Nguyên tắc về hạch toán khi công cụ dụng cụ mua về không qua kho mà đưa vào sử dụng ngay với giá trị tương đối lớn không phấn bổ hết một lần thì hạch toán:
Nợ 642(154)
Nợ 142(242)
Nợ 133
Có 111(112, 331)
Đây là cách làm đúng và chính xác. Lý do
1- Tài khoản 153 là tài khoản công cụ dụng cụ nhập qua kho. Lúc đó cần có thủ kho, làm phiếu nhập kho, có cán bộ cung tiêu giao nhận....
2- Khi xuất kho đưa vào sản xuất bạn cần có phiếu xuất kho, thủ kho, người giao, người nhận ...
3- Cuối tháng bạn phải có biên bản kiểm kê hàng tồn trong kho.
Nhưng thực chất là bạn không hề có kho, không hề có thủ kho để giao nhận việc này mà cơ bản bên bạn và bên mua chi có biên bản bàn giao hàng hóa khi giao hàng do một người nào đó như cán bộ kyc thuật của công ty đi mua chẳng hạn.
Vậy ai là người chịu trach nhiệm ký vào phiếu nhập kho, xuất kho, ai ký vào người nhận hàng, người giao hàng, cung tiêu. Ai ký vào biên bản kiểm kê kho khi thực chất không có kho.
Theo tôi các bạn không nên tự tao ra cho mình những giấy tờ chứng từ phát sinh và ký khống đó. Hãy cố gằng phản ánh chứng từ kế toán phát sinh một cách trung thực nhất như nó vốn có khi phát sinh. Có thể các bạn hiểu là để quản lý cho dễ những thực chất khi đưa sang tài khoản 242 các bạn vẫn quản lý được nó một cách bình thường như QL tài sản cố định vậy. Chúng tôi đã làm theo dõi này trên tài khoản 242 đối với phần mềm effect và cả phần mềm của fast nữa. Rất ổn và tốt khi bạn muốn in ra hay kiểm tra bất cứ một CCDC nào kể cả chi phí phân bổ dài hạn nêu bạn muốn biêt đã phân bổ bao nhiêu vào chi phí và còn lại bao nhiêu.
Riêng hai tài khoản 131, 331 thì chỉ dùng khi phát sinh công nợ. Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì không dùng hai tài khoản này.
VD: Mua một lô hàng 600.000.000đ. Đơn vị thanh toán chi trả cho bên mua
1- trả ngay bằng tiền mặt: 100.000.000đ
2- Trả ngay bằng tài khoản : 200.000.000đ
3- Nợ lai chưa thanh toán : 300.000.000đ
Như vậy ta có : Nợ 156(152,151,157.....các tài khoản liên quan):545.454.545đ
Nợ 133: 54.545.455đ
Có 111: 100.000.000đ
Có 112: 200.000.000đ
Có 331: 300.000.000đ
Như vậy chỉ một hóa đơn mua hàng thôi bạn đã klhông thể đưa tất cả vào 331 được.
2- Còn tiêu chí phân bổ thì tùy theo từng đơn vị. Nếu đơn vị bạn là DN tương đối lớn cần phân bổ chi phí này theo tháng để biết kết quả kinh doanh, hoạt động của đơn vị theo từng tháng thì bạn cũng có thể phân bổ theo tháng , hoặc theo như cothan nói ở trên. Miễn sao tiêu chi phân bổ của bạn phải nhất quán