C
congty1vs
Guest
ĐẶT VẤN ĐỀ
Một trong những bài toán cần xem xét và quản lý trong quá trình hoạt động kinh doanh đó chính là quản lý kho bãi. Thông thường nhiệm vụ của bộ phận kho sẽ là quản lý hàng hóa thông tin về mã hàng, tên gọi, thông tin bổ sung liên quan, quản lý về mặt số lượng hàng hóa trong kho, chi tiết hơn là nhập hàng gì? nhập bao nhiêu? Ngà nào? Phân lô ra sao? rồi tới việc xuất hàng sẽ là: xuất hàng nào? Lô hàng nào? Ngày nào? Bao nhiêu? Và cững chừng ấy câu hỏi cho số hàng còn lại trong kho.
Ở Việt Nam chúng ta có khái niệm là thủ kho, người đứng đầu và chịu trách nhiệm liên quan tới toàn bộ hàng hóa trong một kho do mình quản lý. Nên nhớ rằng, mỗi một kho sẽ có một người quản lý, gọi là thủ kho, thế nhưng đa phần các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và khối lượng công việc sau khi đánh giá của kho thì chỉ tuyển 01 thủ kho. những đơn vị nhỏ còn không có thủ kho, họ chỉ có kế toán và kế toán là người quản lý kho hàng luôn…
Việc không có thủ kho khác hẳn so với một số nước cũng không có thủ kho. Ví dụ, tại Nhật toàn bộ câu hỏi như bên trên tôi đặt ra (Nhập, xuất, tồn???) thì họ dùng hệ thống điện tử để ghi nhận, họ không cần thủ kho, toàn bộ việc nhập xuất tồn được tuân thủ rất công nghiệp, cho nên không có tình trạng mất mát, thiết hụt tại các kho.
Nói một chút sơ qua vậy thôi, chúng ta tiếp tục tập trung vào việc quản lý kho. Chúng ta nhận định nó quan trọng, ừ thì mặt có giá trị, ừ thì nó là một trong những chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, rồi thì nó là một trong những chỉ tiêu về hệ số tài chính để quản lý tài sản ngắn hạn…Vậy làm sao để quản lý nó cho tốt và chính xác. Muốn quản lý nó thì cần phải có công cụ, công cụ mà tôi giới thiệu ở đây chính là sử dụng giải pháp 1C:KẾ TOÁN 8 để quản lý kho bãi.
Trước tiên, trong chương trình có thể tạo ra các kho bãi để quản lý, có thể tổ chức và sắp sếp theo cấu trúc hình cây, khi đó bạn có thể bố trí các nhóm lớn là những kho lớn, bên trong nó là chi tiết và cụ thể tên kho (điều này giống với việc phân nhóm hàng hóa)
Thứ hai, các giao dịch liên quan tới hoạt động của kho bãi đều phải chỉ ra chính xác kho nhập và kho xuất, Các giao dịch liên quan tới kho ở đây là gì? Đó là khi nhập hàng thì phải chỉ ra kho nhập, bao gồm nhập mới, nhập hàng ký gửi, bán hộ, nhập lại hàng bán, nhập do điều chuyển, nhập khác…Khi xuất hàng thì phải chỉ ra kho xuất, bao gồm xuất bán, xuất đem đi ký gửi, xuất trả lại cho nhà cung cấp, xuất do điều chuyển, xuất khác…
Từ đó đảm bảo dữ liệu luôn luôn đúng. (dĩ nhiên nếu người sử dụng chỉ định sai kho thì đó thuộc về lỗi người dùng. Ví dụ, hàng A mua về nhập “kho tổng”, người dùng chỉ ra kho là “kho tạm”. Lúc này, số hàng trong “kho tạm” nó sẽ bằng đúng lượng tăng lên do nhầm kho)
QUẢN LÝ KHO BẰNG CÁC BÁO CÁO
Để quản lý kho, trong chương trình có rất nhiều các báo cáo. Trong đó, sử dụng nhiều nhất và dễ hiểu nhất có lẽ mọi người đều biết đó là “Báo cáo hàng tồn kho”. Chỉ nói về báo cáo này thôi cũng có thể cho bạn nhiều thông tin, bởi vì mỗi cách trình bày trong chương trình sẽ nói lên nhiều ý nghĩa khác nhau.
Ví dụ, bạn xem tồn kho theo số lượng, lúc này chương trình có thể ẩn giá trị; Nếu lại muốn xem cả giá trị thì có thể xem chỉ bằng một nút tích chọn.
Trường hợp bạn muốn xem 1 mặt hàng ở những kho nào? Bạn chỉ cần chọn trình bày theo nội dung mặt hàng – kho bãi, khi đó chương trình sẽ liệt kê cho bạn mặt hàng đó đang nằm ở những kho nào
Trường hợp khác muốn quản lý thời hạn của hàng hóa từ khi nhập, nói theo ngôn ngữ của 1C thì đó là “quản lý hàng lưu kho”. Báo cáo này giúp cho người sử dụng biết chính xác là số hàng đó đã ở trong kho bao nhiêu ngày, từ đó có quyết định xử lý cho số hàng này. Mặt hàng đó ở trong kho bao lâu, tại sao hàng nhập về trước ở kho lâu vậy, tại sao lại xuất những lô mới về trước.
Bên cạnh đó còn những báo cáo về phân tích hàng hóa nhập xuất, phân tích việc nhập hàng và bán hàng theo kho. Giả sử bạn phân tích doanh số theo kho bãi thì bạn có thể biết được hàng hóa đã được bán ra từ kho nào.
Các báo cáo cũng mang tính quản lý khác như: Thẻ kho, sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết, phân tích hàng hóa theo kho…sẽ giúp cho bạn quản lý các giao dịch về kho bãi dễ dàng hơn.
Một trong những bài toán cần xem xét và quản lý trong quá trình hoạt động kinh doanh đó chính là quản lý kho bãi. Thông thường nhiệm vụ của bộ phận kho sẽ là quản lý hàng hóa thông tin về mã hàng, tên gọi, thông tin bổ sung liên quan, quản lý về mặt số lượng hàng hóa trong kho, chi tiết hơn là nhập hàng gì? nhập bao nhiêu? Ngà nào? Phân lô ra sao? rồi tới việc xuất hàng sẽ là: xuất hàng nào? Lô hàng nào? Ngày nào? Bao nhiêu? Và cững chừng ấy câu hỏi cho số hàng còn lại trong kho.
Ở Việt Nam chúng ta có khái niệm là thủ kho, người đứng đầu và chịu trách nhiệm liên quan tới toàn bộ hàng hóa trong một kho do mình quản lý. Nên nhớ rằng, mỗi một kho sẽ có một người quản lý, gọi là thủ kho, thế nhưng đa phần các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và khối lượng công việc sau khi đánh giá của kho thì chỉ tuyển 01 thủ kho. những đơn vị nhỏ còn không có thủ kho, họ chỉ có kế toán và kế toán là người quản lý kho hàng luôn…
Việc không có thủ kho khác hẳn so với một số nước cũng không có thủ kho. Ví dụ, tại Nhật toàn bộ câu hỏi như bên trên tôi đặt ra (Nhập, xuất, tồn???) thì họ dùng hệ thống điện tử để ghi nhận, họ không cần thủ kho, toàn bộ việc nhập xuất tồn được tuân thủ rất công nghiệp, cho nên không có tình trạng mất mát, thiết hụt tại các kho.
Nói một chút sơ qua vậy thôi, chúng ta tiếp tục tập trung vào việc quản lý kho. Chúng ta nhận định nó quan trọng, ừ thì mặt có giá trị, ừ thì nó là một trong những chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, rồi thì nó là một trong những chỉ tiêu về hệ số tài chính để quản lý tài sản ngắn hạn…Vậy làm sao để quản lý nó cho tốt và chính xác. Muốn quản lý nó thì cần phải có công cụ, công cụ mà tôi giới thiệu ở đây chính là sử dụng giải pháp 1C:KẾ TOÁN 8 để quản lý kho bãi.
Trước tiên, trong chương trình có thể tạo ra các kho bãi để quản lý, có thể tổ chức và sắp sếp theo cấu trúc hình cây, khi đó bạn có thể bố trí các nhóm lớn là những kho lớn, bên trong nó là chi tiết và cụ thể tên kho (điều này giống với việc phân nhóm hàng hóa)
Thứ hai, các giao dịch liên quan tới hoạt động của kho bãi đều phải chỉ ra chính xác kho nhập và kho xuất, Các giao dịch liên quan tới kho ở đây là gì? Đó là khi nhập hàng thì phải chỉ ra kho nhập, bao gồm nhập mới, nhập hàng ký gửi, bán hộ, nhập lại hàng bán, nhập do điều chuyển, nhập khác…Khi xuất hàng thì phải chỉ ra kho xuất, bao gồm xuất bán, xuất đem đi ký gửi, xuất trả lại cho nhà cung cấp, xuất do điều chuyển, xuất khác…
Từ đó đảm bảo dữ liệu luôn luôn đúng. (dĩ nhiên nếu người sử dụng chỉ định sai kho thì đó thuộc về lỗi người dùng. Ví dụ, hàng A mua về nhập “kho tổng”, người dùng chỉ ra kho là “kho tạm”. Lúc này, số hàng trong “kho tạm” nó sẽ bằng đúng lượng tăng lên do nhầm kho)
QUẢN LÝ KHO BẰNG CÁC BÁO CÁO
Để quản lý kho, trong chương trình có rất nhiều các báo cáo. Trong đó, sử dụng nhiều nhất và dễ hiểu nhất có lẽ mọi người đều biết đó là “Báo cáo hàng tồn kho”. Chỉ nói về báo cáo này thôi cũng có thể cho bạn nhiều thông tin, bởi vì mỗi cách trình bày trong chương trình sẽ nói lên nhiều ý nghĩa khác nhau.
Ví dụ, bạn xem tồn kho theo số lượng, lúc này chương trình có thể ẩn giá trị; Nếu lại muốn xem cả giá trị thì có thể xem chỉ bằng một nút tích chọn.
Trường hợp bạn muốn xem 1 mặt hàng ở những kho nào? Bạn chỉ cần chọn trình bày theo nội dung mặt hàng – kho bãi, khi đó chương trình sẽ liệt kê cho bạn mặt hàng đó đang nằm ở những kho nào
Trường hợp khác muốn quản lý thời hạn của hàng hóa từ khi nhập, nói theo ngôn ngữ của 1C thì đó là “quản lý hàng lưu kho”. Báo cáo này giúp cho người sử dụng biết chính xác là số hàng đó đã ở trong kho bao nhiêu ngày, từ đó có quyết định xử lý cho số hàng này. Mặt hàng đó ở trong kho bao lâu, tại sao hàng nhập về trước ở kho lâu vậy, tại sao lại xuất những lô mới về trước.
Bên cạnh đó còn những báo cáo về phân tích hàng hóa nhập xuất, phân tích việc nhập hàng và bán hàng theo kho. Giả sử bạn phân tích doanh số theo kho bãi thì bạn có thể biết được hàng hóa đã được bán ra từ kho nào.
Các báo cáo cũng mang tính quản lý khác như: Thẻ kho, sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết, phân tích hàng hóa theo kho…sẽ giúp cho bạn quản lý các giao dịch về kho bãi dễ dàng hơn.
Ngô Tiến
website: www.1vs.vn
website: www.1vs.vn
