C
Mình thấy nghề kế toán thì việc lưu chứng từ cho đẹp là điều cần thiết rồi đó, các bạn hãy chia sẽ cách làm của mình nhé. Có cách nào hay thì mọi người cùng học hỏi .
Mình thấy thông thường có mấy cách thế này :
* Đóng lỗ rồi dùng accord giữ lại, ngoài cùng đóng bìa cứng.
* Xếp lại và đóng tập ở góc trên bên trái
* Đóng lỗ và dùng file còng A4 để lưu (mình đang dùng cách này)
Và còn nhiều cách khác (các bạn nhớ chia sẻ thêm nha ...), nhưng để lưu chứng từ cho đẹp thì có vài mẹo :
- Chứng từ lưu theo cách nào là tùy theo số lượng nghiệp vụ hàng tháng, cách đánh số chứng từ (mình sẽ có bài khác nói về vấn đề này), loại chứng từ, chi phí văn phòng phẩm cho phép, ...
- Chứng từ nên xếp từ dưới lên trên theo thứ tự, số nhỏ trước, số lớn sau (là nguyên tắc lưu trữ thông thường)
- Trong 1 bộ chứng từ cần có nguyên tắc sắp xếp nhất định, ví dụ Phiếu chi trước, hóa đơn đính kèm, các chứng từ bổ sung như Giấy tạm ứng, Phiếu nhận hàng,.. để phía sau
- Để đóng lỗ cho đều, có 2 cách :
+ Nếu là tài liệu chỉ có 1 kích thước (Ví dụ lưu hóa đơn bán ra) : bạn nên sắp xếp ngay ngắn lại, xếp gấp đôi tờ trên cùng, mở ra và cho cả xấp vào dụng cụ bấm lỗ sao cho mũi tên chỉ ở giữa khớp với nếp gấp ỡ giữa tờ giấy là tệp chứng từ lúc nào cũng đều.
+ Nếu là tài liệu có nhiều kích thước khác nhau (Ví dụ bạn lưu file Phiếu thu chi có hóa đơn đầu vào có nhiều kích thước ) thì bạn nên xếp sao cho ngay ngắn theo góc trên bên trái, sau đó quay ngược đầu lại, lật úp xuống đưa vào dụng cụ bấm lỗ và căn theo thước, ví dụ thống nhất là mức A4 trên thước rồi bấm. Với các loại giấy to hơn mức A4 bình thường, bạn nên gấp nếp cho vửa cỡ A4 chuẩn. Như vậy chứng từ của bạn sẽ rất đều và đẹp.
Ở ngoài bìa luôn luôn ghi loại chứng từ, thời gian lưu là tháng mấy, số chứng từ là từ số mấy đến số mấy. Nếu bạn lưu bằng file còng, nên dán nhã ở ngoài gáy theo 1 mẫu cố định và chuẩn, khi xếp lên tủ trông sẽ rất ngay ngắn và đẹp mắt, mê ly luôn ! 
Mình thấy thông thường có mấy cách thế này :
* Đóng lỗ rồi dùng accord giữ lại, ngoài cùng đóng bìa cứng.
* Xếp lại và đóng tập ở góc trên bên trái
* Đóng lỗ và dùng file còng A4 để lưu (mình đang dùng cách này)
Và còn nhiều cách khác (các bạn nhớ chia sẻ thêm nha ...), nhưng để lưu chứng từ cho đẹp thì có vài mẹo :
- Chứng từ lưu theo cách nào là tùy theo số lượng nghiệp vụ hàng tháng, cách đánh số chứng từ (mình sẽ có bài khác nói về vấn đề này), loại chứng từ, chi phí văn phòng phẩm cho phép, ...
- Chứng từ nên xếp từ dưới lên trên theo thứ tự, số nhỏ trước, số lớn sau (là nguyên tắc lưu trữ thông thường)
- Trong 1 bộ chứng từ cần có nguyên tắc sắp xếp nhất định, ví dụ Phiếu chi trước, hóa đơn đính kèm, các chứng từ bổ sung như Giấy tạm ứng, Phiếu nhận hàng,.. để phía sau
- Để đóng lỗ cho đều, có 2 cách :
+ Nếu là tài liệu chỉ có 1 kích thước (Ví dụ lưu hóa đơn bán ra) : bạn nên sắp xếp ngay ngắn lại, xếp gấp đôi tờ trên cùng, mở ra và cho cả xấp vào dụng cụ bấm lỗ sao cho mũi tên chỉ ở giữa khớp với nếp gấp ỡ giữa tờ giấy là tệp chứng từ lúc nào cũng đều.
+ Nếu là tài liệu có nhiều kích thước khác nhau (Ví dụ bạn lưu file Phiếu thu chi có hóa đơn đầu vào có nhiều kích thước ) thì bạn nên xếp sao cho ngay ngắn theo góc trên bên trái, sau đó quay ngược đầu lại, lật úp xuống đưa vào dụng cụ bấm lỗ và căn theo thước, ví dụ thống nhất là mức A4 trên thước rồi bấm. Với các loại giấy to hơn mức A4 bình thường, bạn nên gấp nếp cho vửa cỡ A4 chuẩn. Như vậy chứng từ của bạn sẽ rất đều và đẹp.
Ở ngoài bìa luôn luôn ghi loại chứng từ, thời gian lưu là tháng mấy, số chứng từ là từ số mấy đến số mấy. Nếu bạn lưu bằng file còng, nên dán nhã ở ngoài gáy theo 1 mẫu cố định và chuẩn, khi xếp lên tủ trông sẽ rất ngay ngắn và đẹp mắt, mê ly luôn !
