sổ quỹ viết tay hay in từ phần mềm

[trangdtq]

Các bạn làm ơn cho hỏi, sổ quỹ có nhất thiết phải viết tay không khi mình đã có phần mềm? Có thể in từ phần mềm ra rồi thủ quỹ ký vào đó đc không?

 

[xuantham]

Các bạn làm ơn cho hỏi, sổ quỹ có nhất thiết phải viết tay không khi mình đã có phần mềm? Có thể in từ phần mềm ra rồi thủ quỹ ký vào đó đc không?

Bạn có thể làm như vậy được và in sổ quỹ mỗi ngày

 

[Đào Việt Cường]

Dear all,
--------
Giờ em mới biết có phần mềm dành riêng cho thủ quỹ nữa cơ đấy!
Về nguyên tắc thủ quỹ và người làm kế toán phải độc lập nhau. Thủ quỹ không thể lấy số liệu của kế toán để làm sổ quỹ được.
May thay phần mềm của trangdtq là "phần mềm" thôi chứ không phải là "phần mềm kế toán".
Hôm nao em phải kiếm một cái như thế mới được!:dzo:

 

[StonyHeartedMan]

Dear all,
--------
Giờ em mới biết có phần mềm dành riêng cho thủ quỹ nữa cơ đấy!
Về nguyên tắc thủ quỹ và người làm kế toán phải độc lập nhau. Thủ quỹ không thể lấy số liệu của kế toán để làm sổ quỹ được.
May thay phần mềm của trangdtq là "phần mềm" thôi chứ không phải là "phần mềm kế toán".
Hôm nao em phải kiếm một cái như thế mới được!:dzo:

Có sổ quỹ chứ nhỉ. Trong phần mềm KT nào mà chẳng có sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Dĩ nhiên sổ và tiền trong két khớp nhau hay ko lại là chuyện khác (thế mới có thủ quỹ và công việc kiểm quỹ chứ nhỉ .

Cũng tương tự như vậy, các sổ sách liên quan đến kho hàng cũng có trong phần mềm (có thể là PMKT) và dĩ nhiên cũng có việc kiểm kho (thực tế), điều chỉnh kho hàng. Nếu ko tin vào từng giao dịch trên phần mềm (đã được phân quyền) thì cũng chả tin được sổ sách viết tay vì tính pháp lý như nhau cả thôi. Còn nếu mỗi giao dịch trên phần mềm được công nhận thì dĩ nhiên sổ được in ra từ chương trình là có tính pháp lý. Vậy có gì là ko được nhỉ?

Dĩ nhiên để dữ liệu có tính pháp lý thì phần mềm phải phân quyền theo đúng quyền hạn. Mỗi giao dịch phiếu thu, phiếu chi được duyệt cẩn thận và ko phải ai cũng addnew hay edit chứng từ được. Các chứng từ được tạo ra trên PMKT sẽ được lưu vết rất kỹ lưỡng là ai/thời gian/địa điểm tạo, sửa, xóa chứng từ....

Nếu ko công nhận các chứng từ trên PMKT thì coi như tất cả các chứng từ kế toán trên PMKT là ko hợp lệ nữa. Và khi đó cả thế giới này vứt quách phần mềm đi làm bằng tay cho rồi.

À, thế khi ta muốn kiểm tra số dư của 1 tài khoản nào đó từ ngân hàng, ở Ngân hàng đó cũng phải dùng phần mềm để xem/in ra và thông báo lại cho ta đấy. Cũng là từ phần mềm cả mà. Như vậy ngân hàng (chả khác gì thủ quỹ cả) chẳng nhẽ ko dùng đến phần mềm à?

 

[Đào Việt Cường]

Dear StonyHeartedMan,
----------------------
Tất cả những điều anh 2 nói đều rất đúng.
Đúng là phần kế toán nào cũng có sổ quỹ. Nhưng theo sự hiểu biết của em thì thấy rằng cơ sở dữ liệu giữa sổ quỹ và số kế toán trong hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay chỉ là một. Nghĩa là một khi số liệu của thủ quỹ bị thay đổi thì số liệu của kế toán cũng thay đổi tương ứng theo mà không thể khác đi!? (Ở đây chắc phải trừ phần mềm của anh 2)!
Về nguyên tắc số liệu của thủ quỹ phải khớp với số liệu của kế toán. Nhưng trên thực tế thì không phải lúc nào cũng như vậy. Do đó việc kiểm tra đối chiếu định kỳ giữa kế toán và thủ quỹ là bắt buộc. Nếu số liệu của cả hai sổ này đều như nhau (do chỉ một nguồn) thì ngoài sự thiếu tính thực tế việc đối chiếu đó cũng không có giá trị gì!? Nếu các nhà phát triển phần mềm kế toán nào cũng hiểu rõ nguyên tắc này như anh 2 thì em tin chắc rằng không có một thắc mắc nào về việc phải in sổ chi tiết trên phần mềm kế toán như thắc mắc trong chủ đề này - vì sổ quỹ đã tách bạch rõ ràng với sổ kế toán rồi.
Ai cũng thừa nhận tin học hoá đem lại hiệu quả và năng suất cao hơn trong việc xử lý thông tin. Em cũng không phủ nhận vai trò đó, tuy nhiên các chương trình ứng dụng cần phải đáp ứng đúng quy trình thực tế!

 

[xuantham]

À! Mình nói là ở góc độ kế tóan nha! Còn việc thủ quỹ phải theo dõi trên sổ quỹ của thủ quỹ thì không à nhen!
Hàng ngày kế tóan tiền mặt sẽ in sổ quỹ từ phần mềm ra và đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt của thủ quỹ

 

[StonyHeartedMan]

À! Mình nói là ở góc độ kế tóan nha! Còn việc thủ quỹ phải theo dõi trên sổ quỹ của thủ quỹ thì không à nhen!
Hàng ngày kế tóan tiền mặt sẽ in sổ quỹ từ phần mềm ra và đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt của thủ quỹ

Vấn đề này là đúng rồi. Mình cũng đã nói tương tự với vấn đề kho hàng. Tiền thật trong két trả khác gì hàng trong kho cả.

Do đó việc kiểm tra đối chiếu định kỳ giữa kế toán và thủ quỹ là bắt buộc. Nếu số liệu của cả hai sổ này đều như nhau (do chỉ một nguồn) thì ngoài sự thiếu tính thực tế việc đối chiếu đó cũng không có giá trị gì!?

-->

Hàng ngày kế tóan tiền mặt sẽ in sổ quỹ từ phần mềm ra và đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt của thủ quỹ

Giả sử Thủ quỹ làm 1 sổ viết bằng nay (trên 1 quyển sổ): Nhật ký thu/chi (đầu vào của ông này là cái gì nếu ko là các phiếu thu/chi do kế toán tiền mặt in ra đã được ông thủ quỹ và có hẳn thủ trưởng đơn vị ký)

Như vậy nếu làm 1 phần mềm riêng cho thủ quỹ: Cũng ghi nhật ký thu chi --> In ra sổ quỹ (của riêng ông thủ quỹ). Trường hợp này coi như thủ quỹ có 1 PM riêng.

Thế nếu trong PMKT hay 1 giải pháp ERP gì gì đó, thủ quỹ có 1 account riêng (vì cả công ty sử dụng hệ thống phần mềm và chấp nhận tính bảo mật riêng trên đó) và thu quỹ này dùng account của riêng mình để vào cái nhật ký quỹ (cũng chỉ có thu chi chứ có gì đâu) rồi in ra sổ quỹ (thay cho việc viết tay và theo chính sách của công ty là làm PM). Và rõ ràng mấy chú kế toán tiền mặt đâu có vào và làm được cái công việc của chú thủ quỹ đâu (nhắc lại: nếu đã tin tưởng vào bảo mật phần mềm). Như vậy cái nhật ký quỹ của chú thủ quỹ có liên quan gì tới mấy chú làm kế toán đâu (rõ ràng là ko cùng 1 nguồn gốc)

Nhưng nếu kế toán tiền mặt in ra cái sổ quỹ tiền mặt và ông thủ quỹ đối chiếu hàng ngày với sổ của ông ấy và thấy khớp rồi ký lên đó thì có gì là lạ đâu nhỉ? Nếu ko khớp thì phải reconcide thôi (chả khác gì chuyện kiểm kho và thấy chênh lệch rồi điều chỉnh tăng giảm kho cả).

À, mình cũng ko rõ theo mẫu thì phần dưới cái sổ quỹ Tiền mặt đó có những chữ ký của chú nào nhỉ? (Nếu có thủ quỹ ký thì câu hỏi trên là hợp lệ chứ có gì đâu). Cũng như cái phiếu thu, phiếu chi ấy, có thủ quỹ ký thì coi như cũng là đầu vào để cho ông thủ quỹ nhập thu chi vào cái sổ nhật ký tiền bạc của hắn mà. (hổng nhẽ hắn có phiếu thu/phiếu chi riêng???) :lol:

À, đúng rồi. Nếu theo đúng logic học thì thấy khá vô lý: Nếu thủ quỹ đã lôi tiền ra, nhét tiền vô quỹ (IN/OUT đều được kiểm duyệt - theo chứng từ thu chi do kế toán in ra và chính hắn cùng sếp ký lên đó) mà sổ quỹ tiền mặt do cha kế toán in ra vẫn lệch với số liệu của ông thủ quỹ thì chứng tỏ là:
- Ông thủ quỹ có chứng từ riêng gì đó mà ko kế toán ko biết (buồn cười quá trời luôn)
- Ông kế toán ghi sổ chứng từ thu chi vào sổ của hắn mà ông thủ quỹ ko biết (lại vô lý quá trời luôn)
- Hoặc là két bị "dò gỉ" hoặc tiền giấy trong két bị ... mủn ra rồi tan mất (he he)
- Hoặc là ông kế toán hay ai đó sửa lại chứng từ (mà ko để lại dấu vết gì - Selockhome cũng phải khóc - vì phần mềm ko có cơ chế bảo mật hoặc tay sửa chữa đó quá ư là cao nhân trên giang hồ IT)

Nếu ko phải 4 lý do trên (đang xem xét quỹ tiền mặt - chưa nói đến TGNH) mà xảy ra thì chứng tỏ 1 = 0 mất rồi.

 

[trangdtq]

túm lại kết luận cuối cùng là sao nhỉ?
Thực ra mình đã từng thấy có nơi theo dõi sổ quỹ trên excel, cuối tháng in ra và ký vào đó. Như vậy thì có khác với việc in từ phần mềm kế toán ra không?

 

[Đào Việt Cường]

Dear all,
--------
Thực ra thắc mắc của chủ đề này rất đơn giản và dễ hiểu: "sổ quỹ có nhất thiết phải viết tay không khi mình đã có phần mềm".
Theo em thì:
1. Được, nếu:
Phần mềm đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của chế độ sổ sách kế toán. bao gồm ít nhất các yêu cầu: mẫu sổ, nội dung, thẩm quyền, lưu trữ.
2. Không được, nếu:
- Phần mềm đó không đáp ứng được nội dung trên,
- Không thể hiện được tính độc lập giữa thủ quỹ và kế toán. Tính độc lập được thể hiện bằng số liệu chênh lệch giữa số tiền thực tế tại quỹ.
MS Excel là một phần mềm. Phần mềm này đã từ lâu là công cụ của kế toán nhằm giảm bớt công sức ghi chép cho kế toán. Ở mức độ thủ công nếu phần mềm này chỉ đơn thuần hỗ trợ thủ quỹ đỡ vất vả phải ghi ghi viết viết mà chỉ cần "in ra rồi ký vào đó" thì theo em không có gì bị coi là không được phép cả.
Cuối cùng, trong chủ đề này em chỉ muốn nhấn mạnh tính rõ ràng minh bạch giữa anh kế toán và chị thủ quỹ ra thôi. Nếu cứ để anh chị ấy dùng chung một sổ thì e rằng đến một ngày nào đó anh chị ấy có nhiều "cái chung" lắm. (rõ ràng, đường đường chính chính thì không sao, hễ có điều gì mờ ám ắt sẽ có chuyện):dzo:

 

[xuantham]

túm lại kết luận cuối cùng là sao nhỉ?
Thực ra mình đã từng thấy có nơi theo dõi sổ quỹ trên excel, cuối tháng in ra và ký vào đó. Như vậy thì có khác với việc in từ phần mềm kế toán ra không?

Túm lại là vầy:
-Thủ quỹ có sổ theo dõi việc thu -chi tiền hàng ngày, nội dung tương tự như sổ của kế tóan. Vì theo như bạn hỏi có thể hiểu là thủ quỹ không joint vào hệ thống phần mềm nên phải làm vầy. Chứ nếu không thủ quỹ cũng không kiểm soát được
- Bạn đọc các bài của Đào Văn Cường lại sẽ hiểu rõ vấn đề mà