Quản trị tiền mặt
- Thread starter trinhlx
- Ngày gửi
iso
Guest
Vấn đề quản lý này hay đấy nhỉ, anh nói trước vài dòng, thế nào cũng có các cao thủ khác như Sans, Vualua, HyperVn..v..v vào xử vụ này. Vì chẳng biết tính chất thu chi của các chi nhánh thế nào? các chi nhánh hoạt động gì? Cho nên theo anh nhìn chung là em phải tính toán ra được 1 con số tiền mặt tồn quỹ hợp lý cho phép các chi nhánh được giữ lại, con số này phải đảm bảo cho chi nhánh hoạt động bình thường hàng ngày 1 cách trôi chảy, còn khi có đột biến như đầu tư TSCĐ, trả lương, thưởng v..v thì đương nhiên công ty mẹ sẽ chuyển tiền sau. Số dư mà vượt số cho phép thì bắt buộc phải chuyển về công ty mẹ ngay trong 1 thời gian nhanh nhất có thể. Ngoài ra thiết lập quy chế phân cấp số tiền được quyết định chi cho các vị trí tại chi nhánh, chẳng hạn trưởng phòng kế toán được duyệt chi tối đa bao nhiêu, giám đốc chi nhánh được quyết định chi tối đa bao nhiêu..v...v Để thực hiện được những quy định này này công ty mẹ phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các chi nhánh trong thời gian đầu, xử lý thật nghiêm minh để dần dần đi vào nề nếp. Quản lý tiền mặt ngoài quy định ra thì vấn đề con người rất quan trọng, vì chi nhánh ở xa công ty mẹ cho nên theo anh thủ quỹ phải là người tin cẩn được "cài cắm" của công ty mẹ vào, thủ quỹ hay kế toán NH luôn là người biết số dư tiền mặt của chi nhánh, nên chú ý thêm về vấn đề này. Sau 1 thời gian thì dù là người tin cẩn cũng nên chuyển sang chi nhánh khác hoặc bộ phận khác để tránh rủi ro ở lâu dễ nảy sinh thông đồng gian lận quỹ. Đại loại thế đã nhỉ.
Vualua
Geosynthetics
Vấn đề công ty bạn có nhiều chi nhánh, mình gợi ý một chút về việc kiểm soát rủi ro và quản lý hệ thống kế toán :
-Trước hết, cần đặt ngay mục tiêu giảm thiểu đến mức tối đa việc dùng các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt.Các giao dich bằng tiền mặt có nguy cơ rủi ro rất cao, đặc biệt là gian lận hoặc bị mất cắp.
-Về hệ thống, có thể thiết lập một quỹ tiểu chi có gắn liền trách nhiệm của người phụ trách chi nhánh đó với hoạt động của quỹ này.Với quỹ tiểu chi này, số dư quỹ là một số cố định tùy thuộc vào mức độ giao dịch các khoản tương đối nhỏ và luôn cố định.Các khoản chi tiêu nhỏ sẽ thanh toán qua quỹ này và khi gần hết số dư có thể tập hợp các chi phí lại, lập một danh sách hoàn quỹ (Petty Cash Reimbursement),sau đó sẽ ký rút tiền hoàn quỹ qua séc rút tiền mặt.Số dư quỹ vào cuối kỳ và đầu kỳ luôn là số dư theo quy định.
Đối với các khoản chi lớn có thể giao dich qua ngân hàng
-Các khoản thu : Bắt buộc nộp vào ngân hàng daily, hoặc có thể thiết lập hệ thống tài khoản chuyên thu để hệ thống này chuyển thẳng số dư vào TK chính sau số ngày mặc định hoặc số dư mặc định của các tài khoản chuyên thu này.
-Tăng cường hệ thống kiểm soát đảm bảo từ VP chính có thể kiểm soát được hệ thống tại chi nhánh bất cứ thời gian nào có thể bằng việc truy nhập trực tiếp vào hệ thống của chi nhánh.
-Phân quyền đúng người đúng việc để đảm bảo nguyên tắc người thứ ba tham dự vào giao dịch. Các số dư ủy quyền chủ TK của chi nhánh không nên được quyền ký quá cao cũng như số dư của TK chi nhánh không nên để nhiều quá hạn mức.
Cuối cùng đúng như ISO nói, con ngưới là quan trọng số 1 đối với quản lý từ xa.
-Trước hết, cần đặt ngay mục tiêu giảm thiểu đến mức tối đa việc dùng các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt.Các giao dich bằng tiền mặt có nguy cơ rủi ro rất cao, đặc biệt là gian lận hoặc bị mất cắp.
-Về hệ thống, có thể thiết lập một quỹ tiểu chi có gắn liền trách nhiệm của người phụ trách chi nhánh đó với hoạt động của quỹ này.Với quỹ tiểu chi này, số dư quỹ là một số cố định tùy thuộc vào mức độ giao dịch các khoản tương đối nhỏ và luôn cố định.Các khoản chi tiêu nhỏ sẽ thanh toán qua quỹ này và khi gần hết số dư có thể tập hợp các chi phí lại, lập một danh sách hoàn quỹ (Petty Cash Reimbursement),sau đó sẽ ký rút tiền hoàn quỹ qua séc rút tiền mặt.Số dư quỹ vào cuối kỳ và đầu kỳ luôn là số dư theo quy định.
Đối với các khoản chi lớn có thể giao dich qua ngân hàng
-Các khoản thu : Bắt buộc nộp vào ngân hàng daily, hoặc có thể thiết lập hệ thống tài khoản chuyên thu để hệ thống này chuyển thẳng số dư vào TK chính sau số ngày mặc định hoặc số dư mặc định của các tài khoản chuyên thu này.
-Tăng cường hệ thống kiểm soát đảm bảo từ VP chính có thể kiểm soát được hệ thống tại chi nhánh bất cứ thời gian nào có thể bằng việc truy nhập trực tiếp vào hệ thống của chi nhánh.
-Phân quyền đúng người đúng việc để đảm bảo nguyên tắc người thứ ba tham dự vào giao dịch. Các số dư ủy quyền chủ TK của chi nhánh không nên được quyền ký quá cao cũng như số dư của TK chi nhánh không nên để nhiều quá hạn mức.
Cuối cùng đúng như ISO nói, con ngưới là quan trọng số 1 đối với quản lý từ xa.
epsi: Đây là một đề tài khá thú vị và rất quan trọng, chúng ta có thể bạn rộng ra nhiều, phân tích trong nhiều tình huống cụ thể.
Về mặt quản lý nhân lực thì theo như Vualua và ISO đã nói, đó là vấn đề quan trọng bậc nhất đối với quản lý tài chính từ xa, nhưng đi đôi với quản lý tiền là các vấn đề quản lý hàng hóa, quản lý nợ, quản lý chi tiêu và các quy định quản lý khác.
Mức độ quản lý đến đâu còn tùy thuộc vào quy mô và tính chất của chi nhánh, trường hợp trong giao dịch của chi nhánh không có hoặc có ít lượngt tiền mặt lưu thông qua, mọi khoản giao dịch trực tiếp đều thông qua công ty mẹ thì việc quản lý là khá dễ dàng: đây là mô hình các đơn vị, các xưởng sản xuất mà nguyên liệu đầu vào do công ty mẹ cung cấp và sản phẩm đâu ra do công ty mẹ bao thầu. Cái khó là việc quản lý các chi nhánh có nguồn thu chi riêng, tự khai thác nguồn hàng và tự kinh doanh. Việc quản lý với mô hình này cần có nhiều quy định nhằm khống chế: quy định số dư tài khoản, mở tài khoản chuyên thu, quy định nộp tiền daily vv.. thẩm quyền tài chính và mức chuẩn chi tối đa cho các chức danh tại chi nhánh trực thuộc.
Cần nhắc lại nguyên tắc phân quyền để bên thứ ba tham gia kiểm soát hệ thống tài chính, cái này chỉ khả thi với mô hình chi nhánh đủ lớn còn mô hình nhỏ không có cách gì khả thi hơn việc yêu cầu báo cáo thường xuyên và tổ chức một hệ thống thu thập thông tin trực tuyến. Tùy khả năng tài chính của DN mà áp dụng loại hình kiểm soát nào cho hợp lý: xây dựng hệ thống truyền số liệu qua mạng, xây dựng hệ thống thông qua điện thoại vv.. Các báo cáo yêu cầu đầy đủ thông tin về tiền - hàng - công nơ - chi phí, như vậy có thể tránh bớt khá nhiều gian lận hoặc sai phạm.
Song song với các quy định quản lý tiền là việc quản lý hàng hóa và công nợ: tiền và hàng thực chất là một: cần phải có quy định về hạn mức nhập xuất hàng hóa (đối với Doanh nghiệp thương mại), nên nhớ chi nhánh rất có thể gian lận thông qua việc lẩn tiền vào hàng hóa, vào công nợ vv...
Để bàn về vấn đề này tôi xin đề nghị chúng ta mở một chuyên mục về phương pháp quản lý tài chính giữa chi nhánh với công ty, giữa cửa hàng với Công ty theo từng loại hình cụ thể: sản xuất - thương mại - dịch vụ. Mỗi loại hình kinh doanh có một đặc thù quản lý riêng mà khó khăn nhất là quản lý hoạt động dịch vụ.
Về mặt quản lý nhân lực thì theo như Vualua và ISO đã nói, đó là vấn đề quan trọng bậc nhất đối với quản lý tài chính từ xa, nhưng đi đôi với quản lý tiền là các vấn đề quản lý hàng hóa, quản lý nợ, quản lý chi tiêu và các quy định quản lý khác.
Mức độ quản lý đến đâu còn tùy thuộc vào quy mô và tính chất của chi nhánh, trường hợp trong giao dịch của chi nhánh không có hoặc có ít lượngt tiền mặt lưu thông qua, mọi khoản giao dịch trực tiếp đều thông qua công ty mẹ thì việc quản lý là khá dễ dàng: đây là mô hình các đơn vị, các xưởng sản xuất mà nguyên liệu đầu vào do công ty mẹ cung cấp và sản phẩm đâu ra do công ty mẹ bao thầu. Cái khó là việc quản lý các chi nhánh có nguồn thu chi riêng, tự khai thác nguồn hàng và tự kinh doanh. Việc quản lý với mô hình này cần có nhiều quy định nhằm khống chế: quy định số dư tài khoản, mở tài khoản chuyên thu, quy định nộp tiền daily vv.. thẩm quyền tài chính và mức chuẩn chi tối đa cho các chức danh tại chi nhánh trực thuộc.
Cần nhắc lại nguyên tắc phân quyền để bên thứ ba tham gia kiểm soát hệ thống tài chính, cái này chỉ khả thi với mô hình chi nhánh đủ lớn còn mô hình nhỏ không có cách gì khả thi hơn việc yêu cầu báo cáo thường xuyên và tổ chức một hệ thống thu thập thông tin trực tuyến. Tùy khả năng tài chính của DN mà áp dụng loại hình kiểm soát nào cho hợp lý: xây dựng hệ thống truyền số liệu qua mạng, xây dựng hệ thống thông qua điện thoại vv.. Các báo cáo yêu cầu đầy đủ thông tin về tiền - hàng - công nơ - chi phí, như vậy có thể tránh bớt khá nhiều gian lận hoặc sai phạm.
Song song với các quy định quản lý tiền là việc quản lý hàng hóa và công nợ: tiền và hàng thực chất là một: cần phải có quy định về hạn mức nhập xuất hàng hóa (đối với Doanh nghiệp thương mại), nên nhớ chi nhánh rất có thể gian lận thông qua việc lẩn tiền vào hàng hóa, vào công nợ vv...
Để bàn về vấn đề này tôi xin đề nghị chúng ta mở một chuyên mục về phương pháp quản lý tài chính giữa chi nhánh với công ty, giữa cửa hàng với Công ty theo từng loại hình cụ thể: sản xuất - thương mại - dịch vụ. Mỗi loại hình kinh doanh có một đặc thù quản lý riêng mà khó khăn nhất là quản lý hoạt động dịch vụ.
Nhưng thực ra nói vậy chỉ trong công ty tài chính dồi dào ổn định thôi, tôi nghĩ vậy. Với các công ty thiếu vốn, hoạt động diễn ra nhiều, phong phú thì việc điều hành quỹ tiền mặt quan trọng lắm. Người điều hành phải nhanh như chảo chớp ấy chứ. Nói chung, việc nói như trên hình như hơi lý thuyết. Nói chung, tôi thì chưa đủ trình độ điều hành quỹ tiền mặt, nhưng nếu so thực tế với những gì ở trên, tôi thấy chưa đủ. Đó là cảm nhận cá nhân tui... vì tôi còn chưa đủ trình độ mà. Mong được học hỏi cụ thể hơn.
Những vấn đề được bàn trên đây không có tý nào là lý thuyết vì trong nhà trường không có dạy môn quản lý tiền mặt, cái này do cảm quan mà ra, có lẽ anhvu chưa hệ thống được các phương thức quản lý tiền thành một chuẩn mực, bàn trong một giới hạn hẹp thì sẽ có nhiều vấn đề để tranh cãi, bàn rộng ra nó lắm giả thiết quá, tuy nhiên gói gọn trong những gì anh Vualua đề cập là chuẩn ban đầu rồi.