Nguyễn Thị Hương Liên nói:
xin chào anh chị!
em mới làm kế toán nên chưa có kinh nghiệm, mấy anh chị cho em hỏi về vấn đề tạm ứng chút nha:
Khi mình chi tạn ứng cho ng nào đó 1 số tiền để họ đi ctác hoặc mua đồ thì mình phải viết 1 phiếu tạm ứng và làm 1 phiếu chi tạm ứng phải ko?
còn khi đã đi ctác về hoặc đem đồ về thì họ thanh toán lại, thì đến lúc này mình phải làm sao nếu đủ, thiếu, hoặc dư? mình có làm phiếu chi / phiếu thu gì nữa ko?
và những khoản này mình phải định khoản ra sao?
mấy anh chị chỉ giúp em với.
cám ơn.
Ok, về lý thuyết Nợ - Có thế nào thì sách viết hết trơn rồi, giờ mình nói về thực tế "xử lý" "thằng 141" này, và các chứng từ, thủ tục cần thiết nhé.
Thường thì mình thấy có 2 cách làm sau:
1- Làm như sách vở:
a - Khi có nhu cầu tạm ứng (đối với mua vật tư, văn phòng phẩm; đối với đi công tác, lương thì không cần bước này) thì người có nhu cầu sẽ làm 1
"phiếu đề xuất mua hàng", có được ký duyệt của các cấp có thẩm quyền (một số đơn vị người ta có quy định mức ký duyệt, vd: 1tr-5tr trưởng phòng ký, >5tr phó giám đốc.v.v.)
b- Dựa vào
"Phiếu đề xuất" đã được ký duyệt, người có nhu cầu làm
"Phiếu đề nghị tạm ứng" (tạm ứng lương, công tác phí... thì bắt đầu từ đây), phiếu này cũng được đưa đi 1 vòng lên các sếp ký duyệt, sau đó đưa xuống phòng Kế Toán, KTT ký và đưa cho KT Thanh Toán lập
phiếu chi.
Hạch toán: N141/C111
(Ở 1 số đơn vị có quy định thêm thời gian hoàn ứng, nhằm quản lý tốt hơn các khoản tạm ứng.)
c- Sau khi mua hàng xong, người mua hàng đem các hóa đơn về, dựa trên các hóa đơn đó lập
" Bảng thanh toán tạm ứng" trong đó có kê đầy đủ các khoản đã chi từ số tiền Tạm ứng.
Hạch toán: Nợ: chi phí, lương.v.v.../ Có : 141
Nếu mua hàng ít hơn, thì KT thanh toán sẽ làm 1 "Phiếu Thu" để thu lại tiền.
Hạch toán: Nợ 111/ Có 141
Nếu mua hàng nhiều hơn thì KT làm phiếu chi để chi thêm cho đủ.
Hạch toán: Nợ 141 / Có 111.
Tổng hợp hạch toán: 111--->141---> Phí, lương...
Kế toán thanh toán nên mở sổ chi tiết Tạm Ứng để theo dõi theo từng đối tượng tạm ứng. VD: Ông A: tạm ứng ngày 1/1 x đồng, ngày 3/1 tạm ứng thêm y đồng , ngày 7/1 hoàn ứng z đồng.....Tương tự cho ông B, ông C.v.v...
Đối với các chứng từ tạm ứng, thì nên lưu riêng 1 bộ hồ sơ tạm ứng cho rõ ràng, không nên lưu chung với các chứng từ thu - chi tiền mặt.
Ngoài ra, còn 1 thủ tục khác mà kế toán cần làm: yêu cầu các nhân viên ký xác nhận tạm ứng vào cuối kỳ, 1 thủ tục xác nhận công nợ. Nếu ai có thắc mắc về số nợ Tạm Ứng của mình, xin mời xem sổ chi tiết.