Tôi xin phép được tóm tắt lại tất cả các bài đã đăng của các bạn trong chủ đề này để mọi người có thể theo dõi được dễ dàng nhé.
1.Đặt vấn đề:
Để trả lời các câu hỏi trên chúng ta cùng nhau nghiên cứu và giải quyết từng vấn đề nhá. Tuy nhiên, tôi cũng xin giải thích thêm về các nội dung đã nêu ở trên:
Sau khi trả lời được về cái gì ta đang có, bắt đầu tưởng tượng đến - ta sẽ quản lý cái đang có thế nào?
- Dùng hồ sơ giấy tờ? được - à nhưng mà tốn giấy quá và nếu cháy thì mất công toi... đùa tẹo thôi - vì bạn sẽ cần nhiều tủ Hòa phát để lưu trữ và cần một cô thư ký để tra sổ .... rất củ chuối hì hì.
- Dùng Máy tính? - quá ổn - Nhưng dùng cái gì trên máy tính để quản lý?
+ Word - được đấy - nhưng rất mệt vì không làm báo cáo dễ dàng được.
+ Excel - hết xẩy - à nhưng mà khi nhiều quá lại cần nhiều file mà kích thước lớn bê đi bê lại khá mệt - nhất là khi nhấn Ctrl+S thì đợi hơi lâu - máy tính ta là Pentium 3 667 có vẻ cũng ốm - nhưng mà ta làm excel tốt nên thôi cái này là ổn....
Nhưng: WKT đang thấy họ to nhỏ về Access - nom qua tí xem nó là cái gì chứ...
- Aha, access cũng mạnh - có thể làm được đấy...
Giờ ta ngâm cứu một chút xem có thể làm gì với nó nào?
2.Nào Access có gì?
+ Kỳ cạch bật access - cái chìa khóa đây rồi .... uhm! một màn hình hiện ra, à hóa ra nó bảo ta là tạo một cơ sở dữ liệu mới....
Thế CSDL là gì - à hình như có ai đó đã nói nó là một dạng tập tin để lưu trữ - ổn - nào tạo một cái xem nào - đặt tên là thekho rồi Save...
Okie tốt - đây rồi màn hình làm việc hiện ra, trông khác hẳn với Word, Excel, không sao không sợ. Nó có gì nào? à một màn hình có các trang... và một số nút bấm - New này (chắc là tạo mới), Design này (Thiết kế à?) và Open - đơn giản - chỉ là mở thôi.
a.Trang đầu tiên:Table - bảng
Cũng có gì đâu, đây chắc chắn là nơi tạo ra bảng dữ liệu rồi, chắc là mình phải tạo bảng thẻ kho ở đây thôi.
b.Query - là gì nhỉ - LVTD đây rồi - truy vấn ...
Cái này lạ, phải xem lại sau.
c.Forms - LVTD bảo là các biểu mẫu, định dạng - không tin được.
Bấm new một cái - nó chạy ra một hộp thoại .... à hóa ra cái này là để tạo ra các màn hình nhập liệu - ổn nào xem tiếp.
d.Reports - Báo cáo - quá dễ - cái này chắc mình phải dùng nhiều.
e.Access page - cái này chẳng biết là gì?
À cái này dùng để làm các trang web khai thác dữ liệu, mình làm trên máy của mình, cần quái gì web.
f.Macro? Nghe quen phết - chắc là giống word - bỏ qua đã.
g.Module? Cái này thật sự làm mình sợ - nhưng thôi xem qua cái bảng cái đã.
3.Bắt đầu....
a.Tìm một cái thẻ kho, xem qua thấy nó cũng cần lưu trữ vài thứ thông tin:
+ Mã thẻ NK0012
+ Ngày lập thẻ: 15/12/2005
+ Tên kho: Kho thành phẩm
+ Thủ kho: Đàm Văn Nhất
+ Tên Hàng: Wow, cả một bảng số liệu! uhm.... cái này nhiều thế, có đến 15 mặt hàng, lại còn chi tiết từng mặt hàng nữa chứ ... có vẻ là mệt đây, khoan, xem tiếp nào
+ Ký tên các bên nhập Nguyễn Văn Ngê, Hà Xuân Đán .. có hai người.
b.Đánh giá thông tin nào:
+ Mã thẻ: Cái này là số tăng dần, mỗi thẻ một số khác nhau và trong mã thẻ có cả chữ và số...
+ Các thông tin khác có vẻ đơn giản - chắc chỉ cần lưu vào cột là xong
+ Còn cái tên hàng ... đau đầu đây... à tại sao ta lại không làm một bảng khác chưa dữ liệu này nhỉ - hôm trước có ai bảo là trong access có chức năng liên kết ... thế thì ta làm một cái bảng để chứa tên mục hàng và làm một cái gì đó để nhận biết là hàng này của thẻ này...
Quá đơn giản, mình vẫn tổ chức xếp dỡ hàng theo ô xếp, và trong mỗi ô xếp mình đánh dấu ngoài bao gói tên của đơn hàng, chắc access cho phép mình làm thế - trong Excel mình còn làm được mà, đơn giản cho thêm 1 cột chứa số đơn hàng sau đó dùng chức năng lọc là được.
c.Nào thử làm quen với cái bảng đã nào.
+ Nhấn vào New.... chà nó ra cái hộp thoại gì gì thế này? LVTD đâu? À đây là cái hỗ trợ ta thiết kế bảng.
- Nhấn tạm vào Datasheet - ôi chà nó ra cái bảng như excel - có vẻ không ổn - vì ta làm thế nào để sửa tên cột cho dễ nhớ - thôi cancel cái đã - đóng này ...
- Làm lại, à nó có cái design View - Ok - ra màn hình thiết kế. Trông lạ mắt - Gõ thử vào một dòng - Mathekho, nhấn dòng mới - ôi chà - nó lại bảo ta cái quái gì thế này .. LVTD - biến - à nó bảo là xác lập kiểu dữ liệu cho trường... Nhấn thử vào hộp chọn, nó cho ra nhiều thứ thế này thì chọn cái gì nhỉ? Đến đây thì phải hỏi chuyên gia rồi.
*Alô: anh à - bảo em cách thiết lập kiểu trường trong access với!-OKIE.
-Autonumber: là số tự tăng lên của Access.
-Number: là kiểu số, ta có thể chọn các kiểu số khác nhau.
-Integer: số nguyên, Long, single số thực có giá trị rất lớn.
-Text: để lưu các giá trị dạng chữ, kích thước tối đa của cột là 255 ký tự.
-Date: để lưu giá trị giờ ngày tháng năm
-Yes/No: để lưu giá trị có không.
-Memo: để lưu các giá trị ký tự có chiều dài tối đa 65.000 gì đó.
-OLE Object: để lưu trữ các đối tượng tập tin.
-Lookup Wizard: để gọi trợ giúp trong access.
À ra thế cám ơn anh nhé!
Rồi, vậy thì số thẻ kho ta phải để dạng text vì mã thẻ có cả số và chữ mà - chiều dài bao nhiêu ... 10 vì thẻ của ta là NK000001 - nếu sau này có muốn tăng lên thì còn chỗ... hihi
Các thông tin khác - đơn giản.
Nào giờ làm thế nào để không lẫn các thẻ kho với nhau, mỗi tháng ta lại đưa số thẻ kho về số bắt đầu mà... Thế thì phải có một cột khác ghi lại các số thẻ khác nhau hoàn toàn để không bị trùng.
Hôm trước có ai bảo là đặt Key gì đó - vậy làm thêm một cột kiểu số - cho kiểu là Autonumber, đặt tên là MaThe, chọn nó và bấm vào chìa khóa trên thanh công cụ.
Xong rồi, Nhấn Lưu nào, và đặt tên là bảng thẻ kho.
OKIE quá đơn giản - ta đã có thẻ kho trong trang Table này - nhấn thử xem nào - Ổn - giống hệt excel.
Giờ phải làm một bảng Hàng hóa cái đã:
+ Làm một trường ghi Mã thẻ kho để có thể lọc nào
+ Và tên hàng ....
Lưu. - xong bảng hàng hóa.
Rồi làm thế nào để nói là các dòng của hàng hóa sẽ do Thẻ kho quyết định... hihi lại phải gọi roài.
OKIE. Em tìm trên thanh công cụ thấy cái nào có tên là relation - quan hệ, nhấn vào đó và em thêm các bảng vừa tạo vào, chọn trường cần liên kết Mathe của bảng Hanghoa, kéo thả vào trường Mathe tương ứng của bảng Thekho và nhấn kép vào dòng kẻ để ra hộp thoại, rồi chọn tất cả các hộp chọn và OK rồi Save và đóng lại là xong.
Làm thế để đảm bảo danh mục hàng hóa sẽ được quản lý nhất quán, đồng nhất với các thẻ kho.
Tốt rồi - mình làm xong...
Phù mệt quá!!!
Giờ nghỉ tẹo chốc làm tiếp.
1.Đặt vấn đề:
Tôi có một loạt các thẻ kho, và các phiếu nhập kho. Do số lượng phiếu nhập quá nhiều, tôi muốn quản lý bằng một chương trình nào đó hoặc ít nhất là quản lý có hệ thống trong một hệ thống bảng dữ liệu nào đó theo đó cần phải đạt được các yêu cầu:
+ Có thể lưu trữ được nhiều thẻ kho khác nhau, số lượng có thể lên đến hàng trăm ngàn thẻ.
+ Có thể lưu trữ được qua nhiều năm.
+ Khai thác dữ liệu lịch sử dễ dàng.
+ Kích thước lưu trữ không quá lớn.
+ Có thể hỗ trợ việc trích lọc và in báo cáo mạnh
Để trả lời các câu hỏi trên chúng ta cùng nhau nghiên cứu và giải quyết từng vấn đề nhá. Tuy nhiên, tôi cũng xin giải thích thêm về các nội dung đã nêu ở trên:
Rõ ràng là khi chúng ta định làm một việc nào đó, chúng ta sẽ xem chúng ta đang có gì? (thẻ kho) và đồng nghĩa với điều đó, chúng ta sẽ phải xem xét cái chúng ta trên các nội dung có thể lượng hóa hoặc ít nhất cũng phải hình dung được:
+ Số lượng thẻ, cách lưu trữ (cái này có thể trả lời dựa trên nội dung thẻ kho).
+ Cách kết xuất và định dạng biểu mẫu báo cáo (dựa trên hệ thống biểu mẫu hiện hành mà các bạn đang dùng).
Sau khi trả lời được về cái gì ta đang có, bắt đầu tưởng tượng đến - ta sẽ quản lý cái đang có thế nào?
- Dùng hồ sơ giấy tờ? được - à nhưng mà tốn giấy quá và nếu cháy thì mất công toi... đùa tẹo thôi - vì bạn sẽ cần nhiều tủ Hòa phát để lưu trữ và cần một cô thư ký để tra sổ .... rất củ chuối hì hì.
- Dùng Máy tính? - quá ổn - Nhưng dùng cái gì trên máy tính để quản lý?
+ Word - được đấy - nhưng rất mệt vì không làm báo cáo dễ dàng được.
+ Excel - hết xẩy - à nhưng mà khi nhiều quá lại cần nhiều file mà kích thước lớn bê đi bê lại khá mệt - nhất là khi nhấn Ctrl+S thì đợi hơi lâu - máy tính ta là Pentium 3 667 có vẻ cũng ốm - nhưng mà ta làm excel tốt nên thôi cái này là ổn....
Nhưng: WKT đang thấy họ to nhỏ về Access - nom qua tí xem nó là cái gì chứ...
- Aha, access cũng mạnh - có thể làm được đấy...
Giờ ta ngâm cứu một chút xem có thể làm gì với nó nào?
2.Nào Access có gì?
+ Kỳ cạch bật access - cái chìa khóa đây rồi .... uhm! một màn hình hiện ra, à hóa ra nó bảo ta là tạo một cơ sở dữ liệu mới....
Thế CSDL là gì - à hình như có ai đó đã nói nó là một dạng tập tin để lưu trữ - ổn - nào tạo một cái xem nào - đặt tên là thekho rồi Save...
Okie tốt - đây rồi màn hình làm việc hiện ra, trông khác hẳn với Word, Excel, không sao không sợ. Nó có gì nào? à một màn hình có các trang... và một số nút bấm - New này (chắc là tạo mới), Design này (Thiết kế à?) và Open - đơn giản - chỉ là mở thôi.
a.Trang đầu tiên:Table - bảng
Cũng có gì đâu, đây chắc chắn là nơi tạo ra bảng dữ liệu rồi, chắc là mình phải tạo bảng thẻ kho ở đây thôi.
b.Query - là gì nhỉ - LVTD đây rồi - truy vấn ...
Cái này lạ, phải xem lại sau.
c.Forms - LVTD bảo là các biểu mẫu, định dạng - không tin được.
Bấm new một cái - nó chạy ra một hộp thoại .... à hóa ra cái này là để tạo ra các màn hình nhập liệu - ổn nào xem tiếp.
d.Reports - Báo cáo - quá dễ - cái này chắc mình phải dùng nhiều.
e.Access page - cái này chẳng biết là gì?
À cái này dùng để làm các trang web khai thác dữ liệu, mình làm trên máy của mình, cần quái gì web.
f.Macro? Nghe quen phết - chắc là giống word - bỏ qua đã.
g.Module? Cái này thật sự làm mình sợ - nhưng thôi xem qua cái bảng cái đã.
3.Bắt đầu....
a.Tìm một cái thẻ kho, xem qua thấy nó cũng cần lưu trữ vài thứ thông tin:
+ Mã thẻ NK0012
+ Ngày lập thẻ: 15/12/2005
+ Tên kho: Kho thành phẩm
+ Thủ kho: Đàm Văn Nhất
+ Tên Hàng: Wow, cả một bảng số liệu! uhm.... cái này nhiều thế, có đến 15 mặt hàng, lại còn chi tiết từng mặt hàng nữa chứ ... có vẻ là mệt đây, khoan, xem tiếp nào
+ Ký tên các bên nhập Nguyễn Văn Ngê, Hà Xuân Đán .. có hai người.
b.Đánh giá thông tin nào:
+ Mã thẻ: Cái này là số tăng dần, mỗi thẻ một số khác nhau và trong mã thẻ có cả chữ và số...
+ Các thông tin khác có vẻ đơn giản - chắc chỉ cần lưu vào cột là xong
+ Còn cái tên hàng ... đau đầu đây... à tại sao ta lại không làm một bảng khác chưa dữ liệu này nhỉ - hôm trước có ai bảo là trong access có chức năng liên kết ... thế thì ta làm một cái bảng để chứa tên mục hàng và làm một cái gì đó để nhận biết là hàng này của thẻ này...
Quá đơn giản, mình vẫn tổ chức xếp dỡ hàng theo ô xếp, và trong mỗi ô xếp mình đánh dấu ngoài bao gói tên của đơn hàng, chắc access cho phép mình làm thế - trong Excel mình còn làm được mà, đơn giản cho thêm 1 cột chứa số đơn hàng sau đó dùng chức năng lọc là được.
c.Nào thử làm quen với cái bảng đã nào.
+ Nhấn vào New.... chà nó ra cái hộp thoại gì gì thế này? LVTD đâu? À đây là cái hỗ trợ ta thiết kế bảng.
- Nhấn tạm vào Datasheet - ôi chà nó ra cái bảng như excel - có vẻ không ổn - vì ta làm thế nào để sửa tên cột cho dễ nhớ - thôi cancel cái đã - đóng này ...
- Làm lại, à nó có cái design View - Ok - ra màn hình thiết kế. Trông lạ mắt - Gõ thử vào một dòng - Mathekho, nhấn dòng mới - ôi chà - nó lại bảo ta cái quái gì thế này .. LVTD - biến - à nó bảo là xác lập kiểu dữ liệu cho trường... Nhấn thử vào hộp chọn, nó cho ra nhiều thứ thế này thì chọn cái gì nhỉ? Đến đây thì phải hỏi chuyên gia rồi.
*Alô: anh à - bảo em cách thiết lập kiểu trường trong access với!-OKIE.
-Autonumber: là số tự tăng lên của Access.
-Number: là kiểu số, ta có thể chọn các kiểu số khác nhau.
-Integer: số nguyên, Long, single số thực có giá trị rất lớn.
-Text: để lưu các giá trị dạng chữ, kích thước tối đa của cột là 255 ký tự.
-Date: để lưu giá trị giờ ngày tháng năm
-Yes/No: để lưu giá trị có không.
-Memo: để lưu các giá trị ký tự có chiều dài tối đa 65.000 gì đó.
-OLE Object: để lưu trữ các đối tượng tập tin.
-Lookup Wizard: để gọi trợ giúp trong access.
À ra thế cám ơn anh nhé!
Rồi, vậy thì số thẻ kho ta phải để dạng text vì mã thẻ có cả số và chữ mà - chiều dài bao nhiêu ... 10 vì thẻ của ta là NK000001 - nếu sau này có muốn tăng lên thì còn chỗ... hihi
Các thông tin khác - đơn giản.
Nào giờ làm thế nào để không lẫn các thẻ kho với nhau, mỗi tháng ta lại đưa số thẻ kho về số bắt đầu mà... Thế thì phải có một cột khác ghi lại các số thẻ khác nhau hoàn toàn để không bị trùng.
Hôm trước có ai bảo là đặt Key gì đó - vậy làm thêm một cột kiểu số - cho kiểu là Autonumber, đặt tên là MaThe, chọn nó và bấm vào chìa khóa trên thanh công cụ.
Xong rồi, Nhấn Lưu nào, và đặt tên là bảng thẻ kho.
OKIE quá đơn giản - ta đã có thẻ kho trong trang Table này - nhấn thử xem nào - Ổn - giống hệt excel.
Giờ phải làm một bảng Hàng hóa cái đã:
+ Làm một trường ghi Mã thẻ kho để có thể lọc nào
+ Và tên hàng ....
Lưu. - xong bảng hàng hóa.
Rồi làm thế nào để nói là các dòng của hàng hóa sẽ do Thẻ kho quyết định... hihi lại phải gọi roài.
OKIE. Em tìm trên thanh công cụ thấy cái nào có tên là relation - quan hệ, nhấn vào đó và em thêm các bảng vừa tạo vào, chọn trường cần liên kết Mathe của bảng Hanghoa, kéo thả vào trường Mathe tương ứng của bảng Thekho và nhấn kép vào dòng kẻ để ra hộp thoại, rồi chọn tất cả các hộp chọn và OK rồi Save và đóng lại là xong.
Làm thế để đảm bảo danh mục hàng hóa sẽ được quản lý nhất quán, đồng nhất với các thẻ kho.
Tốt rồi - mình làm xong...
Phù mệt quá!!!
Giờ nghỉ tẹo chốc làm tiếp.
Sửa lần cuối: