Thiết kế chứng từ (giao dịch) kế toán & Sổ nhật ký trên Access

[luckytranquan]

Chào các anh chị cao thủ!Mình đang hoàng thiện chương trình kế toán của mình bằng Access. Mình gặp vấn đề sau. Mong các anh chị giúp giùm nhé.
01. Mình muốn biết trong Access (Acc) có chức năng nào để nhận biết 02 mẫu tin trùng nhau không. Vì mình hằng ngày mình nhập liệu các phần hành khác (hệ bán hàng, hẹ mua hàng, hệ thanh toán ...). Mình muốn dữ liệu từ các hệ này vào " Sổ Nhật Ký Tất Cả Các Bút Toán" để mình dễ tổng hợp số liệu cho các báo cáo. Mình đang sử dụng " Append Query" để cập nhật số liệu từ các phần hành khác vào "Sổ Nhật Ký Các Bút Toán". Nhược điểm là nếu lỡ quên cập nhật nhiều lần thì số liệu bị trùng lắp (Tức 01 mẫu tin trùng nhiều lần)
02. Mình muốn xin đoạn code để khi mình nhập chứng từ trên Form nhập liệu thì số chứng từ sẽ tăng tự động.

Mong các cao thủ giúp giùm

Thank You
Trần Quân

 

[hai2hai]

Chào các anh chị cao thủ!Mình đang hoàng thiện chương trình kế toán của mình bằng Access. Mình gặp vấn đề sau. Mong các anh chị giúp giùm nhé.
01. Mình muốn biết trong Access (Acc) có chức năng nào để nhận biết 02 mẫu tin trùng nhau không. Vì mình hằng ngày mình nhập liệu các phần hành khác (hệ bán hàng, hẹ mua hàng, hệ thanh toán ...). Mình muốn dữ liệu từ các hệ này vào " Sổ Nhật Ký Tất Cả Các Bút Toán" để mình dễ tổng hợp số liệu cho các báo cáo. Mình đang sử dụng " Append Query" để cập nhật số liệu từ các phần hành khác vào "Sổ Nhật Ký Các Bút Toán". Nhược điểm là nếu lỡ quên cập nhật nhiều lần thì số liệu bị trùng lắp (Tức 01 mẫu tin trùng nhiều lần)
02. Mình muốn xin đoạn code để khi mình nhập chứng từ trên Form nhập liệu thì số chứng từ sẽ tăng tự động.

Mong các cao thủ giúp giùm

Thank You
Trần Quân

Re 01/
Q: Copy dữ liệu từ các giao dịch phát sinh theo từng phần hành (mua hàng, bán hàng, thanh toán,...) vào "Sổ nhật ký tất cả các bút toán" thì làm thế nào để tránh trùng lắp khi sử dụng Append Query

A:
Có vài cách để giải quyết vấn đề này.
Cách 1: giải quyết vấn đề thiết kế sổ nhật ký
Sổ nhật ký có thể thêm một trường thông tin để phân loại sổ với các giá trị sau:
0: Chung
1: Mua hàng
2: Bán hàng
3: ...
Trên mỗi chứng từ của mỗi phần hành, lúc ghi sổ bạn làm 2 thao tác:
b1 - Ghi bản ghi giao dịch đó vào bảng giao dịch (transactions or documents) với transtype (hay doctype) tùy theo loại chứng từ phát sinh.
b2 - Cập nhật chứng từ đó sang sổ nhật ký (và update vào 1 trường trên bảng giao dịch với giá trị trạng thái là "đã ghi sổ nhật ký") tùy theo loại chứng từ mà ghi vào sổ nhật ký với loại sổ tương ứng.

Cách 2: Cũng thiết kế sổ nhật ký chung như trên, nếu bạn ko làm hành động thứ 2 (b2) khi ghi sổ thì bạn phải chuyển các chứng từ (giao dịch) sang một cách tự động kiểu như dùng Append Query và sau khi Append xong thì cũng nên Update lại bảng giao dịch với trạng thái là đã ghi sổ nhật ký để khi xử dụng Append Query thì bạn có thể where trạng thái = Not (đã ghi sổ) .

Cách 3: Nếu cứ theo cách của bạn là chỉ dùng Append Query mà ko cần để ý đến trạng thái "đã ghi sổ nhật ký" của các giao dịch thì trên sổ nhật ký chứng từ bạn nên để các trường như TransID, TransDate, TransNo,... là "No Duplicate" để khi Append Query nó sẽ ko append những bản ghi nào bị trùng nữa.

Re 02/
Q: Mình muốn xin đoạn code để khi mình nhập chứng từ trên Form nhập liệu thì số chứng từ sẽ tăng tự động.

A: Hình như Paul đã trả lời vấn đề này ở đâu đó trong box access này rồi. Anyways, nếu cực lười viết những đoạn code đơn giản thế này thì chỉ với google trong "tay", bạn có thể tìm ngay được hàm "tăng biến string" này vì hầu hết những code kiểu chung chung như thế này thì ko biết bao nhiêu người đã làm rồi.

Hope that helps!