Dear Cường,
Tôi đã làm KT. Tôi cũng mày mò viết KT trên Access. Và có một số ý kiến riêng. Chủ đề này cũng hay, nhiều người bàn nhưng nói quá chung chung (có lẽ muốn giấu nghề chăng?)
Tôi muốn nói đến CSDL kế toán cơ bản (tôi không hình dung thế nào là tối ưu, nhưng tôi nói cơ bản là có thể áp dụng được cho sản xuất, thương mại... nói chung là nhiều loại hình Cty khác nhau, nhưng là Cty đơn lẻ, chưa bàn đến mô hình Tổng Công Ty).
Mà CSDL KT CB thì có thể áp dụng bất kỳ hệ quản trị CSDL nào, chứ không chỉ Access: Foxpro, SQL,... đều được.
Theo tôi, ta chia CSDL ra 3 nhóm:
1. Nhóm Nghiệp vụ phát sinh (hay nhật ký):
- Bảng mô tả (1): Số chứng từ, ngày lập, Tên khách hàng, Diễn giải, chứng từ kèm theo, Tài khoản chính. Ví dụ: Phiếu chi: số PC001, ngày 25/12/2005, Cty TNHH XYZ, Trả tiền vận chuyển, Hoá đơn số 0123456, C1111;
- Bảng số liệu (2): Số Chứng từ, Tài khoản đối ứng, Mã Chi Phí, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá, Số tiền...(cần gì nữa thì thêm vào) Ví dụ:
+ PC001, N6427, 27VC, , 7Tấn, 100.000 đ/T, 700.000 đ.
+ PC001, N1331, GTGT, , 10%, 700.000 đ , 70.000 đ.
Cộng PC001: 770.000 đ.
Bảng (1) liên hệ với bảng (2) qua số chứng từ. Các loại chứng từ khác đều nhập vào đây làm thành nhật ký. Mỗi mẫu tin ở bảng (1) là duy nhất, nhưng có thể có nhiều mẫu tin tương ứng ở bảng (2). Cấu trúc này mô tả quan hệ một đối ứng với nhiều, nên TK nào là 1 bạn đặt ở bảng (1), những TK đối ứng với cùng TK trên, bạn đặt ở bảng (2). Vì ở mỗi ô chưa số TK có thể là nợ hoặc có, nên bạn cần đặt thêm chữ "N" hoặc "C" tương ứng.
2. Nhóm Danh mục tra cứu:
Các trường nào là "Mã" thì đều cần một danh mục để tra cứu.
- Danh mục tài khoản: Mã TK, Tên tài khoản
- Danh mục khách hàng: Mã khách hàng, Tên KH, Địa chỉ, Mã số thuế.
- Danh mục hàng hoá: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính
- Danh mục chi tiết phí: Mã chi phí, khoản mục chi phí
- ...
Thiết lập mã đối với những đối tượng cần quản lý chặt chẽ, và việc truy cập đến đối tượng đó phải là duy nhất.
3. Nhóm Bảng luân chuyển:
Luân chuyển nghĩa là có đầu kỳ, phát sinh, cuối kỳ, rồi cuối kỳ này trở thành đầu kỳ trước.
- Bảng cân đối: chứa đựng tất cả các TK đang sử dụng, cấu trúc y như bảng cân đối số phát sinh mà bạn làm trong Excel
K nợ, DK có, PS nợ, PS có, CK Nợ, CK có.
- Bảng nhập xuất tồn: cho các TK 152,153,154,155,156... DK số lượng, DK số tiền, PS SL nhập, PS ST Nợ, PS SL xuất PS ST có, CK SL tồn, CK số tiền tồn.
- Bảng công nợ: cho các TK 131,138,141,331,338... (tương tự)
- Bảng giá thành: tính đơn giá nhập kho cho lô hàng, cấu trúc tuỳ theo sản phẩm.
- Bảng TSCĐ:Ngày mua, nguyên giá, số năm sử dụng, mức khấu hao, giá trị còn lại...
ở đây chưa bàn đến dữ liệu liên quan đến các phòng khác, VD: P. Kinh Doanh/ Đơn đặt hàng. Thì 3 nhóm trên là đủ để chứa tất cả CSDL kế toán để làm báo cáo quyết toán tháng, năm. Mỗi nơi có thể thêm bớt một số bảng phục vụ cho nhu cầu đặc thù nhưng không ngoài 3 nhóm trên.
Mong được các bạn góp ý thêm.
--------------------------------
bamuoi@yahoo.com
