Có 2 loại sổ quỹ: Sổ quỹ của thủ quỹ và sổ quỹ của kế toán.
Thí dụ hóa đơn ghi tiền điện 999.598 đồng, kế toán ghi:
Nợ 642/Có 111 999.598 đ
Thủ quỹ lập phiếu chi phải ghi:
Chi tiền điện 1.000.000 đồng. (Chẳng có tiền lẻ để mà chi)
Tất cả những nghiệp vụ trên đều đúng và phản ánh đúng thực tế phát sinh. Khi kiểm tra chênh lệch giữa sổ quỹ số dư tài khoản 111, chênh lệch 402 đồng, kế toán chỉ việc hạch toán Nợ 811/Có 111 (dựa theo nguyên tắc trọng yếu, 402 đồng quá nhỏ).
Nếu không phải là 402 đồng mà là 402.000, kế toán hạch toán Nợ 1388/Có 111 treo chờ xác định nguyên nhân chênh lệch để xử lý.
Tất cả những sai sót phát hiện sau khi khóa sổ cuối niên độ kế toán đều phải được xử lý. Các xử lý thì có nhiều, nhưng không được in lại sổ bạn có thể lập lại BCTC sau khi thực hiện 1 số kiểm tra kiểm toán nội bộ nếu sai sót là nghiêm trọng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và phải nộp ngân sách nhà nước, hoặc điều chỉnh bằng bút toán phát sinh tại thời điểm hiện tại nếu sai sót nhỏ.