Giải pháp Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice

Các phần mềm kế toán trên thị trường chưa làm tốt khâu nhập số liệu

  • Thread starter yeungheketoan2011
  • Ngày gửi
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Nếu làm kế toán “thủ công” theo tôi thì 3 khâu mà kế toán tốn nhiều công sức nhất là:

1- Lập chứng từ thu chi, nhập, xuất, định khoản, … và sau đó ghi vào các sổ
2- Cộng sổ lên bảng cân đối phát sinh tài khoản
3- Nhặt, tổng hợp số liệu đưa vào các báo cáo

Tôi đã dùng thử nhiều phần mềm kế toán và có nhận xét chủ quan như sau:

Tất cả đều xử lý được số liệu nhập vào để đưa ra kết quả chính xác (bằng cách này hay cách khác) như vậy kế toán đã được hỗ trợ tốt khâu thứ (2) và (3).

Từ nhận xét trên suy ra một phần mềm kế toán tốt phải là phần mềm xử lý khâu (1) tốt nhất (đây chính là sự khác biệt của các phần mềm).

Khâu (1) khi làm “thủ công” tương đương với các chức năng “nhập số liệu” khi làm bằng “máy” vậy “nhập số liệu” như thế nào mới gọi là tốt nhất?

Theo tôi :

- Ít nhất : với kết quả cuối cùng như nhau thì một phần mềm đòi hỏi phải nhập vào 20 chỉ tiêu sẽ không tốt bằng phần mềm chỉ cần nhập vào 10 chỉ tiêu (Ví dụ : khi lập phiếu chi trả tiền điện thoại thì các thông tin được nhập từ hóa đơn điện thoại đã đủ để in ra phiếu chi, ghi vào các sổ và kết xuất ra bảng kê mua vào chứ không việc gì lại phải nhập để kê khai thuế một lần nữa).

- Thân thiện : với thói quen đọc chữ của người Việt là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới thì việc cập nhật số liệu không theo thứ tự như trên sẽ không được xem là thân thiện (các chỉ tiêu nhảy lên, nhảy xuống, lúc trái, lúc phải … gây căng thẳng, nhức đầu, khó theo dõi cho người sử dụng).

- Đơn giản : không có gì đơn giản hơn là trên chứng từ gốc có gì thì nhập vào trên máy y như thế (trừ các chỉ tiêu không thật sự cần thiết).

- Tiện ích : thao tác nhập liệu là rất nhàm chán, tốn thời gian do đó để tiết kiệm thời gian và công sức thì phần mềm phải có các tiện ích để hỗ trợ như : tự động nhảy số, mặc nhiên định khoản, kiểm tra số liệu, tự động nhập liệu thông tin đã có trong quá khứ, hỗ trợ tính toán, tìm kiếm, …

- Tùy biến : nhu cầu và khả năng của mỗi người mỗi khác và mỗi đơn vị đều có cái riêng (nhưng cũng đều phải tuân thủ những cái chung) do đó phần mềm phải cho phép người sử dụng tùy biến (có kiểm tra) để khai thác phần mềm hiệu quả nhất.

- Linh hoạt : một phần mềm không lường trước được các khả năng phát sinh trong tương lai và “gò bó” người sử dụng theo một trình tự “cứng nhắc” không thể gọi là một phần mềm tốt (Giả sử : Khi nhập phiếu thu, chi, chứng từ khác, … chỉ cho phép nhập “1 nợ, 1 có” hoặc “1 nợ nhiều có” hoặc “1 có nhiều nợ” hoặc “cố định” trong giao diện nhập liệu bằng mục “Thuế GTGT” thay vì để người dùng xác định bằng tài khoản liên quan, … sẽ rất khó khăn khi nhập những chứng từ phức tạp có “nhiều có, nhiều nợ” - Khi nhập phiếu nhập, phiếu xuất thì một phần mềm tốt phải lường trước đến các định khoản liên quan đến : chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá, lệ phí giao thông, … chẳng hạn).

- Đa dạng : ngoài việc nhập số liệu chủ yếu bằng bàn phím thì phần mềm phải hỗ trợ dùng chuột tuy nhiên không nên quá gò bó mà nên cho người sử dụng lựa chọn theo thói quen (cái gì quen nhất là nhập liệu sẽ nhanh nhất) – Giao diện nhập liệu không nên lạm dụng các công cụ “thời thượng” vì chưa hẳn đã hiệu quả bằng các công cụ “cổ điển” (các combo box, check box chưa hẳn đã là các công cụ nhập liệu nhanh hơn text box – nhìn có vẻ đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn nhưng nếu xử lý không khéo, đặt không đúng chỗ sẽ làm chậm đi thao tác của người sử dụng).

- Thao tác : hầu như ai đã dùng máy tính để làm kế toán thì cũng đều biết qua phần mềm soạn thảo văn bản như vậy tại sao chúng ta không tận dụng các thao tác mà người sử dụng đã biết như : ctrl-s để lưu, ctrl-p để in, ctrl-f để tìm kiếm, esc để thoát, enter để chấp nhận, tab để di chuyển, … giúp cho việc học sự dụng phần mềm đơn giản, dễ dàng và tự nhiên hơn (trong thực tế thì các phần mềm sáng tạo ra phím nóng loạn cào cào).

Tất cả các điểm nêu trên theo tôi muốn đạt được thì người viết chương trình phải “mô phỏng” theo trình tự làm “thủ công” (và có chắt lọc) thì mới có thể đạt được.

Ví dụ :

+ Tháng nào cũng phát sinh hóa đơn tiền điện và chi trả bằng tiền mặt mọi thông tin đều giống nhau trừ ngày hóa đơn, số hóa đơn, diễn giải, số tiền? Vậy tại sao chúng ta không tạo một “mẫu tự động” bao gồm diễn giải là “Chi phí điện” và định khoản sẵn : N 642 C 111; N 133 C 111 sau đó chúng ta chỉ cần nhập vào ngày hóa đơn, số hóa đơn, thêm diễn giải “tháng 01/2011”, nhập số tiền là xong?

+ Khi lập hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt và nhập số liệu vào máy:

Mã VTHH Tên VTHH Số lượng Đơn giá Thành tiền
001 Mặt hàng 1 10 50.000 500.000
002 Mặt hàng 2 5 200.000 1.000.000
Cộng: 1.500.000
Thuế GTGT 10% 150.000
Tổng thanh toán: 1.650.000

(a) Tại sao chúng ta không định khoản như khi làm “thủ công” :
N 111, C 511 Số tiền 1.500.000
N 111, C 3331 Số tiền 150.000

(b) Mà lại phải định khoản :
N 111, C 511 Số tiền 500.000
N 111, C 3331 Số tiền 50.000
N 111, C 511 Số tiền 1.000.000
N 111, C 3331 Số tiền 100.000

Nếu định khoản theo cách (b) thì nếu có làm tròn ở phần thuế GTGT thì việc sửa chữa sẽ khó khăn hơn (và có những trường hợp là không thể), các tài khoản nợ, có, thuế suất, … phải nhập đi nhập lại nhiều lần mặt khác nếu định khoản theo cách (a) thì việc đưa số liệu đã nhập ra bảng kê bán ra là hết sức dễ dàng và người sử dụng sẽ không cần tuân thủ theo bất cứ một quy tắc nào cả.
Hơn nữa với các hóa đơn như trên thì định khoản là “cố định” vậy tại sao chúng ta cứ phải gõ “thủ công” vào mà không để cho “máy” gánh vác bớt công việc ? (thậm trí xử lý “trong suốt” với người sử dụng).

Những điều tôi vừa phân tích ở trên có lẽ ai làm kế toán cũng biết và chắc chắn rằng các công ty phần mềm còn biết rõ hơn nhưng không hiểu tại sao tất cả các phần mềm kế toán tôi đã dùng thử đều chưa đạt được những điều đơn giản đó? Hay các công ty phần mềm chỉ tập trung vào việc phát trên ngôn ngữ gì ?, bảo mật ra sao ? mà quên đi điều cốt lõi là giúp cho người sử dụng được “nhàn nhã” nhất?

Các bạn có biết tại sao không ? Xin chia sẻ để cho tôi thêm phần hiểu biết. Xin chân thành cảm ơn!
 
Giải pháp Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice
hai2hai

hai2hai

VNUNI Makes a difference
29/4/04
2,036
126
63
48
Hà nội
vnuni.net
- Ít nhất : với kết quả cuối cùng như nhau thì một phần mềm đòi hỏi phải nhập vào 20 chỉ tiêu sẽ không tốt bằng phần mềm chỉ cần nhập vào 10 chỉ tiêu (Ví dụ : khi lập phiếu chi trả tiền điện thoại thì các thông tin được nhập từ hóa đơn điện thoại đã đủ để in ra phiếu chi, ghi vào các sổ và kết xuất ra bảng kê mua vào chứ không việc gì lại phải nhập để kê khai thuế một lần nữa).

Ô, đã là phần mềm sao lại phải nhập đi nhập lại thông tin mà ko thừa kế từ chứng từ phái sinh nhỉ? Ở các phần mềm chỉ cần nhập thông tin gốc trên 1 chứng từ đầu thôi, rồi có thể tạo chứng từ phái sinh trên chứng từ cơ sở được mà. Bảng kê là báo cáo, list các hàng hóa dịch vụ bán ra chứ đâu phải nhập lại?

- Thân thiện : với thói quen đọc chữ của người Việt là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới thì việc cập nhật số liệu không theo thứ tự như trên sẽ không được xem là thân thiện (các chỉ tiêu nhảy lên, nhảy xuống, lúc trái, lúc phải … gây căng thẳng, nhức đầu, khó theo dõi cho người sử dụng).

Thường các màn hình nhập chứng từ chia thành 2 cột, nhập từ trái sang phải và từ trên xuống theo thứ thự sắp xếp các thông tin của chứng từ, ở dưới có phần chi tiết chứng từ (nếu có)

- Đơn giản : không có gì đơn giản hơn là trên chứng từ gốc có gì thì nhập vào trên máy y như thế (trừ các chỉ tiêu không thật sự cần thiết).

Thông tin có 2 loại: Bắt buộc nhập (mandatory) và Tùy chọn (optional).

Một giải pháp kế toán thì ngoài việc hỗ trợ các công tác kế toán tài chính thì còn phải sử dụng làm công cụ quản trị. Tùy từng ngành nghề, mục tiêu, chiến lược ... của công ty mà sẽ có nhưng chiều thông tin dùng để quản lý khác nhau. Và chính vì lý do đó nên sẽ có các thông tin mang tính Bắt buộc hay Tùy chọn là khác nhau. Đã là quản trị thì càng nhiều thông tin càng có giá trị sau này. Nhưng để tránh double work và tăng tốc nhập liệu thì đọc tiếp ý sau:

- Tiện ích : thao tác nhập liệu là rất nhàm chán, tốn thời gian do đó để tiết kiệm thời gian và công sức thì phần mềm phải có các tiện ích để hỗ trợ như : tự động nhảy số, mặc nhiên định khoản, kiểm tra số liệu, tự động nhập liệu thông tin đã có trong quá khứ, hỗ trợ tính toán, tìm kiếm, …

Dĩ nhiên cũng phải thiết kế giao diện sao cho các thông tin được hiển thị mặc định càng nhiều càng tốt nhằm tăng tốc nhập liệu (kiểu như: số chứng từ, ngày chứng từ, đơn vị, kho hàng, điều kiện thanh toán, nhân viên thực hiện, tài khoản mặc định,...). Mà phần mềm kế toán tốt là có công cụ định nghĩa hết các vấn đề hạch toán để người nhập liệu (kế toán các phần hành) không phải quan tâm tới hạch toán thế nào nữa. Ở phần mềm nước ngoài và nhiều phần mềm trong nước thì nhân viên nhập chứng từ đâu có biết tới TK thế nào đâu, nhắm mắt nhập liệu thôi :p

- Tùy biến : nhu cầu và khả năng của mỗi người mỗi khác và mỗi đơn vị đều có cái riêng (nhưng cũng đều phải tuân thủ những cái chung) do đó phần mềm phải cho phép người sử dụng tùy biến (có kiểm tra) để khai thác phần mềm hiệu quả nhất.

Cái này cũng tùy khả năng của từng đơn vị. Có phần mềm nếu mở chức năng tùy biến thì như nhìn thấy cả rừng lựa chọn mà nếu ko được đào tạo bài bản thì cũng khó mà sử dụng hết.

- Linh hoạt : một phần mềm không lường trước được các khả năng phát sinh trong tương lai và “gò bó” người sử dụng theo một trình tự “cứng nhắc” không thể gọi là một phần mềm tốt (Giả sử : Khi nhập phiếu thu, chi, chứng từ khác, … chỉ cho phép nhập “1 nợ, 1 có” hoặc “1 nợ nhiều có” hoặc “1 có nhiều nợ” hoặc “cố định” trong giao diện nhập liệu bằng mục “Thuế GTGT” thay vì để người dùng xác định bằng tài khoản liên quan, … sẽ rất khó khăn khi nhập những chứng từ phức tạp có “nhiều có, nhiều nợ” - Khi nhập phiếu nhập, phiếu xuất thì một phần mềm tốt phải lường trước đến các định khoản liên quan đến : chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá, lệ phí giao thông, … chẳng hạn).

Hơi lạ nhỉ. Tại sao lại ko có.
Riêng mục "lệ phí giao thông,..." này có rất nhiều. Có thể là nhiều chi phí dịch vụ phát sinh từ các đối tượng công nợ khác chứ ko phải chủ hàng. Tất cả các khoản đó đều nhập ở chứng từ riêng (vì có đối tượng công nợ riêng) và các chứng từ đó có "quan hệ" với chứng từ mua hay bán hàng. Hình như Misa 2010 đã thiết kế vấn đề này tốt rồi.

- Đa dạng : ngoài việc nhập số liệu chủ yếu bằng bàn phím thì phần mềm phải hỗ trợ dùng chuột tuy nhiên không nên quá gò bó mà nên cho người sử dụng lựa chọn theo thói quen (cái gì quen nhất là nhập liệu sẽ nhanh nhất) – Giao diện nhập liệu không nên lạm dụng các công cụ “thời thượng” vì chưa hẳn đã hiệu quả bằng các công cụ “cổ điển” (các combo box, check box chưa hẳn đã là các công cụ nhập liệu nhanh hơn text box – nhìn có vẻ đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn nhưng nếu xử lý không khéo, đặt không đúng chỗ sẽ làm chậm đi thao tác của người sử dụng).

Combo box chính là Textbox + Listbox mà. Rõ ràng mọi người sử dụng thanh địa chỉ combobox của web browser thì nhanh hơn rất nhiều 1 ô textbox ở đó. Với lại những cái nào dùng combo (dùng bàn phím rất nhanh với tính năng gõ bất cứ chữ nào là hiện ra), cái nào dùng textbox + lookup button, cái nào dùng listbox, và cái nào dùng optionbox, checkbox,... là cả thế giới họ thừa nhận về chuẩn nhập liệu đó rồi. Đó là chưa kể khi thiết kế ứng dụng phải nghĩ tới touch screen nữa (như màn hình bán lẻ, đơn đặt bán hàng cho nhà hàng,... chẳng hạn)

- Thao tác : hầu như ai đã dùng máy tính để làm kế toán thì cũng đều biết qua phần mềm soạn thảo văn bản như vậy tại sao chúng ta không tận dụng các thao tác mà người sử dụng đã biết như : ctrl-s để lưu, ctrl-p để in, ctrl-f để tìm kiếm, esc để thoát, enter để chấp nhận, tab để di chuyển, … giúp cho việc học sự dụng phần mềm đơn giản, dễ dàng và tự nhiên hơn (trong thực tế thì các phần mềm sáng tạo ra phím nóng loạn cào cào).

Cái này mà ko làm theo thì hơi tệ. Hãy dùng các chuẩn của Micro$oft Windows như của bạn nói. Trừ các chức năng đặc biệt thì dùng các phím chức năng phù hợp (F10, F11, F12, các tổ hợp phím Ctrl + Alt +....)

Rất cảm ơn bạn đã chia sẻ với những người làm nghề phần mềm và rất mong các ý kiến đóng góp như của bạn.
 
Sửa lần cuối:
  • Like
Reactions: Thien2105
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Rất cảm ơn bác đã chia sẻ! Ở đây tôi nêu ra những điều căn bản để phần mềm kế toán có khâu “nhập số liệu” được xem là tốt (theo chủ quan của tôi). Sở dĩ tôi nhận xét các phần mềm chưa đáp ứng được là vì có cái thì được cái này nhưng lại thiếu cái kia.

“Ô, đã là phần mềm sao lại phải nhập đi nhập lại thông tin mà ko thừa kế từ chứng từ phái sinh nhỉ? Ở các phần mềm chỉ cần nhập thông tin gốc trên 1 chứng từ đầu thôi, rồi có thể tạo chứng từ phái sinh trên chứng từ cơ sở được mà. Bảng kê là báo cáo, list các hàng hóa dịch vụ bán ra chứ đâu phải nhập lại?”

Trong thực tế thì có rất nhiều phần mềm do xây dựng theo nhiều phân hệ độc lập do đó chuyện ai làm nấy biết thay vì chỉ thêm vào 1 vài thông tin nhỏ khi nhập chứng từ gốc là có ngay phần khai thuế nhưng lại phải nhập lại toàn bộ ở một phân hệ khác (cái này nếu ở đơn vị có bộ phận kế toán hùng hậu thì chấp nhận được nhưng nếu bộ phận kế toán gọn nhẹ thì lại là … hành xác! Mà trong thực tế sự gọn nhẹ lại chiếm trên 90%). Ngoài ra sự rập khuôn cũng là nguyên nhân dẫn đến sự mệt mỏi sau này (có phần mềm thiết kế phiếu thu chi theo đúng như mẫu do đó chỉ có họ tên, địa chỉ, diễn giải, số tiền thay vì chỉ cần thêm vào số hóa đơn, đơn vị, mã số thuế, nhóm hàng là khi cần có thể kê khai thuế luôn).

“Thường các màn hình nhập chứng từ chia thành 2 cột, nhập từ trái sang phải và từ trên xuống theo thứ thự sắp xếp các thông tin của chứng từ, ở dưới có phần chi tiết chứng từ (nếu có)”

Rất nhiều phần mềm có 2 cột như bác nói nhưng lại nhập từ trên xuống hết cột 1 sau đó đến cột 2 và phần chi tiết (dạng lưới) nằm giữa do đó mỗi lần di chuyển khỏi phần chi tiết để nhập tiếp kết thúc chứng từ phải dùng chuột/ phím nóng/ ctrl-tab làm hạn chế tốc độ nhập liệu.

“Thông tin có 2 loại: Bắt buộc nhập (mandatory) và Tùy chọn (optional).
Một giải pháp kế toán thì ngoài việc hỗ trợ các công tác kế toán tài chính thì còn phải sử dụng làm công cụ quản trị. Tùy từng ngành nghề, mục tiêu, chiến lược ... của công ty mà sẽ có nhưng chiều thông tin dùng để quản lý khác nhau. Và chính vì lý do đó nên sẽ có các thông tin mang tính Bắt buộc hay Tùy chọn là khác nhau. Đã là quản trị thì càng nhiều thông tin càng có giá trị sau này.”


Một số phần mềm phân tích không kỹ ngay từ đầu do đó khi phát sinh trong xử lý phải chắp vá dẫn đến quá nhiều chỉ tiêu thừa (ví dụ đã có tiền hàng, tiền thuế thậm chí cả thuế suất mà vẫn lại thêm chỉ tiêu “Mã VAT”). Ngoài ra do gặp khó trong giải thuật xử lý mà đẻ ra những chỉ tiêu thừa không thực tế (hóa đơn GTGT chuẩn được thể hiện một dòng thuế suất duy nhất vậy cần gì cứ mỗi mặt hàng lại cần nhập lại chỉ tiêu thuế suất ? Nếu trong trường hợp đặc biệt cần thiết phải thế thì nên có lựa chọn trong phần tùy biến).

Trong giao diện nhập, xuất VTHH thì phần chi tiết : mã VTHH, Tên VTHH, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền là tốn thời gian nhất nhưng đa số phần mềm chưa xử lý tốt lắm :
- Dạng lưới thật sự : khi thêm dòng mới còn phải bấm vào phím nóng thay vì theo thói quen là cứ bấm mũi tên xuống là xong.
- Dạng mô phỏng (chỉ xem) : phải bấm vào phím nóng hoặc bấm enter ở cột cuối cùng (trong thực tế có khi chỉ cần nhập xong số lượng là có thể xuống dòng nhập tiếp). Có trường hợp khi nhập liệu phần mềm còn đòi xác định số dòng tối đa (để lấy số liệu tạo mảng ?).

Còn về phân tích hệ thống cũng có nhiều điều cần bàn : trước đây tôi có dùng thử một phần mềm gán mã VTHH vào mã tài khoản và tôi không hiểu nếu dùng cho đơn vị có khoảng 20.000 mã VTHH thì sự thể sẽ ra sao ? (156ABC đẻ ra 632ABC, 511ABC, …).

“Dĩ nhiên cũng phải thiết kế giao diện sao cho các thông tin được hiển thị mặc định càng nhiều càng tốt nhằm tăng tốc nhập liệu (kiểu như: số chứng từ, ngày chứng từ, đơn vị, kho hàng, điều kiện thanh toán, nhân viên thực hiện, tài khoản mặc định,...). Mà phần mềm kế toán tốt là có công cụ định nghĩa hết các vấn đề hạch toán để người nhập liệu (kế toán các phần hành) không phải quan tâm tới hạch toán thế nào nữa. Ở phần mềm nước ngoài và nhiều phần mềm trong nước thì nhân viên nhập chứng từ đâu có biết tới TK thế nào đâu, nhắm mắt nhập liệu thôi”

Rất nhiều loại chứng từ có thể xử lý “trong suốt” với người dùng như lập hóa đơn GTGT chẳng hạn nhưng không hiểu sao người dùng cứ phải gò lưng để gõ vào tài khoản nợ/ có trong khi các hạch toán là bất di bất dịch (trên thực tế người xuất hóa đơn có khi chẳng biết kế toán là gì vậy tại sao không ẩn đi các tài khoản cho đỡ nhức đầu, nhức mắt ?).

“Cái này cũng tùy khả năng của từng đơn vị. Có phần mềm nếu mở chức năng tùy biến thì như nhìn thấy cả rừng lựa chọn mà nếu ko được đào tạo bài bản thì cũng khó mà sử dụng hết.”

Tùy biến là … món ăn thêm còn lựa chọn mặc nhiên sẽ là “cơm” của đa số đơn vị.

“Hơi lạ nhỉ. Tại sao lại ko có.
Riêng mục "lệ phí giao thông,..." này có rất nhiều. Có thể là nhiều chi phí dịch vụ phát sinh từ các đối tượng công nợ khác chứ ko phải chủ hàng. Tất cả các khoản đó đều nhập ở chứng từ riêng (vì có đối tượng công nợ riêng) và các chứng từ đó có "quan hệ" với chứng từ mua hay bán hàng. Hình như Misa 2010 đã thiết kế vấn đề này tốt rồi.”


Nếu nhập riêng chứng từ thì quá đơn giản cho người lập trình (và cực khổ hơn cho người sử dụng) vấn đề là nếu cần người sử dụng có thể nhập ngay trong giao diện chính (đúng như bản chất của chứng từ gốc).

“Combo box chính là Textbox + Listbox mà. Rõ ràng mọi người sử dụng thanh địa chỉ combobox của web browser thì nhanh hơn rất nhiều 1 ô textbox ở đó. Với lại những cái nào dùng combo (dùng bàn phím rất nhanh với tính năng gõ bất cứ chữ nào là hiện ra), cái nào dùng textbox + lookup button, cái nào dùng listbox, và cái nào dùng optionbox, checkbox,... là cả thế giới họ thừa nhận về chuẩn nhập liệu đó rồi. Đó là chưa kể khi thiết kế ứng dụng phải nghĩ tới touch screen nữa (như màn hình bán lẻ, đơn đặt bán hàng cho nhà hàng,... chẳng hạn)”

Listbox, combobox chỉ tận dụng được sức mạnh khi số lượng danh mục nhỏ, người dùng nhớ một vài ký tự còn trong thực tế khi đã không nhớ để gõ vào trực tiếp thì một công cụ tìm kiếm đa thông tin sẽ mới thật sự hữu ích.

Ví dụ : khi nhập VTHH cột mã VTHH thường được thiết kế là một Listbox, combobox còn tên VTHH bị ẩn (vì thông tin này được điền tự động không cần sửa).

Tại sao không cứ để mã VTHH là textbox thông thường sau đó nếu gõ vào đúng thì nhảy qua còn nếu sai thì hiện lên mã gần đúng (giả lập combobox như excel) nếu xác nhận thì tiếp tục còn không thì tự nhảy ra chức năng tìm kiếm đa thông tin (không phải buông bàn phím để bấm chuột vào thanh cuộn hoặc lookup button). Nâng cao một chút có thể hiện cột tên VTHH (khi cần) với mục đích gõ vào thông tin để tìm kiếm theo tên VTHH chẳng hạn (tên là cái dễ nhớ nhất và là mục đích chính khi tìm kiếm).

“Cái này mà ko làm theo thì hơi tệ. Hãy dùng các chuẩn của Micro$oft Windows như của bạn nói. Trừ các chức năng đặc biệt thì dùng các phím chức năng phù hợp (F10, F11, F12, các tổ hợp phím Ctrl + Alt +....)”

Cái này là có thật bác ạ! Thậm chí có phần mềm còn cảnh báo “Bạn không được bấm vào nút close của cửa sổ để thoát !” trong khi vấn đề rất đơn giản là ẩn đi nếu muốn không cho phép người dùng bấm vào.
 
  • Like
Reactions: Thien2105
O

onevs

Sơ cấp
9/2/11
9
0
0
Hà Nội
- Ít nhất : với kết quả cuối cùng như nhau thì một phần mềm đòi hỏi phải nhập vào 20 chỉ tiêu sẽ không tốt bằng phần mềm chỉ cần nhập vào 10 chỉ tiêu (Ví dụ : khi lập phiếu chi trả tiền điện thoại thì các thông tin được nhập từ hóa đơn điện thoại đã đủ để in ra phiếu chi, ghi vào các sổ và kết xuất ra bảng kê mua vào chứ không việc gì lại phải nhập để kê khai thuế một lần nữa).

Hoàn toàn đồng ý với bạn, cần phải tận dụng được các dữ liệu đã nhập vào hệ thống. Ở đây chính là “nhập dữ liệu một lần, sử dụng nhiều lần”.

Có thể có một số tình huống như sau:

1. Thêm bằng cách sao chép các dữ liệu đã nhập trước đây.

Ở đây có thể có một số tình huống sao chép như sau:

- Sao chép các dòng trong phần bảng của một chứng từ nào đó, hoặc bổ sung các dòng của bảng hàng hóa trong chứng từ bán hàng từ các chứng từ nhập hàng. Nghĩa là lấy thông tin từ phần bảng của các chứng từ khác để bổ sung cho chứng từ đang soạn.

- Sao chép dữ liệu của một chứng từ cùng loại sang một chứng từ mới. Ví dụ, hàng tháng, bạn phải trả hóa đơn thuê nhà thì chỉ cần bấm nút sao chép là có thể tạo mới một chứng từ với đầy đủ các thông tin của chứng từ tháng trước, chỉ có khác ngày và số chứng từ thôi.

- Tạo một chứng từ trên cơ sở của một chứng từ khác. Ví dụ: bạn đã có phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp, chỉ cần bấm nút nhập mới là sẽ tạo ra chứng từ phiếu chi (hoặc ủy nhiệm chi) là có chứng từ mới với các thông tin đã điền sẵn như người nhận tiền, hợp đồng, số tiền, diễn giải…

2. Sử dụng các thiết lập mặc định dành cho từng người sử dụng.

Mỗi người sử dụng đều đảm nhận một số công việc nhất định, ví dụ như thủ kho làm việc với một kho nhất định, kế toán tổng hợp làm việc với một doanh nghiệp (nếu trong công ty có nhiều pháp nhân). Lúc này, cần để sao mỗi người khi lập một chứng từ mới đều đã được điền các giá trị mặc định đã được thiết lập riêng cho người đó. Như vậy, nếu có nhiều người sử dụng thì mỗi người đều có thể làm việc theo các thiết lập riêng, không mất công để nhập các giá trị mặc định của riêng mình.

3. Sử dụng các quy tắc định sẵn.

Ví dụ, cần có các quy tắc định khoản cho một số tình huống thường gặp, hoặc một số quy tắc chung nào đó.

Có thể có các quy tắc: bộ tài khoản dành cho các mặt hàng (đối với hàng hóa thì định khoản theo TK156, nguyên vật liệu theo TK 152, công cụ dụng cụ theo TK153…), bộ tài khoản dành cho các đối tác (người bán theo TK331, người mua theo TK131…), một số dạng giao dịch để định khoản trong các chứng từ (ví dụ, trong phiếu thu: thu từ khách hàng, thu từ người nhận tạm ứng, nhận trả lại từ người bán, nhận tiền mặt từ ngân hàng… với các quy tắc định khoản tương ứng).

Ngoài ra, có thể kể đến các quy tắc khác như: phân bổ chi phí gián tiếp, chi phí trả trước, trích và phân bổ khấu hao…

Để nâng cao tính linh hoạt của hệ thống, cần có ra các cơ chế để người sử dụng có thể tự mình thiết lập mẫu các giao dịch thường lặp lại, nhưng trong hệ thống chưa có (có thể gọi đây là các giao dịch mẫu).

- Thân thiện : với thói quen đọc chữ của người Việt là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới thì việc cập nhật số liệu không theo thứ tự như trên sẽ không được xem là thân thiện (các chỉ tiêu nhảy lên, nhảy xuống, lúc trái, lúc phải … gây căng thẳng, nhức đầu, khó theo dõi cho người sử dụng).

Chính xác.

Ngoài ra, tính thân thiện có thể hiểu như màu sắc, cách bố trí và kích thước các phần tử điều khiển trên biểu mẫu màn hình, sử dụng tối đa không gian trên màn hình, có nhiều điểm tương đồng với các phần mềm hệ thống khác (như soạn thảo văn bản, bảng tính của MS hoặc Open Office…).

Các phần mềm nước ngoài thường có ưu thế hơn các phần mềm trong nước, vì họ chuyên tâm vào vấn đề này.

- Đơn giản : không có gì đơn giản hơn là trên chứng từ gốc có gì thì nhập vào trên máy y như thế (trừ các chỉ tiêu không thật sự cần thiết).

Đây là nguyên tắc chứng từ, nghĩa là có chứng từ như thế nào thì chúng ta sẽ nhập đúng như thế. Tuy nhiên, trong mô hình kế toán máy, các thông tin chúng ta nhập vào nhiều khi còn được nới rộng hơn để phục vụ việc hạch toán sau này. Ví dụ, trong chứng từ thực tế Phiếu chi, chúng ta thấy có mục Họ tên người nhận tiền. Khi nhập vào chương trình, cần phải nhập thêm tên đối tác mà chúng ta muốn hạch toán công nợ (vì người nhận tiền nhiều khi chỉ là nhân viên của nhà cung cấp hàng hóa cho chúng ta).

Rõ ràng là thông tin cần nhập vào hệ thống đôi khi sẽ nhiều hơn trên chứng từ gốc, nhưng điều này cần thiết để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích sau này.

Tuy nhiên, vẫn có nhiều cách để tối ưu quá trình nhập dữ liệu, ví dụ như cách sử dụng các thiết lập mặc định đối với từng người sử dụng, hoặc quy tắc điền dữ liệu định sẵn như đã nêu ở phần trên.

Cần lưu ý rằng, càng đơn giản bao nhiêu thì tính năng của chương trình của sẽ bị hạn chế bấy nhiêu.

- Tiện ích : thao tác nhập liệu là rất nhàm chán, tốn thời gian do đó để tiết kiệm thời gian và công sức thì phần mềm phải có các tiện ích để hỗ trợ như : tự động nhảy số, mặc nhiên định khoản, kiểm tra số liệu, tự động nhập liệu thông tin đã có trong quá khứ, hỗ trợ tính toán, tìm kiếm, …

Bạn đã đề cập ở phần “Ít nhất”

- Tùy biến : nhu cầu và khả năng của mỗi người mỗi khác và mỗi đơn vị đều có cái riêng (nhưng cũng đều phải tuân thủ những cái chung) do đó phần mềm phải cho phép người sử dụng tùy biến (có kiểm tra) để khai thác phần mềm hiệu quả nhất.

Một tiêu chí rất dễ đặt vấn đề, nhưng rất khó để giải quyết.

Mỗi người chúng ta đều có cách hiểu riêng về tùy biến (khả năng tùy chỉnh chương trình theo các tình huống). Có nhiều mức độ tùy chỉnh hệ thống, có mức độ dành cho người sử dụng đối với một số tình huống nhất định, có mức độ chuyên sâu dành cho người người quản trị hệ thống, có mức độ dành cho người phát triển hệ thống…

Vậy phần mềm phải có mức độ tùy biến như thế nào?

- Linh hoạt : một phần mềm không lường trước được các khả năng phát sinh trong tương lai và “gò bó” người sử dụng theo một trình tự “cứng nhắc” không thể gọi là một phần mềm tốt (Giả sử : Khi nhập phiếu thu, chi, chứng từ khác, … chỉ cho phép nhập “1 nợ, 1 có” hoặc “1 nợ nhiều có” hoặc “1 có nhiều nợ” hoặc “cố định” trong giao diện nhập liệu bằng mục “Thuế GTGT” thay vì để người dùng xác định bằng tài khoản liên quan, … sẽ rất khó khăn khi nhập những chứng từ phức tạp có “nhiều có, nhiều nợ” - Khi nhập phiếu nhập, phiếu xuất thì một phần mềm tốt phải lường trước đến các định khoản liên quan đến : chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá, lệ phí giao thông, … chẳng hạn).

Đồng ý với bạn là tính linh hoạt rất quan trọng đối với người sử dụng, vì một phần mềm không thể giải quyết hết các tình huống thực tế.

Tuy nhiên, ở ý cuối bạn lại nêu ra rằng, phần mềm tốt “phải lường trước đến các định khoản liên quan đến: chiết khấu, khuyến mại, giảm giá, lệ phí giao thông…”. Có lẽ ý này sẽ mâu thuẫn với tiêu chí đề ra bên trên là “Ít nhất”, “Đơn giản”?

- Đa dạng : ngoài việc nhập số liệu chủ yếu bằng bàn phím thì phần mềm phải hỗ trợ dùng chuột tuy nhiên không nên quá gò bó mà nên cho người sử dụng lựa chọn theo thói quen (cái gì quen nhất là nhập liệu sẽ nhanh nhất) – Giao diện nhập liệu không nên lạm dụng các công cụ “thời thượng” vì chưa hẳn đã hiệu quả bằng các công cụ “cổ điển” (các combo box, check box chưa hẳn đã là các công cụ nhập liệu nhanh hơn text box – nhìn có vẻ đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn nhưng nếu xử lý không khéo, đặt không đúng chỗ sẽ làm chậm đi thao tác của người sử dụng).

- Thao tác : hầu như ai đã dùng máy tính để làm kế toán thì cũng đều biết qua phần mềm soạn thảo văn bản như vậy tại sao chúng ta không tận dụng các thao tác mà người sử dụng đã biết như : ctrl-s để lưu, ctrl-p để in, ctrl-f để tìm kiếm, esc để thoát, enter để chấp nhận, tab để di chuyển, … giúp cho việc học sự dụng phần mềm đơn giản, dễ dàng và tự nhiên hơn (trong thực tế thì các phần mềm sáng tạo ra phím nóng loạn cào cào).

Các yêu cầu rất cơ bản về tiện ích nhập dữ liệu

+ Tháng nào cũng phát sinh hóa đơn tiền điện và chi trả bằng tiền mặt mọi thông tin đều giống nhau trừ ngày hóa đơn, số hóa đơn, diễn giải, số tiền? Vậy tại sao chúng ta không tạo một “mẫu tự động” bao gồm diễn giải là “Chi phí điện” và định khoản sẵn : N 642 C 111; N 133 C 111 sau đó chúng ta chỉ cần nhập vào ngày hóa đơn, số hóa đơn, thêm diễn giải “tháng 01/2011”, nhập số tiền là xong?

Nếu chương trình có thao tác sao chép chứng từ (như đã nêu ở phần "Ít nhất"), chỉ cần nhấp chuột 2 lần và sửa lại số tiền là có thể giải quyết được.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chứng từ phát sinh trong tháng, cần có công cụ tìm kiếm một cách linh hoạt. Về "Tìm kiếm", có thể nêu ra rất nhiều nguyên tắc và cơ chế thực hiện. Có lẽ mình sẽ viết riêng sau.

Như vậy, với cách kết hợp giữa công cụ "Tìm kiếm" và cơ chế "Sao chép", có thể nhanh chóng nhập dữ liệu thường xuyên lặp lại mà không cần phải tạo ra một cơ chế hay công cụ trong phần mềm, đồng thời không tạo thêm "gánh nặng" cho cơ sở dữ liệu do tạo thêm nhiều khuôn mẫu như vậy.

+ Khi lập hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt và nhập số liệu vào máy:

Mã VTHH Tên VTHH Số lượng Đơn giá Thành tiền
001 Mặt hàng 1 10 50.000 500.000
002 Mặt hàng 2 5 200.000 1.000.000
Cộng: 1.500.000
Thuế GTGT 10% 150.000
Tổng thanh toán: 1.650.000

(a) Tại sao chúng ta không định khoản như khi làm “thủ công” :
N 111, C 511 Số tiền 1.500.000
N 111, C 3331 Số tiền 150.000

(b) Mà lại phải định khoản :
N 111, C 511 Số tiền 500.000
N 111, C 3331 Số tiền 50.000
N 111, C 511 Số tiền 1.000.000
N 111, C 3331 Số tiền 100.000

Nếu định khoản theo cách (b) thì nếu có làm tròn ở phần thuế GTGT thì việc sửa chữa sẽ khó khăn hơn (và có những trường hợp là không thể), các tài khoản nợ, có, thuế suất, … phải nhập đi nhập lại nhiều lần mặt khác nếu định khoản theo cách (a) thì việc đưa số liệu đã nhập ra bảng kê bán ra là hết sức dễ dàng và người sử dụng sẽ không cần tuân thủ theo bất cứ một quy tắc nào cả.
Hơn nữa với các hóa đơn như trên thì định khoản là “cố định” vậy tại sao chúng ta cứ phải gõ “thủ công” vào mà không để cho “máy” gánh vác bớt công việc ? (thậm trí xử lý “trong suốt” với người sử dụng).

Bạn đưa ra một ví dụ cụ thể và một số vấn đề phát sinh trong kế toán “thủ công”. Tuy nhiên, nếu phần mềm có các công cụ tiện ích như đã nói ở trên thì người sử dụng sẽ:
- không phải nhập thuế suất theo từng dòng;
- không phải định khoản nợ có theo từng dòng;
- không phải đưa dữ liệu ra bảng kê một lần nữa;

Ngoài ra, trong ví dụ trên, bạn thử xem nếu như công ty bán hàng theo thuế suất 10%, vừa không chịu thuế thì sẽ không hợp lý lắm nếu như gộp các dòng lại.

Hơn nữa, trong hệ thống sổ sách kế toán chi tiết có một số sổ cần phải ghi rõ chi tiết từng mặt hàng (sổ chi tiết bán hàng). Việc định khoản tách theo các dòng sẽ tiện lợi hơn để có thể vừa lập ra sổ tổng hợp (nhật ký chung, sổ cái), đồng thời lập ra các sổ kế toán chi tiết.

Kế toán máy khác kế toán “thủ công” là để lên các báo cáo tổng hợp, phần mềm kế toán sẽ tự động tính toán từ các dữ liệu chi tiết.

Những điều tôi vừa phân tích ở trên có lẽ ai làm kế toán cũng biết và chắc chắn rằng các công ty phần mềm còn biết rõ hơn nhưng không hiểu tại sao tất cả các phần mềm kế toán tôi đã dùng thử đều chưa đạt được những điều đơn giản đó? Hay các công ty phần mềm chỉ tập trung vào việc phát trên ngôn ngữ gì ?, bảo mật ra sao ? mà quên đi điều cốt lõi là giúp cho người sử dụng được “nhàn nhã” nhất?

Những điểm bạn nêu ra nằm trong khái niệm phát triển phần mềm “Usability”. Để có một phần mềm thực sự “tiện dụng”, cần phải có sự đầu tư thời gian, chất xám và tiền bạc. Rất tiếc, tại Việt Nam không phải công ty phần mềm nào cũng sẵn sàng như vậy.

Cám ơn bạn vì bài viết!
 
Sửa lần cuối:
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Rất cảm ơn các phân tích sâu sắc của bác! Em nhất trí với bác nhưng xin bàn thêm vài ý như sau:

Tuy nhiên, ở ý cuối bạn lại nêu ra rằng, phần mềm tốt “phải lường trước đến các định khoản liên quan đến: chiết khấu, khuyến mại, giảm giá, lệ phí giao thông…”. Có lẽ ý này sẽ mâu thuẫn với tiêu chí đề ra bên trên là “Ít nhất”, “Đơn giản”?

Lường trước không có nghĩa là phải phô hết ra trong giao diện (cái này dính đến sự "tùy biến") do đó không ảnh hưởng đến sự "Ít nhất", "Đơn giản".

ví dụ cụ thể và một số vấn đề phát sinh trong kế toán “thủ công”. Tuy nhiên, nếu phần mềm có các công cụ tiện ích như đã nói ở trên thì người sử dụng sẽ:
- không phải nhập thuế suất theo từng dòng;
- không phải định khoản nợ có theo từng dòng;
- không phải đưa dữ liệu ra bảng kê một lần nữa;

Ngoài ra, trong ví dụ trên, bạn thử xem nếu như công ty bán hàng theo thuế suất 10%, vừa không chịu thuế thì sẽ không hợp lý lắm nếu như gộp các dòng lại.

Hơn nữa, trong hệ thống sổ sách kế toán chi tiết có một số sổ cần phải ghi rõ chi tiết từng mặt hàng (sổ chi tiết bán hàng). Việc định khoản tách theo các dòng sẽ tiện lợi hơn để có thể vừa lập ra sổ tổng hợp (nhật ký chung, sổ cái), đồng thời lập ra các sổ kế toán chi tiết.

Kế toán máy khác kế toán “thủ công” là để lên các báo cáo tổng hợp, phần mềm kế toán sẽ tự động tính toán từ các dữ liệu chi tiết.

Nếu một đơn vị vừa sử dụng hóa đơn GTGT 5%, 10%, không chịu thuế thì đều ghi hóa đơn riêng do đó sẽ không có trường hợp Mặt hàng 1 5%, Mặt hàng 2 10%, Mặt hàng 3 không chịu thuế (trên cùng 1 chứng từ gốc).

Nếu đã có đủ số liệu ban đầu thì việc xử lý nó là hoàn toàn có thể (tùy cách phân tích hệ thống mà xử lý sẽ đơn giản hoặc phức tạp). Tuy nhiên khi đã kinh doanh phần mềm thì Khách hàng sẽ được ưu tiên nhất do đó sự "cực khổ" của nhà cung cấp sẽ được bù đắp bằng sự "sung sướng" của khách hàng => Hàng bán chạy thì cả hai đều "sung sướng"!
 
O

onevs

Sơ cấp
9/2/11
9
0
0
Hà Nội
Nếu một đơn vị vừa sử dụng hóa đơn GTGT 5%, 10%, không chịu thuế thì đều ghi hóa đơn riêng do đó sẽ không có trường hợp Mặt hàng 1 5%, Mặt hàng 2 10%, Mặt hàng 3 không chịu thuế (trên cùng 1 chứng từ gốc).!

Doanh nghiệp bây giờ tự in hóa đơn. Có lẽ là do thói quen nên hầu hết đều đặt theo gần giống mẫu quy định trước đây, nghĩa là một hóa đơn theo một thuế suất. Nhưng việc sử dụng nhiều thuế suất trong một hóa đơn có lẽ chỉ còn là vấn đề thời gian thôi.

Doanh nghiệp mình triển khai phần mềm trọn gói (vừa có phần mềm và phần cứng), trước đây phải viết 2 hóa đơn (không chịu thuế và 10%), còn bây giờ tự thiết kế sử dụng nhiều thuế suất theo nhiều dòng trong một hóa đơn rồi. Rất tiện!
 
hai2hai

hai2hai

VNUNI Makes a difference
29/4/04
2,036
126
63
48
Hà nội
vnuni.net
Ví dụ : khi nhập VTHH cột mã VTHH thường được thiết kế là một Listbox, combobox còn tên VTHH bị ẩn (vì thông tin này được điền tự động không cần sửa).

Đây là loại control...còi rồi :), dưới cái combo xổ xuống là cả 1 cái đầy đủ như thế này: (chưa kể cho phép tra cứu, sắp xếp, hiển thị với tốc độ như virtual list ở phía dưới)
9a8d9a8ba51f.png


Tại sao không cứ để mã VTHH là textbox thông thường sau đó nếu gõ vào đúng thì nhảy qua còn nếu sai thì hiện lên mã gần đúng (giả lập combobox như excel) nếu xác nhận thì tiếp tục còn không thì tự nhảy ra chức năng tìm kiếm đa thông tin (không phải buông bàn phím để bấm chuột vào thanh cuộn hoặc lookup button). Nâng cao một chút có thể hiện cột tên VTHH (khi cần) với mục đích gõ vào thông tin để tìm kiếm theo tên VTHH chẳng hạn (tên là cái dễ nhớ nhất và là mục đích chính khi tìm kiếm).

Đấy là dạng Lookup Control (thường tự viết lấy), dùng để sử dụng trong trường hợp dữ liệu nhiều. Tuy nhiên giờ các Combobox cũng hoạt động tương tự rồi. Mạnh lắm!

Nếu nhập riêng chứng từ thì quá đơn giản cho người lập trình (và cực khổ hơn cho người sử dụng) vấn đề là nếu cần người sử dụng có thể nhập ngay trong giao diện chính (đúng như bản chất của chứng từ gốc).

Lại vẫn làm ngay trên chứng từ gốc đó luôn chứ. Nếu trên chứng từ gốc giả sử có 20 cái chi phí như thế (đã lập trình thì phải tính từ zero cho tới unlimited các trường hợp có thể xảy ra) thì cái form đó thêm 20 ô text à? Thay vì ô text thì thêm 1 tab (expand tab) rồi hiện 1 grid về chi phí, ở grid đó hiện các dòng chứng từ gồm và giá trị của chứng từ chi phí luôn. Có nút thêm mới và sửa chứng từ chi phí luôn ở đó (sẽ hiện lên màn hình nhập chứng từ chi phí liên quan).

Nếu bảo làm cái này dễ cho lập trình thì ngược lại đó, để làm kiểu đó thì cực khó vì liên quan tới chuyện phân bổ. Thay đổi tổng giá trị của chứng từ chi phí lập tức phải tính lại giá trị phân bổ theo nhiều tiêu chí khác nhau. Với cách này, thậm chí có thể phân bổ mỗi chi phí theo nhiều cách khác nhau (Số lượng, trọng lượng, giá trị, thể tích,...).

Còn nếu chỉ là các ô text ngay trên chứng từ thì làm sao quản lý được công nợ với các nhà cung cấp các dịch vụ phát sinh chi phí nói trên (kho bãi, vận chuyển, bảo hiểm, v.v... mấy thứ đó đâu phải do NCC hàng hóa cung cấp đâu (tùy theo điều kiện trên hợp đồng, incoterm,...), và nếu để chứng từ độc lập với mấy ô text chi phí đó thì nhỡ 2 con số tiền đó ko khớp nhau thì sao)

Kế toán là liên quan tới các bộ chứng từ đi kèm. 1 Chứng từ bao giờ cũng có thể xem các chứng từ đi kèm theo nó (dẫn tới nó hoặc phái sinh từ nó gồm chứng từ kế toán và các chứng từ gốc)
 
Sửa lần cuối:
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Doanh nghiệp bây giờ tự in hóa đơn. Có lẽ là do thói quen nên hầu hết đều đặt theo gần giống mẫu quy định trước đây, nghĩa là một hóa đơn theo một thuế suất. Nhưng việc sử dụng nhiều thuế suất trong một hóa đơn có lẽ chỉ còn là vấn đề thời gian thôi.

Doanh nghiệp mình triển khai phần mềm trọn gói (vừa có phần mềm và phần cứng), trước đây phải viết 2 hóa đơn (không chịu thuế và 10%), còn bây giờ tự thiết kế sử dụng nhiều thuế suất theo nhiều dòng trong một hóa đơn rồi. Rất tiện!

Không có quy định bắt buộc mỗi hóa đơn một thuế suất nhưng theo em như vậy sẽ đơn giản hơn trong những công đoạn sau đó. Ví dụ : kiểm tra logic thuế GTGT (theo %), kê khai bảng kê mua vào, bán ra, ...

Nếu bác dùng cả 2 thuế suất thì khi kê khai lại phải tách ra để một phần ở trên một phần ở dưới (và nếu xử lý kê khai thuế thông qua các bút toán thì lại phải tách hóa đơn thành 2 cụm định khoản theo thuế suất còn nếu không cần tách thì sau này cũng rất khó đối chiếu sổ sách với bảng kê => mấy bác thuế thường lấy bảng kê mua vào, bán ra để đối chiếu và người sử dụng sau khi in ra bảng kê cũng thường kiểm tra bằng cách này).

Đây là loại control...còi rồi :), dưới cái combo xổ xuống là cả 1 cái đầy đủ như thế này: (chưa kể cho phép tra cứu, sắp xếp, hiển thị với tốc độ như virtual list ở phía dưới)
9a8d9a8ba51f.png

Nếu cái này dùng để lựa chọn tổng hợp chi tiết số liệu thì rất tuyệt (vì khi đó chúng ta chỉ cần chọn kỹ cái cần muốn và chờ xem kết quả) nhưng nếu đưa vào trong nhập liệu thì càng đơn giản càng tốt vì tránh làm chậm lại các thao tác đang ngon chớn (bấm chuột theo tôi là điều tệ hại nhất khi đang nhập liệu vì tay phải rời bàn phím mắt phải liếc qua chuột => phân tâm => trong khi chúng ta chỉ cần biết mã của cái cần nhập là gì ? hoặc hỗ trợ thêm vài ký tự cuối không nhớ rõ ?).

Đấy là dạng Lookup Control (thường tự viết lấy), dùng để sử dụng trong trường hợp dữ liệu nhiều. Tuy nhiên giờ các Combobox cũng hoạt động tương tự rồi. Mạnh lắm!

Cái tự viết như bác nói là cái thể hiện trình độ của người viết và cũng là cái hay của riêng từng chương trình (rất tiếc là các phần mềm lại thường đưa vào cái chuẩn đã có sẵn).


Lại vẫn làm ngay trên chứng từ gốc đó luôn chứ. Nếu trên chứng từ gốc giả sử có 20 cái chi phí như thế (đã lập trình thì phải tính từ zero cho tới unlimited các trường hợp có thể xảy ra) thì cái form đó thêm 20 ô text à? Thay vì ô text thì thêm 1 tab (expand tab) rồi hiện 1 grid về chi phí, ở grid đó hiện các dòng chứng từ gồm và giá trị của chứng từ chi phí luôn. Có nút thêm mới và sửa chứng từ chi phí luôn ở đó (sẽ hiện lên màn hình nhập chứng từ chi phí liên quan).

Nếu bảo làm cái này dễ cho lập trình thì ngược lại đó, để làm kiểu đó thì cực khó vì liên quan tới chuyện phân bổ. Thay đổi tổng giá trị của chứng từ chi phí lập tức phải tính lại giá trị phân bổ theo nhiều tiêu chí khác nhau. Với cách này, thậm chí có thể phân bổ mỗi chi phí theo nhiều cách khác nhau (Số lượng, trọng lượng, giá trị, thể tích,...).

Còn nếu chỉ là các ô text ngay trên chứng từ thì làm sao quản lý được công nợ với các nhà cung cấp các dịch vụ phát sinh chi phí nói trên (kho bãi, vận chuyển, bảo hiểm, v.v... mấy thứ đó đâu phải do NCC hàng hóa cung cấp đâu (tùy theo điều kiện trên hợp đồng, incoterm,...), và nếu để chứng từ độc lập với mấy ô text chi phí đó thì nhỡ 2 con số tiền đó ko khớp nhau thì sao)

Kế toán là liên quan tới các bộ chứng từ đi kèm. 1 Chứng từ bao giờ cũng có thể xem các chứng từ đi kèm theo nó (dẫn tới nó hoặc phái sinh từ nó gồm chứng từ kế toán và các chứng từ gốc)

Bác chưa hiểu ý tôi ở đoạn này!

Các chỉ tiêu mà phải xác định cụ thể thì xưa quá mọi cái phải được tổng quát hóa cần thì có không cần thì thôi chứ không phải theo kiểu chờ sẵn!
Tôi ví dụ cụ thể:

- Đơn giản :

Chi tiền mua xăng đi công tác:
100l x 16.000 = 1.600.000
Thuế GTGT 10% = 160.000
LPGT 100l x 1.000 = 100.000
Tổng thanh toán : 1.860.000

+Nếu giao diện nhập liệu cố định chỉ cho nhập tiền hàng, tiền thuế thì ta phải nhập như sau (giả sử thanh toán tiền mặt):

Tiền hàng : 1.700.000 (N642, C111)
Tiền thuế : 160.000 (N133, C111)
(bất tiện ở phương pháp này là số 1.700.000 phải dùng máy tính con để lấy 1.860.000 - 160.000 hoặc 1.600.000+100.000)

+Nếu giao diện linh hoạt ta có thể nhập y như chứng từ gốc:

Tiền hàng N642, C111 - 1.600.000
Tiền thuế N133, C111 - 160.000
LPGT N642, C111 - 100.000

- Phức tạp hơn :

Trong cùng một hóa đơn mua hàng có giá trị 500.000 và giảm giá là 50.000 tiền tính thuế là 450.000 thuế là 45.000 (10%) => Tổng thanh toán là 495.000 (giả sử ghi nợ).

Nếu phần mềm không linh hoạt phải nhập thành 2 chứng từ :
1-
N156, C331 - 450.000
N133, C331 - 45.000
2-
N156, C711 - 50.000

Nếu phần mềm linh hoạt (thậm chí tự động định khoản) thì gộp cả 2 thành 1 (cả 3 bút toán) đỡ mất công theo dõi các mối quan hệ giữa các chứng từ, khỏi phải nhập vào các thông tin liên quan (ngày hd, số hd, đối tượng, ...) bởi vì bản chất của các thông tin là quan hệ nội tại không cần tham chiếu.
 
Sửa lần cuối:
hai2hai

hai2hai

VNUNI Makes a difference
29/4/04
2,036
126
63
48
Hà nội
vnuni.net
Nếu cái này dùng để lựa chọn tổng hợp chi tiết số liệu thì rất tuyệt (vì khi đó chúng ta chỉ cần chọn kỹ cái cần muốn và chờ xem kết quả) nhưng nếu đưa vào trong nhập liệu thì càng đơn giản càng tốt vì tránh làm chậm lại các thao tác đang ngon chớn (bấm chuột theo tôi là điều tệ hại nhất khi đang nhập liệu vì tay phải rời bàn phím mắt phải liếc qua chuột => phân tâm => trong khi chúng ta chỉ cần biết mã của cái cần nhập là gì ? hoặc hỗ trợ thêm vài ký tự cuối không nhớ rõ ?).

Combobox hiện đại không bao giờ phải dùng chuột vì nó giờ gần như là Lookup Control (Chuyên phục vụ các thông tin cần tra cứu lựa chọn). Chuột chỉ là lựa chọn thứ 2 thôi. Nhiều khi đi đào tạo cũng phải hướng dẫn người dùng sử dụng bàn phím thành thạo vì họ cứ nhìn thấy combo là lại dùng chuột mà ko biết ở đó có bàn phím cả. Các multi Column combobox mới hiện này đề có khả năng search kiểu intelisene, cho phép hiện theo trang với hàng triệu bản ghi rất nhanh (họ dùng chế độ Virtual list mà). Chỉ có điều những thứ đó là phải bỏ tiền ra mua vì các công ty PM tử tế họ ko dùng đồ chùa trên mạng mặc dù có đầy. Chỉ khi nào bỏ tiền ra mua những thứ đẹp đẽ đó họ mới thấy giá trị từng đồng của phần mềm mà họ bán. Có rất nhiều PM "đẹp" trên thị trường hiện nay toàn dùng đồ "chùa"

Trong cùng một hóa đơn mua hàng có giá trị 500.000 và giảm giá là 50.000 tiền tính thuế là 450.000 thuế là 45.000 (10%) => Tổng thanh toán là 495.000 (giả sử ghi nợ).

Nếu phần mềm không linh hoạt phải nhập thành 2 chứng từ :

Thế thì buồn cười quá.

Không có quy định bắt buộc mỗi hóa đơn một thuế suất nhưng theo em như vậy sẽ đơn giản hơn trong những công đoạn sau đó. Ví dụ : kiểm tra logic thuế GTGT (theo %), kê khai bảng kê mua vào, bán ra,...

Khi bán hàng ngoài siêu thị lớn thì hàng hóa xuất ra trên 1 hóa đơn, nhưng có thể mỗi mặt hàng 1 thuế xuất khác nhau là chuyện bình thường, vì thế VAT xuất hiện trên dừng dòng hàng chứ ko phải trên cả hóa đơn. Nhưng cái hóa đơn GTGT của nhà ta thì mỗi hóa đơn là 1 mức thuế suất. Vì thế thiết kế tổng thể thì nên mỗi dòng hàng 1 loại thuế suất thôi. Các giải pháp nước ngoài họ cũng làm vậy.

Chuyên kê khai chỉ là chuyện báo cáo được Select từ chứng từ Group theo loại thuế suất thôi mà.
 
Sửa lần cuối:
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Combobox hiện đại không bao giờ phải dùng chuột vì nó giờ gần như là Lookup Control (Chuyên phục vụ các thông tin cần tra cứu lựa chọn). Chuột chỉ là lựa chọn thứ 2 thôi. Nhiều khi đi đào tạo cũng phải hướng dẫn người dùng sử dụng bàn phím thành thạo vì họ cứ nhìn thấy combo là lại dùng chuột mà ko biết ở đó có bàn phím cả. Các multi Column combobox mới hiện này đề có khả năng search kiểu intelisene, cho phép hiện theo trang với hàng triệu bản ghi rất nhanh (họ dùng chế độ Virtual list mà). Chỉ có điều những thứ đó là phải bỏ tiền ra mua vì các công ty PM tử tế họ ko dùng đồ chùa trên mạng mặc dù có đầy. Chỉ khi nào bỏ tiền ra mua những thứ đẹp đẽ đó họ mới thấy giá trị từng đồng của phần mềm mà họ bán. Có rất nhiều PM "đẹp" trên thị trường hiện nay toàn dùng đồ "chùa"

Theo tôi thì ai cũng biết là khi dùng listbox bấm phím trống sẽ liệt kê danh sách để chọn nhưng không thể tự gõ vào nếu mình nhớ chính xác mã (nếu gõ thì phải chờ cơ chế tìm kiếm của listbox => chậm) combobox giải quyết được cái này nhưng lại dùng phím trống để nhập liệu do đó giải pháp là dùng combobox và xử lý lại để kết hợp các ưu điểm của combobox+listbox (vẫn gõ được trực tiếp và vẫn dùng phím trống để chọn).
Các control hay sao không cố gắng viết theo nhu cầu (dân Việt Nam thừa sức làm việc này mà) => Cái này giải thích tại sao các phần mềm cứ na ná nhau!

Trong cùng một hóa đơn mua hàng có giá trị 500.000 và giảm giá là 50.000 tiền tính thuế là 450.000 thuế là 45.000 (10%) => Tổng thanh toán là 495.000 (giả sử ghi nợ).
Nếu phần mềm không linh hoạt phải nhập thành 2 chứng từ :


Cái này thì buồn cười quá.

Trong thực tế có rất nhiều phần mềm không đáp ứng được yêu cầu đơn giản trên:
Khi nhập mua hàng
Loại 1:
Dùng textbox để xác định tài khoản nợ, có trong phần chi tiết không xác định tài khoản loại này thường chỉ có khả năng định khoản 2 bút toán (vd : N156, C331 và N133, C331).
Loại 2:
Xác định tài khoản có 1 lần (331) các tài khoản nợ theo từng mặt hàng => không hạch toán được N156, C711
Loại 3:
Xác định cả nợ, có theo từng mặt hàng loại này theo lý thuyết có khả năng định khoản nợ, có bất kỳ (N156, C711) nhưng do "ràng buộc" để xử lý nên cũng hạn chế định khoản mặt khác có phần mềm lại bắt buộc phải nhập vào mã hàng (mà bản thân định khoản N156, C711 lại không liên quan đến mã hàng nào cả) => đa số cũng không xử lý được bản chất của bút toán trên.


Khi bán hàng ngoài siêu thị lớn thì hàng hóa xuất ra trên 1 hóa đơn, nhưng có thể mỗi mặt hàng 1 thuế xuất khác nhau là chuyện bình thường, vì thế VAT xuất hiện trên dừng dòng hàng chứ ko phải trên cả hóa đơn. Nhưng cái hóa đơn GTGT của nhà ta thì mỗi hóa đơn là 1 mức thuế suất. Vì thế thiết kế tổng thể thì nên mỗi dòng hàng 1 loại thuế suất thôi. Các giải pháp nước ngoài họ cũng làm vậy.

Chuyên kê khai chỉ là chuyện báo cáo được Select từ chứng từ Group theo loại thuế suất thôi mà.

Siêu thị dùng hóa đơn tự in và là thiểu số mà phần mềm kế toán hướng đến mặt khác phân hệ bán hàng của các đơn vị này càng không cần thể hiện tài khoản và sửa chữa thuế suất (thuế suất đã quy định cho cụ thể từng nhóm hàng, mặt hàng do đó chỉ cần cho xem là đủ).
Việc đa số thiết kế có tài khoản, thuế suất theo tôi là do "bắt chước" các phần mềm nước ngoài và cái nào cũng vậy nên thành "chuẩn mực" => Cái quen chưa hẳn là tối ưu => Nếu thống kê tần suất sử dụng, % áp dụng trong thực tế sẽ thấy ngay các thao tác nhập đi nhập lại tài khoản, thuế suất là ... thừa.
 
O

onevs

Sơ cấp
9/2/11
9
0
0
Hà Nội
Để làm một phần mềm mà thỏa mãn tất cả các yêu cầu thực tế thì rất khó, bởi vì các yêu cầu rất đa dạng và nhiều khi còn mẫu thuẫn với nhau. Chính vì vậy những người làm phần mềm đôi khi chỉ đưa ra các giải pháp trung hòa, hoặc đáp ứng được phần lớn các yêu cầu đó.

Lấy ngay một ví dụ trong bài viết của chủ đề này, có một số các yêu cầu sau:

Khi bán hàng ngoài siêu thị lớn thì hàng hóa xuất ra trên 1 hóa đơn, nhưng có thể mỗi mặt hàng 1 thuế xuất khác nhau là chuyện bình thường, vì thế VAT xuất hiện trên dừng dòng hàng chứ ko phải trên cả hóa đơn.

Nếu thống kê tần suất sử dụng, % áp dụng trong thực tế sẽ thấy ngay các thao tác nhập đi nhập lại tài khoản, thuế suất là ... thừa.

- Linh hoạt : một phần mềm không lường trước được các khả năng phát sinh trong tương lai và “gò bó” người sử dụng theo một trình tự “cứng nhắc” không thể gọi là một phần mềm.

Cái khó chính là để làm sao hòa hợp được những yêu cầu đặt ra mà không làm mất thói quen của người sử dụng, nhưng vẫn giải quyết được các vấn đề phát sinh sau này (Ví dụ giả sử như Tổng cục thuế đưa ra các thay đổi trong biểu mẫu Tờ khai thuế GTGT chẳng hạn, trong đó hợp nhất các nhóm thuế suất vào một cột riêng biệt)..

Nhưng chính những yêu cầu mà người sử dụng đưa ra, chính là vấn đề để các công ty phần mềm tìm ra hướng giải quyết, và những gì chúng ta đang thảo luận ở đây là để mọi người cùng nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau.

Quay trở lại vấn đề mà bạn yeungheketoan2011 đặt ra:

Việc đa số thiết kế có tài khoản, thuế suất theo tôi là do "bắt chước" các phần mềm nước ngoài và cái nào cũng vậy nên thành "chuẩn mực" => Cái quen chưa hẳn là tối ưu => Nếu thống kê tần suất sử dụng, % áp dụng trong thực tế sẽ thấy ngay các thao tác nhập đi nhập lại tài khoản, thuế suất là ... thừa.

Thử nhìn nhận thế này, bạn cho nhận xét nhé:

- Nhiều phần mềm hiện nay để tài khoản và thuế suất theo từng dòng. Cách này có ưu điểm là cho phép linh động trong việc bán hàng theo nhiều thuế suất. Nhưng có nhược điểm là người sử dụng phải nhập dữ liệu nhiều lần (cho từng dòng thuế suất).

- Tuy nhiên, nếu chỉ vì lý do nhập lại thuế suất theo nhiều dòng thì có thể giải quyết bằng cơ chế như bài viết đầu của mình ở chủ đề này, đó là cơ chế điền dữ liệu mặc định. Nghĩa là, mỗi mặt hàng đều có mặc định sẵn thuế suất GTGT, cùng với tài khoản tương ứng. Và như vậy, khi nhập dữ liệu, khi chúng ta chọn hàng hóa thì chương trình tự động điền các giá trị mặc định vào các ô cần thiết về thuế suất và tài khoản. Công việc của người nhập dữ liệu lúc này chỉ còn một số thao tác:

o Tạo mới chứng từ
o Nhập tên người mua (hoặc người bán)
o Điền kho (nếu chưa có kho mặc định theo người sử dụng, nếu đã có thì cũng không cần phải điền)
o Thêm mới một dòng trong phần bảng Hàng hóa
o Chọn mặt hàng mới
o Đánh đơn giá (nếu đã đặt giá mặc định thì chương trình tự điền)
o Đánh số lượng
o Bấm nút Ghi sổ để ghi nhận vào hệ thống kế toán
o Bấm nút In để để in ra giấy
o Bấm nút tạo Phiếu thu (hoặc Phiếu chi) để tạo mới chứng từ thanh toán

- Trong cách làm trên, chương trình cần tự động điền các giá trị mặc định sau:

o Kho bãi
o Tài khoản kế toán hàng hóa
o Tài khoản phải thu (phải trả),
o Tài khoản kế toán thuế GTGT,
o Tài khoản doanh thu,
o Tài khoản giá vốn…
o Đơn giá mặt hàng
o Ngày và số chứng từ

- Nếu như người sử dụng cảm thấy không thuận tiện khi nhìn thấy một số tài khoản trong biểu mẫu nhập chứng từ (ví dụ như Thủ kho không cần quan tâm đến tài khoản), thì có thể ẩn các trường này đi (vì đã được điền tự động) theo như nhận xét của bạn yeungheketoan2011 ở bài viết trước.
 
T

thuha0086

Trung cấp
29/8/08
64
0
6
Hà Nội
Em cũng đang làm cho một công ty phần mềm kế toán đây. Cảm ơn các bác đã đưa nhiều ý kiến trong bài này, em sẽ thu thập về để tham khảo nhưng nói thật là để tạo ra một phần mềm kế toán đáp ứng được hết tất cả yêu cầu của kế toán từ khâu nhập liệu, lên sổ sách báo cáo, in ấn rồi cập nhật tuốt các thông tư nghị định mới, bên em cũng quay như chong chóng mà chắc chắn là không thể đáp ứng hết được. Phần mềm bên em từ lúc hình thành đến nay đã mười mấy năm, bao nhiêu thế hệ kế toán đã góp ý để hoàn thiện các phiên bản, nhưng cũng như kiểu làm dâu trăm họ. Mang phần mềm cho bác này thì khen giao diện đơn giản, hợp lý, dễ dùng, màu sắc không lòe loẹt, mang cho bác kia thì lại bảo sao mà xấu thế không hiện đại gì cả, màu gì quê mùa, cục mịch. em nói thế để các bác biết mới bên ngoài thôi đã có nhiều ý kiến trái chiều nữa là vào phần nội dung. Cho thêm chỉ tiêu nhập liệu người cần đến nhiều thì bảo như thế là tiện, nhưng có những công ty không dùng đến thì chê rối, tự gõ thành mấy dòng cho nhanh, thêm làm gì mệt người ta lại phải enter qua. Bên em đã làm theo phương thức may đo công ty nào cần cái gì thì thêm vào, chỉnh sửa cho phù hợp nhất với đặc điểm nhập liệu rồi nhưng vẫn bị chê. Tuy nhiên có một số điểm em đọc trong bài này em thấy các phần mềm đã làm được từ lâu, sao các bác lại bảo không có hay không tiện nhỉ?? Các tiện ích đánh số tự động, tự động hạch toán, sao chép các chứng từ giống nhau qua các tháng ,tìm kiếm nhanh, phím tắt ,... đều có tuốt mà. Thêm một vấn đền nữa là các kế toán khác nhau làm việc với chứng từ theo các cách khác nhau, có người thích nhập liệu kiểu này, có người thích kiểu khác, nên phần mềm sẽ chỉ đáp ứng những yêu cầu chung nhất, được nhiều kế toán yêu cầu nhất.
 
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Quay trở lại vấn đề mà bạn yeungheketoan2011 đặt ra:

Thử nhìn nhận thế này, bạn cho nhận xét nhé:

- Nhiều phần mềm hiện nay để tài khoản và thuế suất theo từng dòng. Cách này có ưu điểm là cho phép linh động trong việc bán hàng theo nhiều thuế suất. Nhưng có nhược điểm là người sử dụng phải nhập dữ liệu nhiều lần (cho từng dòng thuế suất).

- Tuy nhiên, nếu chỉ vì lý do nhập lại thuế suất theo nhiều dòng thì có thể giải quyết bằng cơ chế như bài viết đầu của mình ở chủ đề này, đó là cơ chế điền dữ liệu mặc định. Nghĩa là, mỗi mặt hàng đều có mặc định sẵn thuế suất GTGT, cùng với tài khoản tương ứng. Và như vậy, khi nhập dữ liệu, khi chúng ta chọn hàng hóa thì chương trình tự động điền các giá trị mặc định vào các ô cần thiết về thuế suất và tài khoản. Công việc của người nhập dữ liệu lúc này chỉ còn một số thao tác:

o Tạo mới chứng từ
o Nhập tên người mua (hoặc người bán)
o Điền kho (nếu chưa có kho mặc định theo người sử dụng, nếu đã có thì cũng không cần phải điền)
o Thêm mới một dòng trong phần bảng Hàng hóa
o Chọn mặt hàng mới
o Đánh đơn giá (nếu đã đặt giá mặc định thì chương trình tự điền)
o Đánh số lượng
o Bấm nút Ghi sổ để ghi nhận vào hệ thống kế toán
o Bấm nút In để để in ra giấy
o Bấm nút tạo Phiếu thu (hoặc Phiếu chi) để tạo mới chứng từ thanh toán

- Trong cách làm trên, chương trình cần tự động điền các giá trị mặc định sau:

o Kho bãi
o Tài khoản kế toán hàng hóa
o Tài khoản phải thu (phải trả),
o Tài khoản kế toán thuế GTGT,
o Tài khoản doanh thu,
o Tài khoản giá vốn…
o Đơn giá mặt hàng
o Ngày và số chứng từ

- Nếu như người sử dụng cảm thấy không thuận tiện khi nhìn thấy một số tài khoản trong biểu mẫu nhập chứng từ (ví dụ như Thủ kho không cần quan tâm đến tài khoản), thì có thể ẩn các trường này đi (vì đã được điền tự động) theo như nhận xét của bạn yeungheketoan2011 ở bài viết trước.

Các giải pháp bác đưa ra rất ổn để khắc phục việc phải nhập lại thuế suất theo nhiều dòng và việc thể hiện tài khoản những khi không cần thiết. Nhưng vấn đề trên chỉ là khía cạnh thấy được em xin bàn sâu về vấn đề này:

Nếu bác thể hiện thuế suất (thường kèm theo kho hoặc tài khoản liên quan) theo từng mặt hàng thì đa số là định khoản cũng theo từng mặt hàng đó.

Em giả sử theo hóa đơn mua hàng (mua nợ, thuế suất 10%) :
Mặt hàng 1 - thành tiền : 1.181.813
Mặt hàng 2 - thành tiền : 2.457.803
Cộng : 3.936.616
Tiền thuế 10% : 363.962
Tổng thanh toán : 4.003.578

Nếu không quan tâm đến từng dòng mà hạch toán theo toàn bộ hóa đơn:

N156, C331 - 3.936.616
N133, C331 - 363.962 (1)

Nếu theo cách hạch toán từng dòng:

N156, C331 - 1.181.813
N133, C331 - 118.181 (2)
N156, C331 - 2.457.803
N133, C331 - 245.780 (3)

Bác chú ý (2)+(3)=363.961 trong khi (1) là 363.962 vậy thì cái nào đúng ? (hiển nhiên là (1) đúng) như vậy phải sửa (2) và (3) như thế nào ?

Đó là ví dụ hóa đơn được tính chính xác và chỉ 1 thuế suất còn trong trường hợp thuế tính sai mà thấp hơn số thật thì phải lấy số sai (thấp hơn) lại càng khó khăn hơn trong việc xử lý (rắc rối không đáng => lại đẻ ra các ràng buộc, quy luật đối với người sử dụng).

Về cái vụ này còn nhiều cái thoạt nhìn không có vấn đề nhưng thật ra có vấn đề rất lớn đó bác ạ!

Tuy nhiên có một số điểm em đọc trong bài này em thấy các phần mềm đã làm được từ lâu, sao các bác lại bảo không có hay không tiện nhỉ?? Các tiện ích đánh số tự động, tự động hạch toán, sao chép các chứng từ giống nhau qua các tháng ,tìm kiếm nhanh, phím tắt ,... đều có tuốt mà.

Tôi nêu ra tất cả các điểm cần thiết để phần nhập liệu được gọi là tốt (theo chủ quan) chứ không có ý là các phần mềm chưa đáp ứng được "tất cả" các điểm này.

Thêm một vấn đền nữa là các kế toán khác nhau làm việc với chứng từ theo các cách khác nhau, có người thích nhập liệu kiểu này, có người thích kiểu khác, nên phần mềm sẽ chỉ đáp ứng những yêu cầu chung nhất, được nhiều kế toán yêu cầu nhất.

Nhu cầu chung nhất là phần nhập liệu phải : nhanh chóng, dễ dàng, đầy đủ => Khách hàng là thượng đế nhưng hình như luôn phải lệ thuộc vào nơi cung cấp phần mềm nếu có góp ý cũng chỉ được điều chỉnh trên bộ khung có sẵn (bộ khung đã có thì dù có thay da đổi thịt cũng chắc gì thành lực sĩ ? - hoa hậu, người mẫu thì có thể) => Khách hàng có một quyền duy nhất là chọn mua cái "tốt nhất" cho mình
("tốt nhất" lại mang tính cực đại địa phương - nếu có một chuẩn abc thì chưa chắc "tốt nhất" đã đạt chuẩn?).
 
Sửa lần cuối:
hai2hai

hai2hai

VNUNI Makes a difference
29/4/04
2,036
126
63
48
Hà nội
vnuni.net
Em giả sử theo hóa đơn mua hàng (mua nợ, thuế suất 10%) :
Mặt hàng 1 - thành tiền : 1.181.813
Mặt hàng 2 - thành tiền : 2.457.803
Cộng : 3.936.616
Tiền thuế 10% : 363.962
Tổng thanh toán : 4.003.578

Nếu không quan tâm đến từng dòng mà hạch toán theo toàn bộ hóa đơn:

N156, C331 - 3.936.616
N133, C331 - 363.962 (1)

Nếu theo cách hạch toán từng dòng:

N156, C331 - 1.181.813
N133, C331 - 118.181 (2)
N156, C331 - 2.457.803
N133, C331 - 245.780 (3)

Bác chú ý (2)+(3)=363.961 trong khi (1) là 363.962 vậy thì cái nào đúng ? (hiển nhiên là (1) đúng) như vậy phải sửa (2) và (3) như thế nào?

Với cách làm VAT ở từng dòng hàng thì ta ko chơi cái thành tiền của từng dòng hàng là chưa tính thuế mà phần thành tiền là đã có thuế rồi, phần cộng tiền hàng là sau khi đã trừ đi thuế, còn phần 10% VAT phía dưới chắc chắn là = tổng các giá trị thuế của từng dòng hàng.

Phương án sẽ là rounding trước ở dòng hàng để có giá trị tổng cộng

Nhu cầu chung nhất là phần nhập liệu phải : nhanh chóng, dễ dàng, đầy đủ =>

Câu hỏi ở đây là: Thế nào là đầy đủ? Có nơi 10 thông tin là đầy đủ nhưng có nơi 50 thông tin vẫn là thiếu.

Khách hàng là thượng đế nhưng hình như luôn phải lệ thuộc vào nơi cung cấp phần mềm nếu có góp ý cũng chỉ được điều chỉnh trên bộ khung có sẵn

Có 2 loại option để lựa chọn: Phân biệt giữa phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng. Có hàng trăm nghìn doanh nghiệp cơ mà. Làm sao mà 1 SP nào đó phục vụ hết được cả thị trường. Có rất nhiều đơn vị làm theo yêu cầu (thậm chí là làm lại từ đầu cũng được) nhưng dĩ nhiên là vấn đề: ĐẦU TIÊN :p

Khách hàng có một quyền duy nhất là chọn mua cái "tốt nhất" cho mình
("tốt nhất" lại mang tính cực đại địa phương - nếu có một chuẩn abc thì chưa chắc "tốt nhất" đã đạt chuẩn?).

Gọi là phù hợp nhất
 
Sửa lần cuối:
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Với cách làm VAT ở từng dòng hàng thì ta ko chơi cái thành tiền của từng dòng hàng là chưa tính thuế mà phần thành tiền là đã có thuế rồi, phần cộng tiền hàng là sau khi đã trừ đi thuế, còn phần 10% VAT phía dưới chắc chắn là = tổng các giá trị thuế của từng dòng hàng.

Phương án sẽ là rounding trước ở dòng hàng để có giá trị tổng cộng

Qua cách trình bày của bác tôi đoán bác đang nói đến phần mềm quản lý bán hàng. Còn nếu kế toán chênh lệch 1 đồng là cực kỳ quan trọng và cái bác nói "còn phần 10% VAT phía dưới chắc chắn là = tổng các giá trị thuế của từng dòng hàng" chỉ là lý thuyết còn thực tế thì khác xa (nên một số phần mềm kế toán mới cho phép sửa bất quy tắc tiền thuế sau khi đã tính đúng theo %).

Câu hỏi ở đây là: Thế nào là đầy đủ? Có nơi 10 thông tin là đầy đủ nhưng có nơi 50 thông tin vẫn là thiếu.

Có 2 loại option để lựa chọn: Phân biệt giữa phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng. Có hàng trăm nghìn doanh nghiệp cơ mà. Làm sao mà 1 SP nào đó phục vụ hết được cả thị trường. Có rất nhiều đơn vị làm theo yêu cầu (thậm chí là làm lại từ đầu cũng được) nhưng dĩ nhiên là vấn đề: ĐẦU TIÊN :p

Đầy đủ ở đây chỉ dừng lại ở chỗ đáp ứng tốt theo chế độ kế toán còn các báo cáo quản trị đặc thù hiển nhiên là phải may đo (mì gói thì ít nhất phải có mì, bột nêm, ... còn muốn có bò tái thì xin mời ăn ... phở).
 
Sửa lần cuối:
hai2hai

hai2hai

VNUNI Makes a difference
29/4/04
2,036
126
63
48
Hà nội
vnuni.net
Qua cách trình bày của bác tôi đoán bác đang nói đến phần mềm quản lý bán hàng. Còn nếu kế toán chênh lệch 1 đồng là cực kỳ quan trọng và cái bác nói "còn phần 10% VAT phía dưới chắc chắn là = tổng các giá trị thuế của từng dòng hàng" chỉ là lý thuyết còn thực tế thì khác xa (nên một số phần mềm kế toán mới cho phép sửa bất quy tắc tiền thuế sau khi đã tính đúng theo %).

Phần mềm nào cũng cho phép sửa tiền thuế ở dưới (ở trên chưa nói hết là phần mềm còn cho phép rounding phần lẻ lẫn phần chẵn như theo đồng, chục đồng, trăm đồng,... để người nhập liệu ko cần phải sửa bằng tay. Nếu muốn (2) + (3) = (1) thì còn có phương pháp rounding theo kiểu ép cho biểu thức trên là True chứ ko chỉ làm tròn theo máy tính là so với số 5 thông thường). Phần mềm bán hàng cũng phải hạch toán kế toán và vẫn phải làm phương án trên. Bạn quên là bên tôi còn cung cấp (đối tác bán hàng) sản phẩm Kế toán chuyên dành cho các đơn vị vô cùng đặc thù và thường xuyên nhắc đến vấn đề mà bạn nêu (thậm chí suốt ngày ngồi nói chuyện với nhau về vấn đề quy tắc làm tròn, xử lý vấn đề "1 đồng" :) như thế nào). Những vấn đề như nhập liệu 1 lần, người nhập ko cần ngó tới tài khoản gì hết, cũng như việc xử lý phần làm tròn thuế, v.v... mà bạn nói ở trên thì đều gặp cả rồi bạn ạ.

Các phần mềm như QuickBooks Point of Sales cũng phải làm như thế và khi tích hợp với QuickBooks Pro/Ent thì cũng chả gặp vấn đề gì cả. Tiền loại gì thì cũng phải làm tròn như tiền đồng của Việt Nam. Tất cả các giải pháp ERP lớn bé trong đó có mảng kế toán đều phải làm vấn đề đó hết.

Còn cụ thể code thế nào thì chắc tôi ko cần nêu ra ở đây
 
Sửa lần cuối:
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
"Với cách làm VAT ở từng dòng hàng thì ta ko chơi cái thành tiền của từng dòng hàng là chưa tính thuế mà phần thành tiền là đã có thuế rồi, phần cộng tiền hàng là sau khi đã trừ đi thuế, còn phần 10% VAT phía dưới chắc chắn là = tổng các giá trị thuế của từng dòng hàng.

Phương án sẽ là rounding trước ở dòng hàng để có giá trị tổng cộng"


Quay lại vấn đề trên bác nói tiền thuế lấy theo từng dòng do đó chắc chắn trong thực tế sẽ có trường hợp khác với tiền thuế theo hóa đơn.

Do hạch toán từng dòng do đó nếu điều chỉnh (nếu có hỗ trợ) chắc chắn bác phải thay đổi tiền thuế ở một dòng nào đó đây chính là 1 trong các nhược điểm của phương pháp định khoản từng dòng (nếu sai lệch 49.999vnd thì cái dòng bác điều chỉnh có khi lại âm thuế GTGT??? - chưa kể với phương pháp này việc nhập liệu chậm hơn).

p/s: số chênh lệch 49.999 không phải là sai số số học nhưng được chấp nhận (em đọc đâu đó thấy <50.000 thì vẫn ok - có thể nhớ không chính xác nếu sai bác cứ sửa lại).
 
Sửa lần cuối:
hai2hai

hai2hai

VNUNI Makes a difference
29/4/04
2,036
126
63
48
Hà nội
vnuni.net
Do hạch toán từng dòng do đó nếu điều chỉnh (nếu có hỗ trợ) chắc chắn bác phải thay đổi tiền thuế ở một dòng nào đó đây chính là 1 trong các nhược điểm của phương pháp định khoản từng dòng (nếu sai lệch 49.999vnd thì cái dòng bác điều chỉnh có khi lại âm thuế GTGT??? - chưa kể với phương pháp này việc nhập liệu chậm hơn).

Vậy nếu để thuế GTGT không ở từng dòng hàng. Xin làm chứng từ bán lẻ cho ngành Siêu thị. Cô thu ngân chỉ có biết vác hàng ra quẹt thôi đấy, cô ấy chả biết thuế má để mà tách thành nhiều chứng từ như thế nào đâu. Hóa đơn của ST đó được đăng ký thuế có giá trị pháp lý như hóa đơn GTGT (Ví dụ hóa đơn của Metro). Xin hỏi xử lý trường hợp đó thế nào nếu ko để mức thuế suất ở dòng hàng trong khi cả 500,000 hàng hóa có nhiều mức thuế khác nhau?

Tại sao sau khi điều chỉnh phần thuế để cho giá trị thuế của từng dòng hàng bị âm mà phần mềm vẫn chấp nhận cho ghi?

Tai sao cứ phải cố tình điều chỉnh cho thật chẵn để rồi gây ra giá trị âm?

Quay lại vấn đề trên bác nói tiền thuế lấy theo từng dòng do đó chắc chắn trong thực tế sẽ có trường hợp khác với tiền thuế theo hóa đơn.

Đối với bán hàng, ta viết ra hóa đơn chứ có phải đơn vị khác viết đâu mà ta phải theo họ? Ví dụ như ở Trần Anh, họ tự in ra hóa đơn GTGT chứ đâu phải nhập liệu từ hóa đơn đã viết tay.

Phiếu thu chi có thể vẫn là số tiền ko cần chẵn được cơ mà (còn việc trả bên ngoài có thể săn sil cho nhau vài đồng được). Ở đây ko chỉ tính tới việc nhập liệu từ hóa đơn bên ngoài (viết tay) mà giờ các phần mềm tự in hóa đơn được rồi mà.

Còn trường hợp nhập hàng thì nếu cùng 1 mức thuế thì khi đó có thể nhập ko cần thuế suất để ở từng dòng hàng cũng được.

chưa kể với phương pháp này việc nhập liệu chậm hơn

Có phải nhập thuế suất đâu mà chậm hơn hả bạn? Thuế được hiển thị mặc định và không cần con trỏ di chuyển tới (thậm chí ẩn hẳn đi khỏi màn hình chứng từ bán hàng mà).

Chắc chắn 1 điều là nếu để Thuế suất không ở dòng hàng mà phần thân của hóa đơn thì chắc chắn ko bán được phần mềm cho rất rất nhiều khách hàng :D
 
Sửa lần cuối:
Y

yeungheketoan2011

Guest
9/2/11
0
3
0
42
abc
Vậy nếu để thuế GTGT không ở từng dòng hàng. Xin làm chứng từ bán lẻ cho ngành Siêu thị. Cô thu ngân chỉ có biết vác hàng ra quẹt thôi đấy, cô ấy chả biết thuế má để mà tách thành nhiều chứng từ như thế nào đâu. Hóa đơn của ST đó được đăng ký thuế có giá trị pháp lý như hóa đơn GTGT (Ví dụ hóa đơn của Metro). Xin hỏi xử lý trường hợp đó thế nào nếu ko để mức thuế suất ở dòng hàng trong khi cả 500,000 hàng hóa có nhiều mức thuế khác nhau?

Đối với bán hàng, ta viết ra hóa đơn chứ có phải đơn vị khác viết đâu mà ta phải theo họ? Ví dụ như ở Trần Anh, họ tự in ra hóa đơn GTGT chứ đâu phải nhập liệu từ hóa đơn đã viết tay.

Bác đang nhầm lẫn giữa hóa đơn đầu vàođầu ra!

Tại sao sau khi điều chỉnh phần thuế để cho giá trị thuế của từng dòng hàng bị âm mà phần mềm vẫn chấp nhận cho ghi?

Tai sao cứ phải cố tình điều chỉnh cho thật chẵn để rồi gây ra giá trị âm?

Không phải mình làm sai hoặc cố tình điều chỉnh cho chẵn mà do đối tác làm sai (mình đâu có quyền bắt người bán hàng phải dùng phần mềm để thể hiện đúng tiền thuế phải không?).


Phiếu thu chi có thể vẫn là số tiền ko cần chẵn được cơ mà (còn việc trả bên ngoài có thể săn sil cho nhau vài đồng được). Ở đây ko chỉ tính tới việc nhập liệu từ hóa đơn bên ngoài (viết tay) mà giờ các phần mềm tự in hóa đơn được rồi mà.

Vấn đề không phải là chẵn hay lẻ mà là chính xác theo chứng từ gốc bác ạ!

Có phải nhập thuế suất đâu mà chậm hơn hả bạn? Thuế được hiển thị mặc định và không cần con trỏ di chuyển tới (thậm chí ẩn hẳn đi khỏi màn hình chứng từ bán hàng mà).

Chắc chắn 1 điều là nếu để Thuế suất không ở dòng hàng mà phần thân của hóa đơn thì chắc chắn ko bán được phần mềm cho rất rất nhiều khách hàng :D

Vấn đề không đơn giản là thuế suất mà quan trọng nhất là vì tính theo từng dòng nên nên thông thường sẽ định khoản theo từng dòng => rắc rối ở đây!

Sẵn dịp bác đang bàn về hóa đơn GTGT của siêu thị tôi có ý như sau:
Giá niêm yết đã có thuế GTGT (vì khách hàng chỉ quan tâm đến phải trả bao nhiêu)
Khi in hóa đơn phần mềm sẽ âm thầm làm thao tác tính giá trước thuế và làm tròn đến 1 đồng(theo thuế suất của từng mặt hàng) sau đó sum toàn bộ tiền hàng và lấy tổng để tính thuế GTGT (theo từng nhóm thuế suất) và cộng lại để thành Tổng tiền phải thanh toán do đó tiền thuế GTGT theo từng dòng chỉ mang tính chất xử lý chứ không nhất thiết phải thể hiện (phương pháp 1).
Bác vẫn có thể thiết kế để thể hiện tiền thuế GTGT từng dòng sau đó cộng lại (phương pháp 2) nhưng về lý thuyết sẽ gặp rắc rối sau:
- Nếu tổng tiền thuế phương pháp 2 < phương pháp 1 => Doanh nghiệp mất tiền
- Nếu tổng tiền thuế phương pháp 2 > phương pháp 1 => Người mua có quyền từ chối thanh toán vì không được khấu trừ phần dôi ra (thuế GTGT > thực tế)

Bác có thể nói 1 vài đồng có đáng gì đâu nhưng tôi nhắc lại về mặt kế toán 1 đồng là cực kỳ quan trọng
 
Sửa lần cuối:
hai2hai

hai2hai

VNUNI Makes a difference
29/4/04
2,036
126
63
48
Hà nội
vnuni.net
yeungheketoan2011 nói:
Vấn đề không phải là chẵn hay lẻ mà là chính xác theo chứng từ gốc bác ạ!

Bạn xem lại nhé:

hai2hai nói:
Còn trường hợp nhập hàng (theo hóa đơn đầu vào) thì nếu cùng 1 mức thuế thì khi đó có thể nhập ko cần thuế suất để ở từng dòng hàng cũng được.

yeungheketoan2011 nói:
Bác đang nhầm lẫn giữa hóa đơn đầu vào và đầu ra!

Tớ đâu có nhầm, tớ đang nói về hóa đơn bán hàng mà. Hóa đơn bán hàng thì Cty mình phải in ra chứ

yeungheketoan2011 nói:
Bác có thể nói 1 vài đồng có đáng gì đâu nhưng tôi nhắc lại về mặt kế toán 1 đồng là cực kỳ quan trọng

hai2hai nói:
(còn việc trả tiền bên ngoài (ko phải trong kế toán) có thể săn sil cho nhau vài đồng được)

Tôi chưa bao giờ nói 1 đồng chênh lệch là ko đáng gì về mặt kế toán. Tất cả những vấn đề đó đã xử lý lâu rồi. Không tin bạn dùng thử Au**es7.

Về vấn đề giá bán cho ngành siêu thị thì phức tạp hơn nhiều do rất nhiều chính sách giá được áp dụng theo thời điểm. Vì thế việc làm tròn ko chỉ đối với thuế GTGT mà còn là giảm giá hàng bán (giảm trước thuế) nữa. Tuy nhiên các giải pháp cho ngành Siêu thị đã làm tốt vấn đề này mà ko có 1 trục trặc nào kể cả đối với KH lẫn việc hạch toán vào kế toán. Và dĩ nhiên việc xử lý mấy cái 1 đồng đó là ai cũng phải làm cả rồi.
 
Sửa lần cuối:
Giải pháp quản lý giá thành ngành bao bì nhựa mềm
Giải pháp Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice
Học kế toán online cùng Webketoan
Giải pháp Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice

Xem nhiều