Để xây dựng cơ sở dữ liệu MS Access tối ưu!

[Đào Việt Cường]

Dear... tất cả các bác,
------------------------
Do công việc cuối năm quá bận bựu, em cố gắng nhưng chưa có thời gian để thảo luận chủ đề này.
Một vấn đề mà em đang rất e ngại rằng, xây dựng một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán bằng MS Access (MSA) không còn mới; làm sao để mỗi ý kiến đưa ra không được loại trừ (bác) nhau. Em thận trọng và rút kinh nghiệm trong các chủ để mà em đã từng tham gia. Nếu đa số các ý kiến ủng hộ thì chủ đề này có thể tiếp tục được thảo luận. Em đang có gắng lấy ý kiến của mọi người.
Chúng ta sẽ đi từ kiến thức cơ bản nhất của mô hình quản trị CSDL trong MSA: từ các đối tượng Table, Query, From, Report, Macro... cho đến Relationship cũng như các thuộc tính và sự kiện. Trong đó ví dụ minh hoạ là một tập tin cơ sở dữ liệu *.mdb quản lý thông tin kế toán của một đơn vị quy mô vừa và nhỏ (bao gồm sản xuất và kinh doanh thương mại). Dự kiến bài toán đầu tiên là quản lý hàng tồn kho.
Một đề nghị nữa là: các ý kiến thảo luận liên quan đến CSDL MSA có thể được tham chiếu đến các bài viết có liên quan trong box "Access và kế toán" (ví dụ).
Em rất mong sự tán thành của các bác!

 

[hai2hai]

Ủa, Cường ơiiii - Ko phải là A-Access nữa à?

Công việc đầu tiên lại không phải là: "...từ các đối tượng Table, Query, From, Report, Macro... cho đến Relationship cũng như các thuộc tính và sự kiện" đâu mà là nêu bài toán lên. Thế này nhé (viết kiểu top-down cho đơn giản dễ hiểu vậy nhé):

1. Mục tiêu - phạm vi
- Xây dựng phần mềm kế toán (1) DN vừa và nhỏ (2) về thương mại và dịch vụ (2').
- Công nghệ sử dụng: MS Access, chạy được trên mạng cục bộ. Bảo mật ở mức ứng dụng (Ko phải mức Database, Mức HĐH, Mức mạng).

2. Thực hiện dự án:
2.1. Nhân lực:
- Đào Việt Cường (Trưởng Dự án, Phân tích nghiệp vụ, Lập trình viên, tester...)
- Paul (Trưởng nhóm Thiết kế, Trưởng nhóm Lập trình, Lập trình viên, test leader, tester...)
2.2. Kế hoạch thực hiện (Dùng Phần mềm TodoList, MS Project mà lập kế hoạch dự án)
2.3. Phương thực thực hiện (Cái này mọi người bàn bạc với nhau nhé: Phương thức liên lạc (họp trực tiếp, điện thoại, chat...), báo cáo tiến độ, v.v...)
2.4. v.v... (Money, other resources, references...)

3. Các chức năng, tính năng của phần mềm: (Ví dụ: 1 kiểu đơn giản thôi nhé, về sau, chi tiết hóa nó lên, cho nó vào kế hoạch phát triển...)
I. Quản trị Hệ thống
1. Quản lý CSDL (Thêm CSDL, Mở CSDL, ...)
2. Quản lý Hệ thống tham số chương trình
3. Quản lý bảo mật (người dùng; phân quyền, đăng nhập, thay đổi mật khẩu, v.v...)
4. Mở rộng (Truyền thông, v.v...)
II. Quản lý Danh mục dùng chung (Thôi thì để riêng cái này ra vậy)
1. Quản lý DM (Cho phép quản lý được các DM vào chung 1 chức năng, không phải mỗi DM lại làm 1 form,...)
2. v.v...
III. Nhập liệu Giao dịch/nghiệp vụ kế toán (Chú ý các nghiệp vụ theo đúng Scope đã định nhé)
1. ...
2. ...

IV. Quản lý Sổ sách/ Báo cáo
0. Công cụ quản lý báo cáo: Hiển thị nhóm/danh sách, cho phép thêm mới, sửa, copy báo cáo....
1. Sổ sách: Sổ nhật ký, Sổ quỹ, Sổ cái...
2. Báo cáo TC, Báo cáo thuế
3. Báo cáo quản lý, thống kê quản trị (nếu muốn thì đưa vào cũng được)
4. v.v...

- Chú ý: Hỗ trợ drilldown, Báo cáo có thể edit được - tự soạn thảo được...

V. Tra cứu/ Lọc dữ liệu
- Chú ý có thể tra cứu được mọi thông tin (mà người ta hay nói về tra cứu động đó) về giao dịch/đối tượng kế toán theo lịch sử (thời gian)
- Kết quả hiện thị ở dạng grid, dạng báo cáo đặc thù nào đó của kế toán...

Vi. Hỗ trợ

Tạm thời thế đã...

Từ mỗi chức năng to trên, tiếp tục chi tiết hóa chức năng với các chức năng con, sau đó chi tiết hóa các chức năng con đó ra, từ đó mới biết được luồng nghiệp vụ, luồng DLiệu nó như thế nào, "tối ưu" nó ra sao, v.v... --> Tất cả phải được documents hóa, cùng nhau review, rồi mới thống nhất nhau khối lượng công việc, phân công công việc cho nhau, cùng nhau thực hiện các actions cụ thể trong kế hoạch. Làm thế cũng là "tắt" lắm rồi đấy nhưng mà thôi thế cũng được.

Đừng quá quan tâm đến Access, Query, tables vội nhé...

Vậy công việc, dự án tiến hành đến đâu (giai đoạn nào) rồi?

 

[levanduyet]

To: hai2hai,
Mấy bài viết của em và P hay quá, nhưng muốn tổng hợp lại để theo dõi và học hỏi thì phải làm sao. Chẳng lẻ in ra hết?
Anh có thể tham gia cái gì k? hi hi hi. Tân binh!
Thân,

Lê Văn Duyệt

 

[hai2hai]

To: hai2hai,
Anh có thể tham gia cái gì k? hi hi hi. Tân binh!
Thân,

Lê Văn Duyệt

UI, anh phải hỏi Trưởng dự án: Đào Việt Cường chứ ai lại đi hỏi em. :lol:

Làm việc nhóm đã khó, làm việc nhóm qua net còn khó hơn rất nhiều. Nhưng tất cả đều làm được, chỉ phụ thuộc vào các thành viên thôi.

Giải nhất TTVN 2005 - sản phẩm Vn3DPocket vừa dành giải nhất đó - 2 thành viên trong nhóm, 1 ở Anh, 1 ở Pháp. Vậy mà họ rất thành công.

Vậy mà mấy bạn đây toàn ngồi ở VN, thậm chí ngay HN mà ko làm theo nhóm được à.

 

[luongvanluyen]

Tôi xin có ý kiến,
1.Hình như trong dự án này, thiếu một vài người phải chuyên và giỏi về kế tóan? (Kế tóan Mỹ, kế tóan VN,...) Tôi nghỉ rằng cần phải bổ xung nhân lực về vấn đề này.
2.Sao trưởng nhóm C lại không thấy có ý kiến gì vậy? Nếu quá bận thì nhiều khi cũng làm mất thì giờ những anh em khác. Vì các bước ban đầu rất quan trọng trước khi giao việc cụ thể cho các thành viên tham gia.
Ở mục 1. ở trên, tôi nghỉ Trưởng nhóm nên kêu gọi thêm các thành viên chuyên và giỏi về nghiệp vụ tham gia. Có nên chăng???

Thân,

LVL

 

[hai2hai]

Anh luongvanluyen vẫn chưa biết kết quả của làm việc online + parttime thì nó như thế nào à?

Người giỏi cũng quan trọng, nhưng quan trọng hơn cả là người...làm. Mà kêu gọi thì...đến bao giờ mới bắt đầu?

- Mục tiêu đặt ra chưa đúng: Làm cũng được mà ko làm thì cũng chẳng sao --> Không biết bao giờ mới có kết quả (the second habit: Begin with the End in Mind)
- Quan trọng là có làm hay ko thôi. "Làm" nghĩa là ngày nào cũng làm, coi đó là công việc thực sự của mình chứ không phải là làm thêm. Không có khái niệm ... bận cuối năm, bận ... quyết toán..., bận học thêm... (the first habit: Be Proactive)
- Khả năng làm việc nhóm của mọi người (Habit 6: Synergize - Cùng hiệp đồng)
- Khả năng dẫn dắt, lãnh đạo của trưởng nhóm (Leadership and Management - part of the second habit)
- ...

oac, sorry...vui thôi nhé

 

[levanduyet]

Anh luongvanluyen vẫn chưa biết kết quả của làm việc online + parttime thì nó như thế nào à?

Người giỏi cũng quan trọng, nhưng quan trọng hơn cả là người...làm. Mà kêu gọi thì...đến bao giờ mới bắt đầu?

- Mục tiêu đặt ra chưa đúng: Làm cũng được mà ko làm thì cũng chẳng sao --> Không biết bao giờ mới có kết quả (the second habit: Begin with the End in Mind)
- Quan trọng là có làm hay ko thôi. "Làm" nghĩa là ngày nào cũng làm, coi đó là công việc thực sự của mình chứ không phải là làm thêm. Không có khái niệm ... bận cuối năm, bận ... quyết toán..., bận học thêm... (the first habit: Be Proactive)
- Khả năng làm việc nhóm của mọi người (Habit 6: Synergize - Cùng hiệp đồng)
- Khả năng dẫn dắt, lãnh đạo của trưởng nhóm (Leadership and Management - part of the second habit)
- ...

oac, sorry...vui thôi nhé

To: hai2hai,
LVL chỉ muốn tham gia vào dự án này thôi...nên...hì hì hì

Thân,
Lê Văn Duyệt

 

[chihienphuco]

Rất xin lỗi vì đã chen ngang dự án mà không xin phép, xin nêu một chút thiển ý là mong ước của hầu hết dân Amateur:
*.MDE "dễ thiết kế phù hợp với Amateur" đa phần đã làm được + CSDL SQL server "nhanh, mạnh, ổn định, sức chứa vô hạn,..." còn hết sức lơ mơ chưa thể thực hiện liên kết được với *.MDE. Là sự kết hợp hoàn mỹ là mơ ước của dân Amateur, rất mong các lão huynh làm một ví dụ mẫu đơn giản liên kết.
Chân thành biết ơn!

 

[Thang_MADI]

Rất xin lỗi vì đã chen ngang dự án mà không xin phép, xin nêu một chút thiển ý là mong ước của hầu hết dân Amateur:
*.MDE "dễ thiết kế phù hợp với Amateur" đa phần đã làm được + CSDL SQL server "nhanh, mạnh, ổn định, sức chứa vô hạn,..." còn hết sức lơ mơ chưa thể thực hiện liên kết được với *.MDE. Là sự kết hợp hoàn mỹ là mơ ước của dân Amateur, rất mong các lão huynh làm một ví dụ mẫu đơn giản liên kết.
Chân thành biết ơn!

Bạn đang muốn kết hợp: MDE + CSDL SQL Server. Có thể hình dung như chúng ta đang hàn 2 miếng sắt lại với nhau, và dù muốn hay không muốn, vẫn phải có vết hàn. Chỉ có điều, với người thợ giỏi thì vết hàn chuẩn đến nỗi mà người ngoài không nhận thấy, còn với những dân Amauer (theo như cách nói của bạn) thì vết hàn có thể sẽ rất thô sơ. Trong trường hợp cuối, có lẽ, để tạo ra một hệ thống hoàn chỉnh có khả năng phát triển thì sẽ rất khó.

Và tôi muốn kể cho bạn một câu chuyện cổ tích: đó là về một ước mơ cho những người không chuyên muốn thiết kế các giải pháp ứng dụng dành cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, và hoàn toàn không có những "vết hàn" như ở trên. Có thể mở rộng thêm một chút về mong muốn, ví dụ như ngoài việc kết hợp với các cơ sở dữ liệu SQL Server, chúng ta mong rằng có thể kết hợp với các cơ sở dữ liệu khác như: hệ mở PostgreSQL, IBM DB/2, và có thể, với cả hệ thống đồ sộ như Oracle DataBase. Và điều quan trọng trước tiên, đó là không phải lập trình lại chính giải pháp ứng dụng mà chúng ta đã tạo ra.

Bạn có tin vào một câu chuyện là có một công nghệ như vậy không?

 

[lehongduc]

Rất xin lỗi vì đã chen ngang dự án mà không xin phép, xin nêu một chút thiển ý là mong ước của hầu hết dân Amateur:
*.MDE "dễ thiết kế phù hợp với Amateur" đa phần đã làm được + CSDL SQL server "nhanh, mạnh, ổn định, sức chứa vô hạn,..." còn hết sức lơ mơ chưa thể thực hiện liên kết được với *.MDE. Là sự kết hợp hoàn mỹ là mơ ước của dân Amateur, rất mong các lão huynh làm một ví dụ mẫu đơn giản liên kết.
Chân thành biết ơn!

Về vấn đề này, Bạn chihienphuco có nhầm lẫn gì chăng?
- Thứ nhất, với Microsoft Access, MDE là định dạng file MDB đã được biên dịch, bạn sẽ chẳng làm được gì nhiều với MDE đâu. Chỉ có thể thiết kế được khi còn ở định dạng MDB.
- Thứ hai, ta có thể sử dụng Microsoft Access liên kết dữ liệu của MS. SQL Server, tốt nhất là với 1 file Microsoft Access Project (có định dạng file là ADP). Với cách này:
+ Toàn bộ việc tổ chức và truy xuất dữ liệu ta sẽ dùng công cụ của MS. SQL Server;
+ Và sử dụng Microsoft Access để thiết kế giao diện của ứng dụng (Forms, Reports, Pages, ...)

Để làm được theo cách này, đòi hỏi chúng ta phải rành (ở mức độ rành thật rành) cả 2 công cụ: Microsoft Access và Microsoft SQL Server. Nếu chỉ là amateur (hiểu theo nghĩa thông thường), e rằng không làm được gì.

Còn ví dụ mẫu? Tìm ở đâu?
Để tìm hiểu về vấn đề trên, Bác Bill cũng đã biếu không cho chúng ta 1 ví dụ rất điển hình ngay trong bộ Microsoft Office, đó là file NorthWindCS.adp. Các Bạn xem ảnh đính kèm để biết file này nằm ở đâu trên máy tính đã cài Microsoft Office. Muốn sử dụng file này Bạn phải cài và cho chạy MS. SQL Server trước.

Và đây là link tải tài liệu chuyên đề (tiếng Anh) về vấn đề này:
http://www.mediafire.com/download.php?az4gm5ghzmh

Xin mời các Bạn tham khảo và bắt tay mần 1 Microsoft Access Project thử xem. Rất thú vị.
Chúc các Bạn nhiều sức khoẻ.

 

[hai2hai]

Và tôi muốn kể cho bạn một câu chuyện cổ tích: đó là về một ước mơ cho những người không chuyên muốn thiết kế các giải pháp ứng dụng dành cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, và hoàn toàn không có những "vết hàn" như ở trên. Có thể mở rộng thêm một chút về mong muốn, ví dụ như ngoài việc kết hợp với các cơ sở dữ liệu SQL Server, chúng ta mong rằng có thể kết hợp với các cơ sở dữ liệu khác như: hệ mở PostgreSQL, IBM DB/2, và có thể, với cả hệ thống đồ sộ như Oracle DataBase. Và điều quan trọng trước tiên, đó là không phải lập trình lại chính giải pháp ứng dụng mà chúng ta đã tạo ra.

Bạn có tin vào một câu chuyện là có một công nghệ như vậy không?

Công nghệ này... đầy. Đây là 1 ví dụ: http://www.vnuni.net/forum/index.php?topic=131.0

Với đồ DevExpress này thì một người Amater về lập trình cũng có thể tạo ra 1 giải pháp vô cùng chuyên nghiệp và nhanh với mức độ khủng khiếp.

Chỉ có điều, nếu bạn bán SP xây dựng từ nó. Hãy trả tiền cho framework, sản phẩm của họ nhé.

Với kiến trúc mới này, Access cũng trở thành Server (vì nó có Business Server mà). Newbie xây dựng ứng dụng với kiến trúc hiện đại mà ngay cả dân Pro cũng ko thể làm được như vậy.