mang Type Logic (T, F)
chúng ta sẽ làm

Case 1"

1. --> Đối với kế toán Tiền mặt sẽ được ưu tiên cao nhất tức là trong bất cứ trường hợp nào liên quan đến Cash in Bank Field <BTrung> =.f.

2.---> Đối với tiền gửi ngân hàng sẽ được ưu tiên thứ2 tức là Khi Hạch toán liên quan đến " Cash on Hand " Thì Field <BT trung>=.t. Còn lại tất cả các đối ứng klhác với : Cash on Hand" đều bằng .T. Loại trừ trường hợp chuyển tiền của các ngân hàng
.....
Tương tự cho các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từu trên xuống theo Hệ thống TK kế toán của chúng ta. ví dụ
Khi mua vật tư hàng hóa = Tiền mặt thì cái Field of Record người làm Kế toán Tiền mặt để viết phiếu chi đấy sẽ nhận giá trị < BTtrung>=.F. Và Field of Record người làm kế toán TSCĐ cũng Hạch toán chứng từ ghi sổ ghi sổ bút toán này sẽ < BTtrung>=.t. Tất nhiên khi gặp TH này Chưpơng trình kế toán sẽ báo một Message cho Ktoán tscĐ biết BT trung đấy.
...vv..vv...

Khi tổng hợp lên sổ cái và báo cáo tài chính thì sẽ loại ra các Field có
< BTTrung>=.T.

......Làm nhưn vậy chúng ta sẽ cho các kế toán theo các phần hành nhập thoải mái mà không sợ trùng.

Hy vọng qua sự trao đổi này các bạn sẽ hiểu biết rõ hơn về khái niệm bút toán trùng trong phần mềm kế toán hiện nay.

Các bạn thấy thế nào

Thanks các bạn

Trân Trọng

À Thanks anh nedved về cái Message ấy nhé ( Hi..Hi):0frown:

 

[hieppm]

Bút toán trùng!

Mình thấy việc nhập liệu bút toán trùng xử lý lại bằng thao tác nghiệp vụ đó là một việc rất thường ngày của kế toán tổng hợp (hoặc kế toán trưởng) cái này đối với dân IT (dân viết phần mềm kế toán) không nên quan tâm nhiều làm gì, cũng không nên đưa lên diễn đàn bàn thảo. Việc nhập liệu đương nhiên là do mỗi người làm một việc và người khác có chức năng kiểm tra lại. Dù có tổ chức tốt thế nào về mặt chứng từ thì việc nhập liệu trùng là không thể tránh khỏi (yếu tố con người)

Vấn đề mà chúng ta nên bàn đối với dân IT (dân viết phần mềm kế toán) là phần mềm tự động sinh ra các bút toán trùng, có thể do thao tác trong quá trình nhập liệu, do phần mềm kết chuyển chạy sai, do khoá sổ, bút toán nhìn không thấy trên màn hình nhập liệu nhưng số liệu có trong data chương trình vì thế khi lên báo cáo bị double,... tôi nghĩ bàn về vấn đề này hay hơn nhiều chứ?

 

[thandong_it]

Mình thấy việc nhập liệu bút toán trùng xử lý lại bằng thao tác nghiệp vụ đó là một việc rất thường ngày của kế toán tổng hợp (hoặc kế toán trưởng) cái này đối với dân IT (dân viết phần mềm kế toán) không nên quan tâm nhiều làm gì, cũng không nên đưa lên diễn đàn bàn thảo. Việc nhập liệu đương nhiên là do mỗi người làm một việc và người khác có chức năng kiểm tra lại. Dù có tổ chức tốt thế nào về mặt chứng từ thì việc nhập liệu trùng là không thể tránh khỏi (yếu tố con người)

Vấn đề mà chúng ta nên bàn đối với dân IT (dân viết phần mềm kế toán) là phần mềm tự động sinh ra các bút toán trùng, có thể do thao tác trong quá trình nhập liệu, do phần mềm kết chuyển chạy sai, do khoá sổ, bút toán nhìn không thấy trên màn hình nhập liệu nhưng số liệu có trong data chương trình vì thế khi lên báo cáo bị double,... tôi nghĩ bàn về vấn đề này hay hơn nhiều chứ?

Ơ kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp sao lại đi xử lý lại bút toán trùng nhỉ. Đồng ý là yếu tố con người là quan trọng nhưng phải xem lại trong hoàn cảnh cụ thể chứ

Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp mà làm các việc như bác nói có mà ốm à:wall: :wall:

Vã lại dân IT mà không quan tâm đến cái xue lý trùng như bạn nói thì có gì khác đâu. Vấn đề ở đây là chúng ta Post bài để trao đổi thôi bạn à. Chứ không có quan niêm dân IT hay Kế toán nào hết..

 

[hai2hai]

Việc nhập liệu đương nhiên là do mỗi người làm một việc và người khác có chức năng kiểm tra lại. Dù có tổ chức tốt thế nào về mặt chứng từ thì việc nhập liệu trùng là không thể tránh khỏi (yếu tố con người)

Hiệp thử đọc lại xem vấn đề đặt ra ở trên. Ở đây chúng ta bàn đến cách thiết kế PM sao cho 2 người nhập 2 phiếu khác nhau ở 2 phân hệ khác nhau (kiểu gì cũng phải nhập chứ ko phải là làm double công việc của nhau) nhưng xét về bản chất thì lại cùng 1 bút toán (Phần mềm là công cụ giúp con người thực hiện công việc được tốt hơn mà). (Như hangiang nói, phần chi tiết thì vẫn lên dữ liệu riêng rẽ nhau, nhưng khi tổng hợp thì lại phải loại trừ 1 phần nhập của 1 người đi - theo 1 quy tắc ưu tiên mà hangiang, thandongit đã nói rồi đấy). Có thể mỗi chúng ta đang xét trên các quan điểm khác nhau chăng? Có thể bạn hiệp đang làm ERP và ... chưa vướng vào chuyện này mấy - là do cách thiết kế của SP đó chắc là quá ngon . Nếu được, bạn hãy thử giải thích tại sao và làm thế nào để tránh khỏi việc trùng bút toán như đã bàn ở trên trong hệ thống PM của bạn.

P/S: Đây là 1 thực tế mà thandongit làm rất nhiều đơn vị và đã gặp phải nên ko thể nói là ko xảy ra trong thực tế được. (thandongit cho 1 vài ví dụ cụ thể thực tế trong quá trình công tác của bạn đi - nếu được

 

[thandong_it]

Hiệp thử đọc lại xem vấn đề đặt ra ở trên. Ở đây chúng ta bàn đến cách thiết kế PM sao cho 2 người nhập 2 phiếu khác nhau ở 2 phân hệ khác nhau (kiểu gì cũng phải nhập chứ ko phải là làm double công việc của nhau) nhưng xét về bản chất thì lại cùng 1 bút toán (Phần mềm là công cụ giúp con người thực hiện công việc được tốt hơn mà). (Như hangiang nói, phần chi tiết thì vẫn lên dữ liệu riêng rẽ nhau, nhưng khi tổng hợp thì lại phải loại trừ 1 phần nhập của 1 người đi - theo 1 quy tắc ưu tiên mà hangiang, thandongit đã nói rồi đấy). Có thể mỗi chúng ta đang xét trên các quan điểm khác nhau chăng? Có thể bạn hiệp đang làm ERP và ... chưa vướng vào chuyện này mấy - là do cách thiết kế của SP đó chắc là quá ngon . Nếu được, bạn hãy thử giải thích tại sao và làm thế nào để tránh khỏi việc trùng bút toán như đã bàn ở trên trong hệ thống PM của bạn.

P/S: Đây là 1 thực tế mà thandongit làm rất nhiều đơn vị và đã gặp phải nên ko thể nói là ko xảy ra trong thực tế được. (thandongit cho 1 vài ví dụ cụ thể thực tế trong quá trình công tác của bạn đi - nếu được

Ừ mình cũng có ý như thế

Nếu hieppm là người chuyên làm ERP ngon và không gặp TH này sao bạn không nói cách làm của bạn ra cho mọi người trao đổi với (Như Hai2Hai) nói đấy. Còn ví dụ thực tế thì rất nhiều không nói ra chắc các bạn cũng biết được mà.

 

[hieppm]

Nhập liệu!

Về phần nhập liệu, nếu phần mềm thiết kế tốt thì phải đảm bảo được quy trình công việc tức là có tính kế thừa trong quá trình nhập liệu(đương nhiên phần nào cần nhập vẫn phải nhập vào), các bút toán đi từ khâu đầu đến khâu cuối cùng(Post về GL) đều phải quản lý tình trạng, dựa vào tình trạng của chứng từ ta biết được là chứng từ nào đã hoàn tất hay chưa, trong trường hợp làm post online thì đương nhiên khi chứng từ hoàn tất chương trình sẽ tự động post về GL, trường hợp Post Offline do người dùng tự chọn post những chứng từ nào về.

Nếu quản lý các phát sinh theo tình trạng và số tồn của từng phát sinh thì sẽ không vướng phải trường hợp trùng (đối với các phát sinh đi sau). Đương nhiên nếu là phát sinh đầu tiên không kèm chứng từ gốc vẫn có thể bị nhập trùng(do yếu tố con người), còn nếu có chứng từ gốc thì chương trình có thể kiểm tra được!

 

[tuanna_itsoft]

Về phần nhập liệu, nếu phần mềm thiết kế tốt thì phải đảm bảo được quy trình công việc tức là có tính kế thừa trong quá trình nhập liệu(đương nhiên phần nào cần nhập vẫn phải nhập vào), các bút toán đi từ khâu đầu đến khâu cuối cùng(Post về GL) đều phải quản lý tình trạng, dựa vào tình trạng của chứng từ ta biết được là chứng từ nào đã hoàn tất hay chưa, trong trường hợp làm post online thì đương nhiên khi chứng từ hoàn tất chương trình sẽ tự động post về GL, trường hợp Post Offline do người dùng tự chọn post những chứng từ nào về.

Nếu quản lý các phát sinh theo tình trạng và số tồn của từng phát sinh thì sẽ không vướng phải trường hợp trùng (đối với các phát sinh đi sau). Đương nhiên nếu là phát sinh đầu tiên không kèm chứng từ gốc vẫn có thể bị nhập trùng(do yếu tố con người), còn nếu có chứng từ gốc thì chương trình có thể kiểm tra được!

Nếu bác làm như thế này trong ERP thì tôi e hơi khó khăn cho user đó. Vì ERP bao gồm nhiều module nếu cứ post online hay offline thì vấn đề hoạch định sản xuất hoặc Giám sát SX sẽ chẳng có dữ liệu mà so sánh.
Nếu trong module tài chính kế toán, bút toán trùng có rất nhiều giữa tiền mặt, tiền gửi, vật tư, thành phẩm. Nếu DN có nhiều kế toán thì mỗi bộ phận đều có kế toán chi tiết, như vậy không thể một người nhập chứng từ của khác được.

 

[thandong_it]

Có một cách nữa để xử lý BT trùng đấy là: suwr dungj TK trung gian. Cụ thể

Ví dụ: Khi mua hàng trả bằng tiễn mặt. Kế toán vật tư sẽ không cần biết hàng đã được thanh toán hay chưa sẽ ghi

Mua hàng Thanh toán tiền

Nợ TK Hàng hóa (15X)
Có TK Phải trả người bán (331)

Căn cứ vào các hóa đơn chứng từ để kế toán công nợ hay tiền mặt làm chứng từ ghi sổ kế toán ngjiệp vụ trên

Nợ Phải trả ( 331) ghi giảm khoản phải trả nói trên
Có TK Tiền ( Số tiền chi ra mua hàng hóa vật tư)
Kết thúc giao dịch số dư TK 331 =0 (TK trung gian)

Cách làm này tương tự cho việc.

Bán hàng thu tiền mặt

Nợ TK Phải thu (131)
Có TK Doanh thu bán hàng (511)

Sau đấy kế toán tiền hay công nợ sẽ làm tiếp

Nợ TK Tiền (Số tiền thu từ việc bán hàng trên)
Có TK Phải thu (Ghi giảm khoản phải thu trên)
Kết thúc giao dịch số dư TK 131 =0 (TK trung gian)



Hiện nay bằng phương pháp này rất nhiều đơn vị áp dụng phần mềm cùng với việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn của các user sử dụng chương trình kế toán cũng như các kế toán chi tiết phải đạt đến mực độ chuẩn nhất lúc này áp dụng mới ngon và sẽ không bao giờ có hiện tượng trùng bút toán nữa và sẽ đảm bảo được Nguyên tắc kế toán

Các bạn có thể xem xét các TH còn lại cũng tương tự

 

[HảiĐăng]

Phải nói chúng ta thảo luận để cùng nhau tiến bộ với phương châm Cộng đồng là sức mạnh. Trong cuộc sống có thể có điều bạn cũng không hiểu biết hết được và như vậy chúng ta mới tham khảo ý kiến của mọi người. Vấn đề ở đây chúng ta không xem thường một ai khác mà chúng ta phải có thái độ trao đổi để cùng tiến bộ. Ý của mình gửi đến HaiDang là muốn bạn hiểu những gì mình nói, ở trên để chúng ta trao đỏi thật vô tư và không có ý kiến nào khác ( Còn Nick của tôi là Thandong_it nếu bạn cảm thấy tôi coi thường bạn và dân IT thì hảy đính chính lại nhé. ) Như Hai2Hai nói đấy, và cũng có thể bạn đã không hiểu hết mình rồi..Hảy bỏ cái ý nghĩ đấy ra khỏi cái Head của bạn đi nhé )

Xin bạn Thandong_IT hiểu cho mình không hề có ác cảm với cái Nick của bạn.
Mình cũng không muốn tranh cãi nhiều trên diễn đàn về vấn đề này, nhưng thấy hai2hai và bạn đều hiểu lầm ý mình. Như vậy mình tự nhận xét là trình độ viết bài của cái Nick HảiĐăng quá yếu!!! có lẽ vì đang ở tuổi :food-smil 012
Mời các bạn xem lại bài số 3 (của thandong_IT viết: Các bạn cứ vô tư thảo luận và vất tất cả hết các phương pháp xử lý trùng trong phần mềm kế toán của mấy ông Việt Nam ra nhé)

Và ở bài số 10 mình đã trả lời bài số 9 của hai2hai rồi mà. Vấn đề không phải ở cái Nick, Vấn đề không phải ở cái Nick, Vấn đề không phải ở cái Nick, Vấn đề không phải ở cái Nick ... mình muốn ngàn lần nói điều này để bạn hiểu.

Quay lại vấn đề mà bạn đưa ra: Xử lý bút toán trùng.
Xem ra mọi người nghiêng về hướng của người lập trình. Viết cho từng phần hành: Tiền mặt, Ngân hàng, Kho, ... Như vậy sẽ có định khoản trùng và phải loại trừ.
Mình đặt thêm tình huống cho vấn đề trên nhé:
Trong tháng 9/05 có 2 lần nộp TM vào NH đều 50tr (lần 1 vào ngày 15/9, lần 2 vào 30/09). Không hiểu do nhầm lẫn/hay nộp tiền vào cuối giờ chiều; Kế toán NH lại nhận được báo có vào các ngày 15/9 và 1/10. Như vậy theo cách loại trừ bút toán NH (Ưu tiên bút toán tiền mặt) thì kết quả không có gì sai. Nhưng mình vẫn không yên tâm (Thử nhìn riêng chứng từ của Tháng 10 mà xem. Nếu không phải là TM với NH mà là NH với NH thì chuyện chênh lệch như trên sẽ thường xảy ra)

Không phải tự khen giải pháp của chính mình, nhưng mình thấy cách qua tài khoản trung gian (trong cách hạch toán ở bài số 8) sẽ không còn bút toán trùng như trên nữa, và không phải lo chuyện loại trừ.
Nhất là với DN lớn có nhiều Kế toán viên, có thể phân công 1 người làm về tiền mặt, 2 người làm về ngân hàng (Mình muốn nói giao dịch qua ngân hàng nhiều hơn) Các kế toán viên ở đây cứ việc nhập bút toán của các tài khoản mà mình phụ trách, không cần quan tâm đến việc: "với bút toán này của mình, ở tài khoản của người kia phụ trách đã nhập chưa, có cần loại trừ không."

Mong nhận được ý kiến đóng góp của các bạn