Các phần mềm kế toán trên thị trường chưa làm tốt khâu nhập số liệu

[yeungheketoan2011]

Em giả sử theo hóa đơn mua hàng (mua nợ, thuế suất 10%) :
Mặt hàng 1 - thành tiền : 1.181.813
Mặt hàng 2 - thành tiền : 2.457.803
Cộng : 3.936.616
Tiền thuế 10% : 363.962
Tổng thanh toán : 4.003.578

Nếu không quan tâm đến từng dòng mà hạch toán theo toàn bộ hóa đơn:

N156, C331 - 3.936.616
N133, C331 - 363.962 (1)

Nếu theo cách hạch toán từng dòng:

N156, C331 - 1.181.813
N133, C331 - 118.181 (2)
N156, C331 - 2.457.803
N133, C331 - 245.780 (3)

Bác chú ý (2)+(3)=363.961 trong khi (1) là 363.962 vậy thì cái nào đúng ? (hiển nhiên là (1) đúng) như vậy phải sửa (2) và (3) như thế nào ?

Có mấy vấn đề như sau :

1- Tôi ví dụ hóa đơn mua vào để thấy sự khó khăn khi sử dụng phương pháp định khoản từng dòng nhưng bác lại cố tình lái sang hóa đơn bán ra.

2- Tôi không hề nói không có giải pháp khắc phục (hoặc các phần mềm chưa khắc phục được) mà chỉ nói rườm rà và mất công hơn (không đáng có).

3- Tôi chỉ nói chung về các phần mềm đã dùng thử không hề đả động đến tên phần mềm cụ thể nào cả nhưng bác lại chỉ ra phần mềm A***7 gì đó (hình như bác đang vi phạm nội quy ?).

4- Kế toán là môn khoa học chính xác! Nếu không có gì khó khăn bác cứ dẫn chứng cụ thể kết quả các định khoản (theo ví dụ ở trên) mà theo bác là đã được khắc phục triệt để như bác đã nói cho mọi người tham khảo.

Rất cảm ơn.

 

[hai2hai]

1- Tôi ví dụ hóa đơn mua vào để thấy sự khó khăn khi sử dụng phương pháp định khoản từng dòng nhưng bác lại cố tình lái sang hóa đơn bán ra.

Sorry đúng là ko nhìn thật. Nhưng nếu trường hợp mua vào nếu thiết kế mà có mã GTGT ở từng dòng hàng thì nếu có option nhập cùng 1 mức thuế (theo như hóa đơn gốc hiện nay BTC ban hành) thì chúng ta vẫn có thể hạch toán theo (1) như bác nói ở trên và như tôi đã nói ở: (tức là sử dụng PP (1) vì tất cả các dòng hàng cùng 1 mức thuế suất)

Còn trường hợp nhập hàng (theo hóa đơn đầu vào) thì nếu cùng 1 mức thuế thì khi đó có thể nhập ko cần thuế suất để ở từng dòng hàng cũng được.

Nhưng tôi vẫn bảo lưu cho hóa đơn đầu ra vì có rất nhiều tình huống bán hàng ko thể cùng nhiều hóa đơn cho 1 đợt mua hàng với nhiều loại thuế suất được.

3- Tôi chỉ nói chung về các phần mềm đã dùng thử không hề đả động đến tên phần mềm cụ thể nào cả nhưng bác lại chỉ ra phần mềm A***7 gì đó (hình như bác đang vi phạm nội quy ?).

Sai và đã sửa lại rồi . Mải quá nên quên đây là box ko được quảng cáo (bởi vì trong lúc trao đổi bọn tôi cũng thường xuyên nói về vấn đề làm tròn này, thậm trí mới nói cách đây có mấy ngày thôi)

 

[yeungheketoan2011]

Sorry đúng là ko nhìn thật. Nhưng nếu trường hợp mua vào nếu thiết kế mà có mã GTGT ở từng dòng hàng thì nếu có option nhập cùng 1 mức thuế (theo như hóa đơn gốc hiện nay BTC ban hành) thì chúng ta vẫn có thể hạch toán theo (1) như bác nói ở trên và như tôi đã nói ở: (tức là sử dụng PP (1) vì tất cả các dòng hàng cùng 1 mức thuế suất)

Nhưng tôi vẫn bảo lưu cho hóa đơn đầu ra vì có rất nhiều tình huống bán hàng ko thể cùng nhiều hóa đơn cho 1 đợt mua hàng với nhiều loại thuế suất được.

Theo tôi thì nhiều thuế suất trong cùng một hóa đơn thì không có vấn đề gì nhưng quan trọng là không nên hạch toán theo từng dòng vì sẽ rất rườm rà không đáng có.

Nhưng trong thực tế nếu đã cho phép nhiều thuế suất -> cho phép nhiều kho -> định khoản từng dòng (để phù hợp với tài khoản kho).

Do đó nếu thật sự cần thiết thì nên thiết kế sao cho xử lý được các định khoản liên quan đến nhập, xuất một cách tự động hoàn toàn (tự gộp để định khoản từng kho, từng thuế suất, ...) hay nói cách khác các phiếu nhập, xuất, hóa đơn nên "trong suốt" với người sử dụng (tất cả cái này đều có quy luật do đó hoàn toàn có thể xử lý tự động mà không cần thiết người nhập liệu đơn thuần phải can thiệp vào).

p/s: bác muốn hóa đơn đầu ra xử lý được nhiều thuế suất điều đó đồng nghĩa với đầu vào cũng phải làm vậy (chẳng lẽ đầu vào nhập từ một đơn vị sử dụng chung phần mềm kế toán mà lại không nhập được ?).

 

[thuynt111]

Các phần mềm kế toán được viết ra nhằm mục đích phục vụ đa số khách hàng, do đó phải làm theo hướng mở. Bởi vậy nếu mà đi vào 1 bài toán cụ thể thì không thể có phần mềm đóng gói, không thể phục vụ số đông khách hàng bởi không phải công ty nào cũng có cách làm giống nhau.

 

[yeungheketoan2011]

Các phần mềm kế toán được viết ra nhằm mục đích phục vụ đa số khách hàng, do đó phải làm theo hướng mở. Bởi vậy nếu mà đi vào 1 bài toán cụ thể thì không thể có phần mềm đóng gói, không thể phục vụ số đông khách hàng bởi không phải công ty nào cũng có cách làm giống nhau.

Khâu nhập liệu không phải một bài toán "may đo" (phần mềm nào cũng phải có) do đó lấy cớ do "đóng gói" nên phải thế thì chưa thuyết phục.

Mà nếu nói đến "đóng gói" thì phải đáp ứng được "đa số" khách hàng vấn đề là trong 100 khách hàng thì sẽ có mấy khách hàng cần đến nhiều thuế suất khác nhau trong 1 hóa đơn (theo chủ quan của tôi là <10%) => Vì 10% thiểu số mà lại bắt 90% đa số còn lại "khổ" theo thì càng thiếu thuyết phục.

Ngoài ra giải pháp để đáp ứng tốt cả 2 nhóm khách hàng như tôi đã nêu ở trên là "dễ dàng" thực hiện được. Tuy nhiên sẽ khó cho các phần mềm đã có sẵn (vì muốn thay đổi phải làm lại từ đầu - nghĩa là phải viết lại gần như toàn bộ). Mặt khác trên thị trường hiện tại có rất nhiều phần mềm "na ná" do đó chính những người tiếp tục phát triển cũng không rõ "ngóc ngách" của phần mềm để điều chỉnh cho hoàn hảo hơn.

 

[hai2hai]

Do đó nếu thật sự cần thiết thì nên thiết kế sao cho xử lý được các định khoản liên quan đến nhập, xuất một cách tự động hoàn toàn (tự gộp để định khoản từng kho, từng thuế suất, ...) hay nói cách khác các phiếu nhập, xuất, hóa đơn nên "trong suốt" với người sử dụng (tất cả cái này đều có quy luật do đó hoàn toàn có thể xử lý tự động mà không cần thiết người nhập liệu đơn thuần phải can thiệp vào).

Giống như ở phiếu nhập ấy, cứ tựng động trùng loại thuế suất thì gôp lại thành 1 hạch toán. Ở chứng từ nhập hàng mình cũng viết thế mà, nếu tất cả mặt hàng cùng 1 loại thuế suất thì chỉ có 1 định khoản, còn nếu ko thì ra 1 nhiều. Bảng hạch toán được thiết kế độc lập và chỉ có quan hệ với ID chứng từ và ID hàng hóa (15*) thôi.

Về việc 1 chứng từ có nhiều kho, về mặt PM ở VN thì ai cũng làm nhưng mặt kế toán thì hình như sai, đơn giản nhất là ai sẽ ký phiếu xuất, phiếu nhập trên đó khi mã mỗi kho trên mỗi dòng hàng lại có 1 kho riêng biệt. Còn trong hệ thống lớn, mỗi thủ kho họ đăng nhập vào hệ thống kho mà họ quản lý thì duyệt thế nào? (vì 2 ông thủ kho ở 2 kho có vị trí xa nhau, tính chất kho khác khau cùng duyệt 1 phần hàng trên chứng từ của mình). Bản chất 2 kho là 2 chứng từ, chỉ khác là cách nhập thế nào rồi. Nhập kiểu vietnamese style hay nhập chuẩn.

 

[yeungheketoan2011]

Về việc 1 chứng từ có nhiều kho, về mặt PM ở VN thì ai cũng làm nhưng mặt kế toán thì hình như sai, đơn giản nhất là ai sẽ ký phiếu xuất, phiếu nhập trên đó khi mã mỗi kho trên mỗi dòng hàng lại có 1 kho riêng biệt. Còn trong hệ thống lớn, mỗi thủ kho họ đăng nhập vào hệ thống kho mà họ quản lý thì duyệt thế nào? (vì 2 ông thủ kho ở 2 kho có vị trí xa nhau, tính chất kho khác khau cùng duyệt 1 phần hàng trên chứng từ của mình). Bản chất 2 kho là 2 chứng từ, chỉ khác là cách nhập thế nào rồi. Nhập kiểu vietnamese style hay nhập chuẩn.

Có phần mềm chỉ cho nhập, xuất theo từng kho bác ạ! (nếu chứng từ gốc dính đến nhiều kho thì tách ra để nhập hoặc nhập vào kho tổng sau đó xuất kho nội bộ).

Nếu nhập, xuất nhiều kho cũng vẫn xử lý được (tự động tách ra nhiều phiếu nhập, xuất theo từng kho khác nhau khi in). (*)

Nếu có nhiều thủ kho thì các phiếu (*) chính là chứng từ gốc để các thủ kho nhập vào phần mềm (hiển nhiên khi đó phần mềm phải xử lý các bút toán trùng - hoặc không hạch toán tài khoản của các phân hệ tồn kho mà chỉ theo dõi nhập, xuất, tồn, chi tiết VTSPHH)

 

[hai2hai]

Có phần mềm chỉ cho nhập, xuất theo từng kho bác ạ! (nếu chứng từ gốc dính đến nhiều kho thì tách ra để nhập hoặc nhập vào kho tổng sau đó xuất kho nội bộ).

Làm như thế này là phổ biến và đúng quy trình.

Làm như kiểu (*) là dạng làm tắt rất phổ biến ở các phần mềm kế toán hiện nay. Nhưng nếu như thế thì ko bao giờ tin được vào giá trị thông tin có trong phần mềm vì nếu là "payperless office" thì ko biết ai sẽ là người duyệt chứng từ vì chỉ có ông thủ kho của các kho mới là người kiểm soát về hàng (chất lượng và số lượng) mà kho mình quản lý. Một phiếu nhập có nhiều kho ở dòng chi tiết thì sẽ xảy ra tình huống 3 ông vào cùng 1 chứng từ để duyệt (Ký nhận dạng điện tử là tôi đã nhận đủ hàng). Còn nếu in giấy thì họ có duyệt ở giấy cũng được, nhưng thông tin trên phần mềm sẽ mang tính chủ quan của 1 người. Cũng ko theo dõi được trạng thái của chứng từ là đã OK hay chưa, ai xác nhận.

Chính vì hệ thống của chúng ta làm tắt nhiều, độ bảo mật về tính điện tử chưa cao nên thuế không công nhận cái gì trong máy tính bằng cái gì in ra. Chứ ở giải pháp lớn, mấy ông trưởng phòng ko có chuyện ký (điện tử) được chứng từ có giá trị lớn đâu, đăng nhập quyền cao hơn thì mới thực hiện được (và hầu hết là lệnh chuyển tiền qua ngân hàng).

 

[cuongtn86]

Mỗi phần mềm đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Nếu tạo ra 1 phần mềm hoàn hảo thì chi phí của nó sẽ cao hơn hẳn giá thị trường. Các nhà cung cấp sẽ rất khó bán. Điều quan trọng là doanh nghiệp chọn được phần mềm nào phù hợp với mình. Như thế chi phí sẽ được giảm tối đa.

 

[yeungheketoan2011]

Mỗi phần mềm đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Nếu tạo ra 1 phần mềm hoàn hảo thì chi phí của nó sẽ cao hơn hẳn giá thị trường. Các nhà cung cấp sẽ rất khó bán. Điều quan trọng là doanh nghiệp chọn được phần mềm nào phù hợp với mình. Như thế chi phí sẽ được giảm tối đa.

Sẽ không bao giờ có phần mềm hoàn hảo mà chỉ có phần mềm phù hợp nhất với từng loại hình hình, ngành nghề, ... doanh nghiệp (lớn, vừa, nhỏ, thương nghiệp, xây dựng, sản xuất, ...).

Tuy nhiên dù là phần mềm nào thì khâu nhập số liệu cũng là khâu cực kỳ quan trọng và đây không phải là khâu làm "chi phí" tăng cao như bác nói mà nó thể hiện sự đầu tư trí tuệ, trình độ của nhà cung cấp phần mềm.

 

[ng2hien]

Những ý kiến bạn nêu hoàn toàn chính xác.
Phần mềm kế toán hiện nay hàu hết được viết theo định hướng chức năng. Mỗi chức năng đảm trách một nhóm nhiệm vụ.
Chẳng hạn chức năng hạch toán tiền mặt
Chức năng hạcht toán tiền gửi
Chức năng hạch toán doanh thu
...
Như vậy mỗi loại nghiệp vụ, kế toán phải chọn menu đến từng chức năng khác nhau. Cách này thuận tiện cho việc phân chia công việc, song đối với kế toán những đơn vị vừa và nhỏ, chỉ có ít nhân viên (đặc biệt là kế toán dịch vụ) sẽ trở nên phức tạp vì phải chọn quá nhiều thứ mới tới cái mình cần trong khi mọi thứ chỉ có "mỗi một mình làm". Và khi vào được chức năng ấy rồi thủ tục nhập liệu lại phức tạp.

Mình cung cấp phần mềm kế toán có thể khắc phục tất cả các nhược điểm mà bạn nêu.

 

[yeungheketoan2011]

Những ý kiến bạn nêu hoàn toàn chính xác.
Phần mềm kế toán hiện nay hàu hết được viết theo định hướng chức năng. Mỗi chức năng đảm trách một nhóm nhiệm vụ.
Chẳng hạn chức năng hạch toán tiền mặt
Chức năng hạcht toán tiền gửi
Chức năng hạch toán doanh thu
...
Như vậy mỗi loại nghiệp vụ, kế toán phải chọn menu đến từng chức năng khác nhau. Cách này thuận tiện cho việc phân chia công việc, song đối với kế toán những đơn vị vừa và nhỏ, chỉ có ít nhân viên (đặc biệt là kế toán dịch vụ) sẽ trở nên phức tạp vì phải chọn quá nhiều thứ mới tới cái mình cần trong khi mọi thứ chỉ có "mỗi một mình làm". Và khi vào được chức năng ấy rồi thủ tục nhập liệu lại phức tạp.

Mình cung cấp phần mềm kế toán có thể khắc phục tất cả các nhược điểm mà bạn nêu.
Liên hệ VnBizSoft.com - Your reliable software partner

Nghe bác nói tôi cũng rất háo hức. Tuy chưa được dùng thử nhưng qua các hình ảnh minh họa giao diện nhập liệu thì (xin lỗi bác) tôi thấy nó quá rườm rà và hình như nó thể hiện rõ nhất những cái nhược điểm mà tôi đã nêu ra???

https://picasaweb.google.com/ng2hien/KTAst#5548333264559283170

 

[hocpmketoan]

Chào cả nhà!
Em thấy diễn đàn thật thú vị và bổ ích. Em đọc thread này mới hiểu ra nhiều vấn đề và có 1 băn khoăn nảy sinh xin các bác chỉ giúp.
Trường hợp định khảon phức tap nhiều nợ nhiều có như sau:
Định khoản chiết khấu thanh toán bán hàng thu tiền mặt:
Nợ TK 1111
Nợ TK 635
Có TK 511
Có TK 3331
thì có nên tách thành định khảon giản đơn trong phần mềm kế toán để dễ báo cáo hay kiểm tra hay không?
Xin các bác có kinh nghiệm chỉ giúp.