Theo văn bản 638/LĐTBXH-LĐ ngày 23/2/2005 :3.2 Về các khoản chi khác: là các khoản chi thêm cho người lao động như: tiền ăn giữa ca, công tác phí, điện thoại, đào tạo v.v.. không được doanh nghiệp hạch toán vào quỹ tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả.
- Doanh nghiệp thống kê các loại phụ cấp trả cho người lao động (theo mẫu) gởi kèm theo hệ thống thang lương, bảng lương của doanh nghiệp.
4. Vế mức lương và phụ cấp làm cơ sở nộp bảo hiểm xã hội:
4.1. Đối với doanh nghiệp áp dụng theo đúng thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương do Chính phủ quy định đối với các công ty Nhà nước: Mức lương và phụ cấp lương làm cơ sở nộp bảo hiểm xã hội cũng được vận dụng áp dụng như đối với các Công ty Nhà nước bao gồm mức tiền lương theo ngạch, bậc hoặc lương theo cấp bậc, chức vụ, lương hợp đồng cộng với các loại phụ cấp khu vực; phụ cấp giữ chức vụ Trưởng, Phó phòng (nếu có).
4.2. Đối với doanh nghiệp tự xây dựng thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương không theo quy định của Chính phủ đối với các công ty Nhà nước: Mức lương làm cơ sở nộp bảo hiểm xã hội là tổng mức tiền lương, tiền công, phụ cấp theo hợp đồng lao động (theo quy định tại điểm 2b, mục II Thông tư số 58/TC/HCSN ngày 24/7/1995 của Bộ Tài chính); được doanh nghiệp tính vào chi phí theo quy định tại điểm 3b Điều 5 Chương II Nghị định số 164/2003/NĐ-CP ngày 22/12/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Các khoản chi phí khác nếu được ghi trong hợp đồng lao động nhưng doanh nghiệp không hạch toán vào quỹ tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả thì không cộng vào tiền lương làm cơ sở nộp bảo hiểm xã hội.
Tuy nhiên, có rất nhiều BHXH quận lại đồng ý cho đóng theo mức lương chính; đặc biệt ở TPHCM có 2 quận 1 và 6 thì yc tính trên tất cả những gì ghi trên HDLĐ (bắt đưa bảng lương cho họ xem).
