Theo tôi bạn nên sử dụng hình thức NHẬT KÝ - SỔ CÁI để ghi chép, hạch toán sẽ rất đơn giản.
Bạn có thể tạo mẫu sổ trên EXCEL để tiện việc theo dõi .
Ghi chép, hạch toán :
+ Tất cả các hóa đơn : xăng, dầu, dầu nhờn phục vụ vận chuyển bạn đưa vào TK 621 .
+ Tiền lương, các khoản trợ cấp trả cho lái, phụ xe bạn đưa vào TK622 .
+ Các chi phí sản xuất chung đưa vào TK 627 bao gồm :
- Tiền lương nhân viên bảo hành, sửa chữa phương tiện (nếu có)
- Chi phí vật liệu bảo dưỡng phương tiện (xăng, dầu, dầu nhờn, giẻ lau ...)
- Vật tư, phụ tùng thay thế .
- Chi phí sửa chữa phương tiện .
- Chi phí săm lốp .
- Chi phí sửa chữa lớn, đại tu ...
- Khấu hao TSCĐ .
- Phí đăng kiểm, phí cầu đường ...
. . .
Tất cả các chi phí trên, cuối kỳ đều được kết chuyển về TK154 . Và được kết chuyển về TK632 để Xđ giá vốn DV. Số dư nợ trên TK 154 là số nhiên liệu còn trên phương tiện cuối kỳ (nếu bạn khoán chi phí NL cho lái xe thì không cần)
+ Tiền điện thoại, điện, nước , tiếp khách... đưa vào TK642.
Một điều tôi xin chân thành lưu ý với bạn, hoá đơn đầu vào của bạn chủ yếu là 10% nhưng đầu ra chỉ 5% nên bạn phải rất cẩn thận trong báo cáo thuế GTGT hàng tháng để sau này còn làm hồ sơ hoàn thuế GTGT.