Chi tạm ứng

  • Thread starter Nguyễn Thị Hương Liên
  • Ngày gửi
N

Nguyễn Thị Hương Liên

Guest
#1
xin chào anh chị!
em mới làm kế toán nên chưa có kinh nghiệm, mấy anh chị cho em hỏi về vấn đề tạm ứng chút nha:
Khi mình chi tạn ứng cho ng nào đó 1 số tiền để họ đi ctác hoặc mua đồ thì mình phải viết 1 phiếu tạm ứng và làm 1 phiếu chi tạm ứng phải ko?
còn khi đã đi ctác về hoặc đem đồ về thì họ thanh toán lại, thì đến lúc này mình phải làm sao nếu đủ, thiếu, hoặc dư? mình có làm phiếu chi / phiếu thu gì nữa ko?
và những khoản này mình phải định khoản ra sao?
mấy anh chị chỉ giúp em với.
cám ơn.
 
V

Van Van

Thành viên sơ cấp
14/12/05
73
0
0
Ha Tay
#2
Ặc ặc, bạn chịu khó đọc sách một chút đi. Vấn đề này rất dễ và có topic về nó rồi mà.
Mình cũng xin nói lại nhé:
Khi tạm ứng thì phải có giấy đề nghị tạm ứng nói rõ lý do xin tạm ứng và phải có đầy đủ chữ ký của người xin tạm ứng và các chữ ký duyệt. Sau đó viết phiếu chi theo số tiền đó.
Sau khi đi công tác về thì làm thủ tục hoàn ứng qua các chứng từ. Nếu số tiền tạm ứng thừa thì phải nộp lại và viết phiếu thu. Còn nếu thiếu thì phải chi thêm tiền và viết phiếu chi (trong trường hợp số chi vượt hợp lý và được chấp nhận).
 
Sửa lần cuối:
P

pinksunny

Thành viên sơ cấp
22/2/06
34
0
0
Son Tay
#3
Bạn chịu khó đọc lại sách kế toán nhé vì trong đó có nói rất rõ về tài khoản 141 mà!!! Nghiệp vụ này cũng không phải là quá khó đâu.
Chúc bạn thành công!
 
T

Trịnh Đỗ Nguyên

Thành viên thân thiết
22/2/06
80
0
0
EUH
#4
Van Van nói:
Ặc ặc, bạn chịu khó đọc sách một chút đi. Vấn đề này rất dễ và có topic về nó rồi mà.
Mình cũng xin nói lại nhé:
Khi tạm ứng thì phải có giấy đề nghị tạm ứng nói rõ lý do xin tạm ứng và phải có đầy đủ chữ ký của người xin tạm ứng và các chữ ký duyệt. Sau đó viết phiếu chi theo số tiền đó.
Sau khi đi công tác về thì làm thủ tục hoàn ứng qua các chứng từ. Nếu số tiền tạm ứng thừa thì phải nộp lại và viết phiếu thu. Còn nếu thiếu thì phải chi thêm tiền và viết phiếu chi (trong trường hợp số chi vượt hợp lý và được chấp nhận).
Cho em hỏi, Khi tạm ứng, thì kế toán viết phiếu chi (vì chi tiền), khi hoàn tạm ứng, nếu còn thừa thì ghi lại Phiếu thu. Vậy hạch toán vào sổ món hàng đó :
Nợ : 156
nợ : 133
Có : 141
Khi đó, em sẽ lưu chứng từ của hàng hoá đó, kèm theo phiếu chi Tạm ứng? Đúng không vậy?
 
P

pinksunny

Thành viên sơ cấp
22/2/06
34
0
0
Son Tay
#5
-Khi thanh toán tạm ứng, căn cứ vào số thực chi được duyệt ghi:
Nợ TK 151,152,153,156,211,213
Nợ TK 133
Có TK 141
(Theo số thực chi)
+ Nếu số thực chi được duyệt > số đã TỨ (TỨ chi k hết):
Nợ TK 111
Nợ TK 334 (chi tiết)
Có 141
+ Nếu số thực chi được duyệt < số đã TỨ (TỨ thiếu):
Nợ 141
Có 111
(Số tiền chi thêm)
"Trịnh Đỗ Nguyên" ơi, đó là phương pháp hạch toán nghiệp vụ tạm ứng đấy!
 
T

Trịnh Đỗ Nguyên

Thành viên thân thiết
22/2/06
80
0
0
EUH
#6
pinksunny nói:
"Trịnh Đỗ Nguyên" ơi, đó là phương pháp hạch toán nghiệp vụ tạm ứng đấy!
Cái đó thì Nguyên biết chứ. Ý của Nguyên là mình lưu bộ chứng từ đi kèm với phiếu thu, phiếu chi đó mà! Nguyên đang học, đang làm, nên kinh nghiệm chưa nhiều!
 
PA83

PA83

鸡子鸭子!
4/4/06
231
1
18
TB
#7
Như bên mình làm thì bộ chứng từ đi kèm luôn phiếu chi,phiếu thu, giấy tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán.
 
H

hoangaccounting

To put one's family first
22/9/05
837
2
18
HCMC
www.baobinhdinh.com.vn
#8
Kế toán các khoản tạm ứng:
1/ Chứng từ sử dụng:
-Giấy đề nghị tạm ứng.
-Phiếu chi.
-Báo cáo thanh toán tạm ứng.
-Các chứng từ gốc.
2/ Tài khoản sử dụng: 141 – theo dõi các khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên của DN và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
-Bên nợ:
+Số tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên của DN.
-Bên có:
+Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi tiêu thực tế đã được duyệt.
+Số tạm ứng chi không hết phải nhập lại quỹ hoặc bị khấu trừ lương.
-Số dư bên nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán.
3/ Một số nghiệp vụ chủ yếu của TK 141:
a) Khi tạm ứng tiền cho công nhân viên căn cứ vào phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt kế toán phản ánh:
N.141/C.111
b) Khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc có liên quan kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các khoản chi tạm ứng để xác định số tiền chi ban đầu là thừa hay thiếu, đồng thời căn cứ vào nội dung kinh tế của từng khoản chi trên chứng từ gốc để ghi sổ kế toán cho phù hợp.
*Trường hợp số thực chi nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng, căn cứ vào số thực chi phản ánh như sau:
-N.TK liên quan /C.141 (theo số thực chi)
-Khoản tiền tạm ứng thừa nhập lại quỹ hoặc khấu trừ lương của người nhận tạm ứng phản ánh:
N.111,334(nếu khấu trừ lương)/C.141
*Trường hợp số tiền thực chi lớn hơn số tiền tạm ứng. Dựa vào phiếu chi đã được duyệt để thanh toán bổ sung cho người nhận tạm ứng, kế toán phản ánh:
N.TK liên quan (theo số thực chi đã được duyệt)/C.141(theo số tạm ứng),C.111(Số được chi thêm)
p/s: nhìn hoa cả mắt nhở
 
B

BUI CHI THANH

Thành viên sơ cấp
21/2/06
479
2
0
43
VUNG TAU
#9
:eyepop: :eyepop: Theo kinh nghiệm của mình, chúng ta mở sổ theo dõi tạm ứng (141) hoạch toán chi tiết các khoản tạm ứng .
1) Chi tạm ứng :
Hoạch toán
Nợ : 141
Có : 111,112
2) Kết chuyển tạm ứng :
Nợ : 152,153,155,156,....và các tài khoản chi phí.....
Có 141
3) Nếu trường hợp dư : làm phiếu thu để nhập lại qủy TM
4) Nếu thiếu làm phiếu chi bổ sung các khoản người tạm ứng đã ứng ...

Đó là cách mình đang áp dụng ở công ty mình và đã đựơc các công ty kiểm toán như A&C,PwC chấp nhận. Mình nghỉ có nhiều phương pháp làm vấn đề này . mong các bạn góp ý thêm .....
 
cothant

cothant

Thằng ham chơi
29/9/04
894
16
18
HCMC
#10
Nguyễn Thị Hương Liên nói:
xin chào anh chị!
em mới làm kế toán nên chưa có kinh nghiệm, mấy anh chị cho em hỏi về vấn đề tạm ứng chút nha:
Khi mình chi tạn ứng cho ng nào đó 1 số tiền để họ đi ctác hoặc mua đồ thì mình phải viết 1 phiếu tạm ứng và làm 1 phiếu chi tạm ứng phải ko?
còn khi đã đi ctác về hoặc đem đồ về thì họ thanh toán lại, thì đến lúc này mình phải làm sao nếu đủ, thiếu, hoặc dư? mình có làm phiếu chi / phiếu thu gì nữa ko?
và những khoản này mình phải định khoản ra sao?
mấy anh chị chỉ giúp em với.
cám ơn.
Ok, về lý thuyết Nợ - Có thế nào thì sách viết hết trơn rồi, giờ mình nói về thực tế "xử lý" "thằng 141" này, và các chứng từ, thủ tục cần thiết nhé.
Thường thì mình thấy có 2 cách làm sau:
1- Làm như sách vở:
a - Khi có nhu cầu tạm ứng (đối với mua vật tư, văn phòng phẩm; đối với đi công tác, lương thì không cần bước này) thì người có nhu cầu sẽ làm 1 "phiếu đề xuất mua hàng", có được ký duyệt của các cấp có thẩm quyền (một số đơn vị người ta có quy định mức ký duyệt, vd: 1tr-5tr trưởng phòng ký, >5tr phó giám đốc.v.v.)
b- Dựa vào "Phiếu đề xuất" đã được ký duyệt, người có nhu cầu làm "Phiếu đề nghị tạm ứng" (tạm ứng lương, công tác phí... thì bắt đầu từ đây), phiếu này cũng được đưa đi 1 vòng lên các sếp ký duyệt, sau đó đưa xuống phòng Kế Toán, KTT ký và đưa cho KT Thanh Toán lập phiếu chi.
Hạch toán: N141/C111
(Ở 1 số đơn vị có quy định thêm thời gian hoàn ứng, nhằm quản lý tốt hơn các khoản tạm ứng.)
c- Sau khi mua hàng xong, người mua hàng đem các hóa đơn về, dựa trên các hóa đơn đó lập " Bảng thanh toán tạm ứng" trong đó có kê đầy đủ các khoản đã chi từ số tiền Tạm ứng.
Hạch toán: Nợ: chi phí, lương.v.v.../ Có : 141
Nếu mua hàng ít hơn, thì KT thanh toán sẽ làm 1 "Phiếu Thu" để thu lại tiền.
Hạch toán: Nợ 111/ Có 141
Nếu mua hàng nhiều hơn thì KT làm phiếu chi để chi thêm cho đủ.
Hạch toán: Nợ 141 / Có 111.

Tổng hợp hạch toán: 111--->141---> Phí, lương...

Kế toán thanh toán nên mở sổ chi tiết Tạm Ứng để theo dõi theo từng đối tượng tạm ứng. VD: Ông A: tạm ứng ngày 1/1 x đồng, ngày 3/1 tạm ứng thêm y đồng , ngày 7/1 hoàn ứng z đồng.....Tương tự cho ông B, ông C.v.v...

Đối với các chứng từ tạm ứng, thì nên lưu riêng 1 bộ hồ sơ tạm ứng cho rõ ràng, không nên lưu chung với các chứng từ thu - chi tiền mặt.

Ngoài ra, còn 1 thủ tục khác mà kế toán cần làm: yêu cầu các nhân viên ký xác nhận tạm ứng vào cuối kỳ, 1 thủ tục xác nhận công nợ. Nếu ai có thắc mắc về số nợ Tạm Ứng của mình, xin mời xem sổ chi tiết.
 
cothant

cothant

Thằng ham chơi
29/9/04
894
16
18
HCMC
#11
2- Cách khác:
Ngoài cách trên, mình thấy một số nơi người ta hạch toán khác: lúc tạm ứng bao nhiêu, khi xong công việc sẽ thu lại toàn bộ tạm ứng (lập thêm 1 phiếu Thu lại), sau đó lập thêm 1 phiếu Chi Tiền mặt cho các khoản chi phí đã chi tạm ứng.
Hạch toán: 111--->141--->111---> Chi phí, lương....
Đối với cách này thì mình sẽ thêm 2 thao tác là lập thêm 1 phiếu thu và 1 phiếu chi, tuy nhiên, cách này sẽ giúp cho kế toán quản lý tốt các khoản chi tạm ứng theo đúng mụch đích chi.
Các bước trình tự, thủ tục thì tương tự như trên.

Hix, nếu em có thiếu gì các bác bổ sung giúp nhé.
 
Nguyen Tu Anh

Nguyen Tu Anh

Thành viên thân thiết
23/2/05
5,609
21
38
Hà Nội - TP. HCM
#12
cothant nói:
2- Cách khác:
Ngoài cách trên, mình thấy một số nơi người ta hạch toán khác: lúc tạm ứng bao nhiêu, khi xong công việc sẽ thu lại toàn bộ tạm ứng (lập thêm 1 phiếu Thu lại), sau đó lập thêm 1 phiếu Chi Tiền mặt cho các khoản chi phí đã chi tạm ứng.
Hạch toán: 111--->141--->111---> Chi phí, lương....
Ơ, thế thì đẻ ra cái thằng tạm ứng làm gì nhỉ? Cho nhờ vả một lúc thôi à? Chẳng tính phí gì sao?

cothant nói:
Đối với cách này thì mình sẽ thêm 2 thao tác là lập thêm 1 phiếu thu và 1 phiếu chi, tuy nhiên, cách này sẽ giúp cho kế toán quản lý tốt các khoản chi tạm ứng theo đúng mụch đích chi.
Hix, nếu em có thiếu gì các bác bổ sung giúp nhé.
Khi hoàn tạm ứng sẽ chỉ cần lập thêm một phiếu thu hoặc một phiếu chi cho số chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và số đã tạm ứng.

Kế toán quản lý tốt thì chỉ cần theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 là ra ngay thôi. Nếu hoàn nhập lại số tiền đã tạm ứng rồi lại xuất ra một số tiền gần tương đương như thế sẽ phản ánh không chính xác dòng tiền chảy trong DN (chính thức là "Báo cáo lưu chuyển tiền tệ").
 
cothant

cothant

Thằng ham chơi
29/9/04
894
16
18
HCMC
#13
Nguyen Tu Anh nói:
Ơ, thế thì đẻ ra cái thằng tạm ứng làm gì nhỉ? Cho nhờ vả một lúc thôi à? Chẳng tính phí gì sao?
Dạ, em nghĩ đây là "vận dụng linh hoạt" à, mình làm sao chủ yếu tốt cho công tác quản lý của mình, mà không có gì trái với các quy định là ok.

Nguyen Tu Anh nói:
Khi hoàn tạm ứng sẽ chỉ cần lập thêm một phiếu thu hoặc một phiếu chi cho số chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và số đã tạm ứng.

Nếu hoàn nhập lại số tiền đã tạm ứng rồi lại xuất ra một số tiền gần tương đương như thế sẽ phản ánh không chính xác dòng tiền chảy trong DN (chính thức là "Báo cáo lưu chuyển tiền tệ").
Hi hi, chị hiểu nhầm ý em rồi, ý em tức là:
Khi tạm ứng: Xuất phiếu chi A đồng
Khi có đầy đủ chứng từ để hoàn ứng: xuất phiếu thu lại đúng A đồng.
Sau đó , xuất thêm 1 phiếu chi (có thể là A, B, C đồng gì đó tùy thực tế chi) để ghi nhận chi phí được chi trả bằng tiền mặt.

Như vậy tức là phải làm thêm 1 phiếu thu và 1 phiếu chi so với cách 1.
Bên cạnh đó, nói về dòng tiền, thì khi em chi ra A đồng, sau đó em lại thu vào A đồng, thì đâu có gì mà ảnh hưởng không chính xác chị???

Nguyen Tu Anh nói:
Kế toán quản lý tốt thì chỉ cần theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 là ra ngay thôi.
Thật ra đây là 1 cách giúp cho kế toán quản lý tốt cái sổ theo dõi tạm ứng của mình đó chị, chi tạm ứng khoản nào là thu lại đúng như thế. Như vậy sẽ đỡ mất công ở giai đoạn xử lý chi thừa - thiếu là một, hồ sơ tạm ứng cũng đơn giản, gọn nhẹ là hai (vì các hóa đơn, chứng từ đều được đưa qua bên tiền mặt) .v.v...
p/s: hix, có lẽ em viết lủng củng quá nên hơi khó hiểu, và có vẻ phức tạp hóa, thật ra lúc nói ra thì nó cũng đơn giãn thôi.
 
Nguyen Tu Anh

Nguyen Tu Anh

Thành viên thân thiết
23/2/05
5,609
21
38
Hà Nội - TP. HCM
#14
cothant nói:
Dạ, em nghĩ đây là "vận dụng linh hoạt" à, mình làm sao chủ yếu tốt cho công tác quản lý của mình, mà không có gì trái với các quy định là ok.
Có trái với quy định hạch toán TK 141 hay không thì em phải xem Quy tắc kế toán và Kết cấu của TK 141. Em có vận dụng linh hoạt hay không thì chị không dám chắc nhưng chắc chắn nếu hạch toán như vậy sẽ không phản ánh đúng bản chất của TK tạm ứng. Như thế, TK tạm ứng không có ý nghĩa gì cả. Nó chỉ là TK tạm bợ cho người ta ké nhờ chút thôi.

cothant nói:
Hi hi, chị hiểu nhầm ý em rồi, ý em tức là:
Khi tạm ứng: Xuất phiếu chi A đồng
Khi có đầy đủ chứng từ để hoàn ứng: xuất phiếu thu lại đúng A đồng.
Sau đó , xuất thêm 1 phiếu chi (có thể là A, B, C đồng gì đó tùy thực tế chi) để ghi nhận chi phí được chi trả bằng tiền mặt.
Sao chị lại không hiểu gì nhỉ? Em đọc lại kỹ coi. Ý của em là: viết một phiếu chi tạm ứng rồi sẽ hoàn nhập lại đúng số đã tạm ứng bằng một phiếu thu và lại viết ra một phiếu chi nữa cho chi phí thực tế phát sinh. Đúng không nào?

cothant nói:
Bên cạnh đó, nói về dòng tiền, thì khi em chi ra A đồng, sau đó em lại thu vào A đồng, thì đâu có gì mà ảnh hưởng không chính xác chị???
Em đã chi ra A đồng nhưng em có thực thu lại A đồng không? Hay nếu có thu, em sẽ chỉ thu được A-B đồng (A>B). Nếu A<B thì em thu được đồng nào nhỉ? Hay phải chi ra tiếp B-A đồng?

Em đã phản ánh chính xác dòng tiền đi thực tế chưa?
cothant nói:
Thật ra đây là 1 cách giúp cho kế toán quản lý tốt cái sổ theo dõi tạm ứng của mình đó chị, chi tạm ứng khoản nào là thu lại đúng như thế. Như vậy sẽ đỡ mất công ở giai đoạn xử lý chi thừa - thiếu là một, hồ sơ tạm ứng cũng đơn giản, gọn nhẹ là hai (vì các hóa đơn, chứng từ đều được đưa qua bên tiền mặt) .v.v...
Nếu vậy, chị sẽ không dùng TK 141 nữa. Lấy một quyển sổ để theo dõi bên ngoài khoản tạm ứng, chờ khi có chứng từ về thì mới bắt đầu hạch toán.
 
Thanh Nam

Thanh Nam

Admin
24/4/03
2,979
829
113
17
HCM
www.thanhnamtax.com
#15
cothant nói:
2- Cách khác:
Ngoài cách trên, mình thấy một số nơi người ta hạch toán khác: lúc tạm ứng bao nhiêu, khi xong công việc sẽ thu lại toàn bộ tạm ứng (lập thêm 1 phiếu Thu lại), sau đó lập thêm 1 phiếu Chi Tiền mặt cho các khoản chi phí đã chi tạm ứng.
Hạch toán: 111--->141--->111---> Chi phí, lương....
Đối với cách này thì mình sẽ thêm 2 thao tác là lập thêm 1 phiếu thu và 1 phiếu chi, tuy nhiên, cách này sẽ giúp cho kế toán quản lý tốt các khoản chi tạm ứng theo đúng mụch đích chi.
Các bước trình tự, thủ tục thì tương tự như trên.

Hix, nếu em có thiếu gì các bác bổ sung giúp nhé.
Cách này không đúng với hướng dẫn hạch toán nhưng vẫn được chấp nhận nếu có kiểm tra.

Thông thường, cách làm như trên là do một số phần mềm không xử lý được trên 141 mà phải nhả lại 111 để xử lý hạch toán chi.
 
P

PHIHUNGVN

Thành viên thân thiết
4/1/05
1,394
11
38
44
HANOI
#16
Cái cách mà cothant hướng dẫn là cái cách mà người ta làm từ hồi quyết định 257 vẫn có nhiều người dùng. tuy nhiên sau khi có qui định mới thì cái cách này bỏ hẳn, và nếu dùng theo cách này cũng chẳng sao chỉ bị nhắc nhở tẹo thôi.
 

Thành viên trực tuyến

  • Ngọc Ánh Đỗ

Xem nhiều